Employer branding doortrekken in het recruitmentproces

Je kent het vast wel, je solliciteert op een functie en na twee weken krijg je eindelijk een reactie: “Wat leuk dat je bij ons wilt komen werken, als eerste stap in ons sollicitatieproces willen wij jou vragen om binnen 24 uur een e-assessment af te ronden”, zodra je dit hebt gedaan zullen wij opnieuw contact met je opnemen”.

Dus je gaat braaf aan de slag met de assessment van soms wel een tot twee uur. Je krijgt achteraf netjes een mail waarin je wordt bedankt voor het maken van de assessment en de mededeling dat er spoedig contact met je opgenomen wordt over het resultaat. Een week later krijg je een reactie: je wordt uitgenodigd voor een kort telefonisch interview met een recruiter of HR-medewerker van het bedrijf voor over een week. Inmiddels ben je al ruim een maand bezig om een eerste gesprek te krijgen. Eindelijk heb je jouw eerste gesprek en goed voorbereid ga je van start. Na een half uur krijg je te horen dat je niet door bent naar de volgende ronde met een vage reden als ‘je persoonlijkheid sluit niet aan bij het profiel’. That’s it: je bent afgewezen.

Employer branding is hot. Huh, hoor ik je denken, waarom heeft hij het opeens over employer branding? Dat komt doordat altijd wanneer ik lees over employer branding, iedereen het heeft over de communicatie, content en sociale media. Ook op Marketingfacts zie ik deze artikelen regelmatig voorbij komen. Niks mis mee natuurlijk. Maar terwijl de marketingafdeling druk bezig is met de uitstraling als werkgever naar toekomstig personeel, lijkt de invloed van de marketingafdeling opeens verdwenen in het proces wat daarop volgt.

Als je het mij vraagt is dat zonde van de tienduizenden euro’s die worden besteed aan employer branding. Aantrekkelijk gevonden worden is pas het begin, snelle en duidelijke processen voor de sollicitant is daarop het vervolg. Weinig bedrijven lijken hier echt kaas van te hebben gegeten

Ik ben vaak benieuwd of ze hun eigen sollicitatieproces met plezier (of überhaupt) helemaal zouden doorlopen.

Binnen mijn functie ben ik verantwoordelijk voor de marketing en employer branding van een recruitmentbureau gespecialiseerd in klantcontactpersoneel. Het doel is simpel: ervoor zorgen dat wij in staat zijn om de juiste kandidaat te vinden en te plaatsen bij onze opdrachtgevers met een snel, duidelijk en simpel proces voor de kandidaat.

De eerste stappen hiervoor zullen bij iedereen wel bekend zijn: zorgen voor een responsieve website, met goede content en strakke SEA- en SEO-campagnes. Allemaal belangrijk, maar dit is waarschijnlijk pas de eerste keer dat de sollicitant in aanraking komt met de organisatie.

Hierna volgen vaak nog, zoals in mijn voorbeeld omschreven, een aantal monenten waarbij de sollicitant in aanraking komt met het bedrijf.

Helaas lijkt er bij de gemiddelde HR-afdeling vervolgens geen urgentie om deze sollicitant ‘op te pakken’. Naar mijn idee komt dit doordat er een gebrek is aan tijd of mogelijkheden voor de marketingafdeling om met de HR-afdeling deze processen in te richten. Tot een sollicitant wordt aangenomen is deze een stakeholder die contact heeft met de organisatie. Dit betekent dat de processen die hierbij komen kijken, mede moeten worden ingevuld door de afdeling die hierover gaat. Juist, de marketing dus. Ik heb echter zelden een marketeer gesproken die ook nog maar enigszins betrokken is bij deze processen.

Mijn voorstel aan elke marketeer is: betrek jezelf bij deze processen en kijk samen met HR hoe je jouw beeld als jong en snel bedrijf kan doortrekken in het proces. Er zijn een aantal fundamentele stappen in het proces die op elke organisatie een positieve invloed kunnen hebben:

1. Automatiseer je recruitmentproces waar mogelijk. Zodra de sollicitant zijn CV en motivatie aanlevert, laat hem of haar dan direct en automatisch starten met een KillerQ’s. Nog nooit gehoord van een KillerQ? Dat zijn een aantal harde eisen vertaald naar vragen die je stelt aan de sollicitant. Hierna kan hij of zij direct worden afgewezen of juist snel door naar de volgende ronde. Hetzelfde geldt voor eventuele e-assessments: integreer deze automatisch in je systemen. De sollicitant kan direct vooruit en jij hebt al meteen een beter beeld van de sollicitant.
2. Empower de sollicitant: geef de sollicitant ruimte in het recruitmentproces om hier ook zelf invulling aan te geven. Zorg er bijvoorbeeld voor dat ze zelf een eerste gesprek kunnen inplannen met recruitment en biedt ruimte om delen van het proces ook buiten reguliere werkuren op te pakken.
3. Wees eerlijk en direct wanneer een kandidaat afvalt. Zorg er altijd voor dat er na elke stap in het proces waarbij iemand kan afvallen er een moment is ingebouwd voor feedback aan de sollicitant. Na het niet succesvol doorlopen van een KillerQ kan er bijvoorbeeld een automatische mail worden gestuurd waarin staat op welke vraag het is misgelopen of na een intake kan er worden gebeld met een korte toelichting. Alhoewel niemand graag wordt afgewezen is het nog veel erger om een vage reden te krijgen of helemaal niks te horen wanneer je wordt afgewezen. Wees dus ook vooral eerlijk en concreet.

Waarom hebben deze zaken een positieve invloed? Je haalt een hoop kostbare tijd weg bij je HR-afdelingen: ze hoeven tenslotte geen gesprekken meer te voeren over harde eisen, ze hoeven niet handmatig een e-assessment te versturen of een afspraak in te plannen met de sollicitant. Bij verschillende partijen waar dit succesvol is toegepast zie je dat het aantal sollicitanten waar de HR-afdeling contact mee op neemt daalt met ruim 75 procent. Deze groep komt bijvoorbeeld niet door de KillerQ of het e-assessment heen.

Dit betekent dat recruitment zich volledig kan focussen op de 25 procent die hier wel doorheen komt. Hierdoor kunnen de eerste gesprekken sneller plaatsvinden, is er meer tijd voor deze gesprekken en kan er beter worden bepaald wie de juiste kandidaat is voor de baan.

Daarnaast geef je de sollicitant het gevoel van empowerment. Dit kan een positief gevoel geven over de organisatie en ze kunnen het sollicitatieproces doorlopen wanneer het hun uitkomt. Hierdoor kan de sollicitant het proces sneller doorlopen en komt deze ook sneller op gesprek bij het bedrijf. Wat er weer voor zorgt dat je minder geschikte sollicitanten misloopt, omdat ze al een andere baan hebben.

Ook zal je als bedrijf een aanzienlijk positiever gevoel achterlaten bij de sollicitanten die niet door het proces heenkomen. Ze hoeven niet meer weken te wachten voor ze weten waar ze aan toe zijn en je creëert duidelijkheid over wat de reden van afwijzing is. Deze informatie kunnen zij weer gebruiken bij toekomstige sollicitaties.

Wat is jullie ervaring hiermee en is er ruimte binnen jullie bedrijven voor aandacht van de marketingafdeling binnen het recruitmentproces van de organisatie of ligt dit volledig bij de HR afdeling?