CSI op kantoor: ben jij een slachtoffer van meetnapping? #adv

Als je de tijd wil doden, is een meeting het perfecte wapen. Het klinkt je ongetwijfeld bekend in de oren: kostbare tijd wordt ongenadig opgeslorpt door vergaderingen die uitlopen, van het onderwerp afwijken of simpelweg overbodig zijn. Maar hoe zorg je dat jij niet ‘gekidnapt’ wordt door al die meetings?

Volgens een studie uit 2014 van Bain & Company rond time management besteden organisaties bijna een vijfde van hun tijd aan meetings. Bedrijvige CEO’s vergaderen vaak meer dan 2 volle werkdagen per week en hun medewerkers besteden er bijgevolg duizenden uren per jaar aan. Dat is erg veel tijd! Of dit ook allemaal nuttige meetings zijn valt te betwijfelen.

Wat is meetnapping?

Misschien ben je er nog niet meteen mee vertrouwd, maar meetnapping is slechts een moderne naam voor een klassiek fenomeen. We spreken hierover wanneer werknemers gegijzeld of ‘gekidnapt’ worden door meetings waar zijzelf noch de organisatie baat bij hebben, die vaak uitlopen of plots over thema’s gaan waar ze niet bij betrokken zijn: kidnapping door vergaderingen dus.

Niet erg als dat slechts af en toe gebeurt, maar het wordt problematisch als zulke vergaderingen schering en inslag zijn. Want time is natuurlijk nog steeds money!

Vergaderen kost geld

Begrijp ons niet verkeerd: vergaderingen zijn een noodzaak, maar nogmaals geldt de gouden regel dat overdaad schaadt. Marketingbureau LBi ontwikkelde daarom de mobiele applicatie ‘Cost of Meeting App’, waarmee je de kosten berekent van een vergadering. Je geeft in de app aan hoeveel personen de meeting zullen bijwonen en wat hun uurloon is. Vervolgens berekent de app hoeveel die meeting jouw onderneming precies kost. Handig, toch?

Verander je bedrijfscultuur

Tips rond time management draaien vaak om individuele acties – woon enkel relevante meetings bij, bepaal je prioriteiten, manage je mailbox. Maar die adviezen gaan soms lijnrecht in tegen de bedrijfscultuur van jouw onderneming: negeer je mails en meeting invites, dan loop je het risico van je collega’s te vervreemden, of zelfs je baas. Volgens Michael Mankins van Bain & Company hanteren innovatieve, toekomstgerichte bedrijven daarom een cultuur waarbij met tijd even bedachtzaam wordt omgesprongen als met kapitaal.

3 Symptomen van een slechte vergadering

1. Te veel koks bederven de brij

Een (goede) vergadering beoordeel je niet op het aantal aanwezigen. Als je alleen medewerkers uitnodigt die rechtstreeks bij het beslissingsproces betrokken zijn, verlies je minder tijd en verloopt de vergadering vlotter en efficiënter.

2. Aanwezig tegen beter weten in

Als je maar vaag geïnteresseerd bent in het onderwerp dat behandeld wordt, laat je beter deze vergadering aan jou voorbijgaan. Misschien denk je: op lange termijn kan het lonen om ook andere aspecten van de organisatie te kennen. Maar de kans is groot dat je daarvoor iets uitstelt met een hogere prioriteit.

3. De eeuwige toeschouwer

Als slechts 15 minuten van een lange vergadering voor jou belangrijk zijn, heeft het weinig zin om de hele tijd uit te zitten. Mensen raken afgeleid wanneer iets voor hen niet relevant klinkt, waardoor ze minder attent zullen zijn wanneer hun aandacht wél vereist is. Deel dus de agenda zo in dat collega’s niet moeten blijven om vervolgens enkel het eerste en laatste punt van de vergadering te bespreken.

Wat heb je nodig voor een goede meeting?

1. Een agenda

De voorbereiding eindigt niet wanneer je de aanwezigen hebt uitgenodigd. Elke vergadering heeft een agenda nodig met duidelijk geformuleerde doelen en potentiële vragen. Is het de moeite niet om een agenda op te stellen voor die specifieke meeting? Dan kan je je vragen stellen bij het nut van die meeting. Stuur de agenda op voorhand door naar alle aanwezigen, zodat ze zich beter kunnen voorbereiden, of eventueel zelf agendapunten kunnen toevoegen. Hou je de mailbox van je medewerkers liever schoon? Bewaar de agendapunten van de meeting dan in je CRM, waar ze steeds door alle aanwezigen geraadpleegd kunnen worden.

2. Een moderator

Elke meeting heeft een moderator nodig die de tijd in het oog houdt. Hij of zij zorgt ervoor dat de meeting tijdig begint en eindigt, en dat elk agendapunt voldoende aandacht krijgt. Een goede moderator gebruikt de agenda als leidraad en ziet erop toe dat daar niet te ver van afgeweken wordt. Verder motiveert de moderator elke deelnemer om een constructieve en positieve bijdrage te leveren. Hij of zij zal ook ingrijpen waar nodig, zodat de vergadering niet vervalt in een eindeloze discussie.

3. Een actieplan

Sluit de vergadering af met een concreet actieplan, en zorg ervoor dat iedereen de volgende stappen kent. Bepaal de resultaten, aandachtspunten en beslissingen die uit de meeting zijn voortgekomen en schrijf ze neer in een vergaderverslag. Stel concrete deadlines op en vermijd op die manier dat het project op de lange baan wordt geschoven. Leg tot slot eventueel nog een volgende vergadering vast, maar ga eerst na of dat wel nodig is. Met een CRM kan je eenvoudig rapporten van vergaderingen bewaren zodat alle aanwezigen ze later kunnen herbekijken.

Elimineer overbodige meetings met Teamleader

Met Teamleader weet je meteen waar collega’s mee bezig zijn. Omdat je steeds over dezelfde gegevens beschikt, moet je niet dagelijks vergaderen om te achterhalen welke klant je collega die dag contacteerde en wat er gezegd werd. En nog belangrijker, die informatie bekijk je waar en wanneer je maar wilt! Je hoeft niet langer te schipperen om voor 10 personen het geschikte vergadermoment te vinden.

Probeer Teamleader gratis uit voor 14 dagen!