Strategisch middel: Social media policies moeten stakeholders gerust stellen
Het grootste misverstand dat er bestaat over social media policies en gedragcodes is dat deze worden gemaakt voor de mensen op wie deze policy betrekking heeft. Veelal zijn dat de medewerkers, echter ze zijn zelden voor de medewerker: ze zijn als geruststelling voor klanten, investeerders, aandeelhouders en andere stakeholders. Een veel gehoord bezwaar is dat policies te lang of te restrictief zijn en dat een simpel ‘doe maar normaal’ toch genoeg zou moeten zijn.
Voor medewerkers is dat ook vaak het geval, echter andere stakeholders hebben andere belangen. Uiteraard is de regeldrift overdreven en zou een ‘doe maar normaal’ genoeg moeten zijn, maar soms is een klein document afdoende (en vooral: sneller) om andere stakeholders gerust te stellen en ervoor te zorgen dat je je weer gewoon kan focussen op je core business.
Aan de andere kant zwak je ook bepaalde (gepercipieerde) risico’s af. Ik heb tegenover een CIO gezeten die letterlijk zei ‘ik ben zo blij dat deze policy er nu is, als er iets gebeurd dan kunnen we tenminste zeggen dat we alles eraan gedaan hebben’. Het is dus meer dan alleen een set van regels voor medewerkers, het is iets dat helpt om mensen gerust te stellen.
Zo’n policy is dus aan de ene kant een herinnering voor de medewerkers dat onacceptabel gedrag op social media net zo onacceptabel is als op ‘oude kanalen’. Maar wat misschien nog vele malen belangrijker is, het toont aan de andere stakeholders dat er maatregelen zijn genomen om bepaalde risico’s te verminderen en dat er een bepaalde bewustwording is.
Een social media policy is dus vaak meer dan een set met gedragsregels voor medewerkers. Het kan ook gebruikt worden als een strategisch middel om stakeholders gerust te stellen en het gevoel te geven dat ook nieuwe kanalen ‘onder controle’ zijn.
Heel erg actueel topic, want inderdaad, hoe ga je precies met social media om? Elk bedrijf is anders en elke bedrijfscultuur is anders, waardoor je niet zomaar een standaard document kunt gebruiken. Afgelopen woensdag woonde ik een lecture bij van Tom de Bruyne van Boondoggle die het social media policy van Google aan ons voorlegde: ‘Don’t be stupid.’
Heel kort maar krachtig en tegelijkertijd heel logisch. Er is toch ook geen handleiding die tot in detail beschrijft wat je wel en niet op een verjaardag zou mogen zeggen? Daar geldt immers hetzelfde, wees niet dom anders volgen de consequenties. Een verstikkend social media policy voor je werknemers kan nooit ten goede komen van de activiteiten die je daar wilt ontplooien.
Erg actueel inderdaad, krijg deze vraag ook regelmatig. Ik vraag dan ook vaak of men ook een gedragsregel voor telefoongebruik, e-mail, internet heeft. Ik besef dat het bij social media net iets anders is maar waar het volgens mij in de basis om gaat of je medewerkers professioneel genoeg zijn om te weten welke rol en verantwoordelijkheid ze hebben. En dan heb je feitelijk geen verdere gedragsregels nodig. Maar ik begrijp ook dat het managers en bestuurders gerust stelt ‘dat er iets is’.
Een discussie die je bij iedere nieuwe ontwikkeling, zeker op communicatiegebied, zult moeten voeren. (ik heb ooit bij een gemeente gewerkt waar de discussie ook gevoerd is toen men bureaustoelen met wieltjes kreeg….zouden medewerkers nu niet de hele dag gaan rondrijden? 🙂 )