Duurzaamheid als ticket to play

Zowel Schaap als Van den Berg zien van dichtbij hoe die ontwikkeling zich heeft voltrokken. ‘Een aantal jaar geleden was het vooral iets wat we moesten doen, vanuit verantwoordelijkheid en de wens om onze impact op het klimaat te verkleinen en onze bedrijfsvoering en evenementen te verduurzamen’, zegt Schaap, ‘maar het is wel echt gegroeid. Inmiddels is het ook onze ticket to play geworden. We zien dat het voor veel klanten en exposanten een USP is, terwijl het voor onszelf tegelijk een intrinsieke motivatie is gebleven.’

Roland Schaap en Fleur van den Berg

Van den Berg merkt dat vooral in gesprekken met opdrachtgevers. ‘Waar ik het verhaal eerder zelf moest vertellen om te laten zien dat wij hier serieus mee bezig zijn, komen klanten nu binnen met een gerichte vraag: wat doen jullie eigenlijk aan duurzaamheid? Dat vraagt om meer dan een ambitie uitspreken. Je moet laten zien wat je doet, met concrete voorbeelden.’ Die voorbeelden zijn er, zowel voor en achter de schermen. ‘We werken bijvoorbeeld grotendeels met vegetarische catering, planten voor elk evenement via Trees for All een boom en werken tijdens events met jongeren met afstand tot de arbeidsmarkt.

Achter de schermen kijken we scherp naar afvalstromen, stemmen catering beter af op aantallen en reduceren verspilling waar mogelijk. Verschillende dingen, maar samen maken ze het verhaal sterk.’ Schaap vindt die optelsom ook precies de kracht van de aanpak. ‘Waar de focus vaak op klimaat en milieu ligt, kijken we bij Jaarbeurs veel meer naar de maatschappelijke impact in de volle breedte. Het gaat ook over diversiteit en inclusie, vitaliteit, onze rol in Utrecht en goed werkgeverschap. Onze HR-afdeling heet niet voor niets People & Sustainability. Wij geloven dat duurzaam ondernemen meer is dan alleen CO2-reductie.’

Belangrijk kantelpunt

Dat brede perspectief vraagt wel om een zorgvuldig evenwicht tussen ambitie en commerciële realiteit. Van den Berg ziet dat dagelijks in haar werk. ‘Het blijft natuurlijk gewoon commerciële business. Je hebt te maken met klantwensen, omzet en verschillende doelgroepen. Soms zit de spanning in iets heel kleins. Mensen vragen echt nog steeds naar vleesbitterballen. Dat klinkt misschien grappig, maar het gebeurt gewoon. Dan merk je hoe belangrijk het is hoe je keuzes aanbiedt. Als je standaardarrangementen anders inricht en de minder duurzame keuze niet meer automatisch aanbiedt, dan zie je dat het gebruik ervan afneemt. Maar je moet wel ruimte houden om klanten goed te bedienen.’

Juist dat pragmatisme is volgens Schaap essentieel om verandering werkbaar te maken. ‘We maken niet zomaar keuzes en drukken die dan koste wat kost door. Bij alles wat we doen, kijken we naar de meerwaarde, naar de impact en ook naar de kosten-batenverhouding. Dat maakt het ook geloofwaardig binnen de organisatie. Mensen moeten begrijpen waarom je iets doet. Alleen dán krijg je draagvlak.’ Van den Berg: ‘In het begin werden sommige keuzes vrij hoog in de organisatie genomen. Dat zorgde bij een deel van de collega’s voor enthousiasme, maar riep bij anderen vooral vragen op. Pas toen het gesprek breder werd gevoerd, begon het te landen.’

De oprichting van een Green Team was een belangrijk kantelpunt. ‘Vanaf dat moment is het veel meer van onderaf gaan leven. Dat is ook de reden dat het uiteindelijk kon uitgroeien naar meerdere impactteams rond verschillende thema’s.’ Schaap ziet dat bottom-up karakter als een van de grote krachten van Jaarbeurs. ‘We zijn een organisatie met veel verschillende functies, afdelingen en typen medewerkers. Niet alles gaat altijd soepel en je loopt soms tegen weerstand aan, maar doordat je met elkaar in gesprek blijft, krijg je wel steeds meer neuzen dezelfde kant op.’

Positieve businesscase

Een voorbeeld waarbij duurzaamheid en commercie volgens Schaap aantoonbaar samenkomen, is de circulaire standbouw op de eigen zakelijke beurzen van Jaarbeurs, zoals de BouwBeurs, VSK+E en Zorg & ICT. Niet vanuit idealisme alleen, maar op basis van een duidelijke afweging. ‘Sinds dit jaar zijn alle stands die via Jaarbeurs worden afgenomen tot een bepaald aantal vierkante meters standaard circulair en modulair. Ook de meubels in het pakket zijn circulair en het tapijt is recyclebaar. Daar ligt een positieve businesscase onder: we hebben de CO2-impact doorgerekend, werken met productpaspoorten en daarmee ook aan Europese regelgeving. Dan zie je dus dat onze keuzes niet alleen inhoudelijk goed zijn, maar ook commercieel houdbaar.’

Bij congressen en evenementen van derden zit de waarde vaak in de optelsom van maatregelen. Van den Berg: ‘Opdrachtgevers vragen gericht hoe wij met ons afval omgaan. Dan is het waardevol dat we kunnen vertellen over ons camerasysteem dat registreert wat wordt weggegooid, over afvalverwerking en over onze composteermachine. De evenementenbranche is natuurlijk niet per definitie duurzaam. Er is veel energieverbruik, je werkt met materialen en er blijft altijd afval over. Juist daarom willen klanten weten hoe je daar bewust mee omgaat, zeker als zij zelf ook duurzaamheidsdoelstellingen hebben.’ Schaap vat het samen als een proces van vallen en opstaan. ‘Je moet blijven luisteren naar de praktijk, naar de mensen die ermee werken en naar de bezoekers. We werken toe naar een situatie waarin veel van deze keuzes gewoon de standaard worden. Dat is uiteindelijk het beste scenario: dat je impact maken of duurzaamheid niet meer apart hoeft te benoemen, omdat het vanzelfsprekend is geworden in alles wat je doet.’

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Jaarbeurs.