Een webinar of livestream produceren? Voorkom deze acht beginnersfouten

Een webinar of livestream produceren? Voorkom deze acht beginnersfouten

Nu evenementen en meetings niet doorgaan, storten heel veel bedrijven zich op webinars, virtuele meetings, video’s en live events. Voor sommige organisaties is dit gesneden koek, zij weten inmiddels hun weg te vinden met de digitale middelen. Andere komen pas net kijken. Voor hen zet ik acht beginnersfouten op een rijtje.

1. Geen mogelijkheid tot vragen stellen

Bedrijven zien een webinar of virtueel event vaak als een mogelijkheid om hun boodschap naar buiten te brengen en vergeten daarbij soms het publiek. Terwijl interactie met het publiek belangrijk is voor het overbrengen van je verhaal; door publieksvragen te beantwoorden wordt je boodschap nog beter van toepassing op hen. Geef je kijkers dus de kans om vragen te stellen of bedenk zelf vragen (via bijvoorbeeld een poll) om het interactief te maken. Juist vanwege die interactiviteit kies je voor een live webinar of virtueel event, toch? Anders zijn er andere soorten video’s die je eenvoudiger kunt produceren en die geen interactie oproepen. Maak gebruik van het feit dat er een publiek is!

2. Me, myself and I

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, hoef je een webinar niet alleen te presenteren. Door anderen in je verhaal te betrekken bied je bezoekers van je event de kans naar meerdere professionals te kijken en te luisteren. Als je vanwege de ‘1,5-metermaatregel’, de extra sprekers niet kunt ontvangen in een studio, kun je ze ook mee laten praten via een videoverbinding of eventueel kun je een vooraf opgenomen video afspelen.
 

Je kunt het maar één keer goed doen

3. Meteen voor de gratis optie kiezen

Tools voor virtual events, webinars en livestreaming schieten als paddenstoelen uit de grond. Het is verleidelijk om meteen te kiezen voor een gratis of goedkope tool – zeker als je nu halsoverkop deze keuze moet maken. Toch is het goed om een stapje terug te doen. Zet de voor- en nadelen van meerdere betaalde en gratis aanbieders naast elkaar en bedenk waar je echt behoefte aan hebt. Zijn jij en je collega’s niet zo technisch? Dan raad ik je zeker aan om te kijken naar professionele betaalde tools, omdat je daarbij hulp krijgt van technici. Dus mocht je eventuele vragen hebben, dan kunnen zij je helpen. Je wilt natuurlijk voorkomen dat halverwege je online event waar de CEO van je organisatie het woord doet, de verbinding wegvalt, de audio begint te kraken of slides niet zichtbaar zijn en je niet weet wat je moet doen terwijl je klanten, medewerkers of prospects meekijken. Je kunt het maar één keer goed doen.

4. De statistieken niet analyseren

Misschien voor de hand liggend, maar toch is het één van de beginnersfouten: de statistieken niet analyseren. Bekijk eens hoeveel mensen zich hebben ingeschreven voor je live event of webinar en hoeveel er ook daadwerkelijk komen opdagen. Hoe lang blijven ze kijken? Stellen ze vragen? Wat voor reacties krijg je achteraf? Zeker als je nieuw bent in deze wereld, zal het de eerste keer niet perfect gaan. Juist van dit soort statistieken kun je leren zodat je volgende online event beter gaat. Ook het laten invullen van een evaluatie achteraf geeft je waardevolle inzichten.

Een intern online event kan een mooie manier zijn om onzekerheid bij het personeel weg te nemen

5. Alleen gebruiken voor externe communicatie

Als het gaat om het organiseren van livestreams en webinars dan wordt er in eerste instantie vaak alleen maar gedacht aan externe communicatie. In tijden van crisis willen we dat (potentiële) klanten en partners ons niet vergeten, maar hoe zit het met je eigen collega’s? Een intern online event kan bijvoorbeeld een mooie manier zijn om onzekerheid bij het personeel weg te nemen. Daarnaast kun je livestreams ook gebruiken voor het geven van interne cursussen en het doen van mededelingen. Dit maakt het niet alleen visueler maar het is ook krachtiger dan een (te) lange e-mail.

Ontwijk geen moeilijke topics

6. Moeilijke onderwerpen vermijden

Video is zeker niet alleen bedoeld om het te hebben over makkelijke en leuke onderwerpen. Sommige bedrijven vinden het spannend om een moeilijk onderwerp te behandelen tijdens een live-event of webinar. ‘Kun je dit soort onderwerpen wel digitaal behandelen?’ of ‘wat als het publiek het niet begrijpt?’ komen dan naar boven, maar ontwijk moeilijke topics niet. Verschillende organisaties geven al jaren webinars om specialisten zoals artsen, bankiers en retailers te trainen, omdat dit gewoon efficiënter is en het echt kan. Digitaal gaat dit juist eenvoudiger omdat je met één klik concreet beeldmateriaal presenteert dat je via andere kanalen niet altijd voorhanden hebt. Ook kun je via picture-in-picture functionaliteit zowel de studio met daarin de sprekers als slides in beeld brengen ter ondersteuning van het verhaal.
 

Het oog wil ook wat

7. Te simpel denken

Ik begrijp dat niet iedere organisatie wil investeren in een dure videoproductie momenteel, zeker als dit de eerste keer is dat video wordt ingezet voor interne en/of externe communicatie. Er wordt al snel gekozen voor de ‘simpele’ manier, om maar iets op te tuigen. Verlies hierbij niet uit het oog, dat datzelfde oog ook wat wil. Wat wil je uitstralen naar je medewerkers, (potentiële) klanten en partners? Hoe zorg je dat je de aandacht trekt van mensen? Bepaal je productiebudget aan de hand van je boodschap. Voor sommige presentaties kun je een niet al te ingewikkelde PowerPoint gebruiken, maar een kick-off van een nieuwe productlijn heeft waarschijnlijk een professionele productie - en dus professionals - nodig om wat meer indruk te maken. Bedenk hierbij dat je video voor meerdere doelen en op meerdere momenten inzetbaar kan zijn als je daar vooraf goed over nadenkt.

8. Geen strategie

Misschien een open deur, maar ik wil toch graag afsluiten met ‘bedenk een strategie’. Nog te vaak wordt video ‘zomaar’ ingezet. Zeker in deze tijden is mijn advies om na te denken waarom je aan de slag wilt met video. Wat is het doel? Wat wil je bereiken? Welke vorm van video past het beste bij je boodschap. Hoe vaak wil je video inzetten? Enzovoorts. De ervaring leert dat wanneer je webinars en online events structureel produceert je doelgroep gewend raakt aan het medium en dit zorgt er weer voor dat de resultaten (ROI) significant toenemen.

Hoe lang deze crisis gaat duren weet nog niemand. Wat we wel weten is dat we moeten blijven samenwerken om hieruit te komen. Op wereldschaal maar ook op kleinere schalen binnen bedrijven en organisaties. Om die reden is frequente en krachtige communicatie nu heel belangrijk. Het zorgt er namelijk voor dat alle medewerkers op één lijn zitten. Door duidelijkheid en daadkracht groeit het vertrouwen in hun eigen positie, in het management en in de organisatie. Dat kunnen we nu heel hard gebruiken maar zorgt er ook voor dat we later goed uit de startblokken komen in een wereld die is veranderd en waar we hebben geleerd hoe samenwerken ook (op afstand) kan.

Credits afbeelding: 123RF, licentie: Alle rechten voorbehouden

Delen



Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.