Twynstra Gudde Intranet Monitor 2003

Voor de derde keer in vijf jaar heeft de Intranet Monitor de ontwikkeling van intranet binnen Nederlandse organisaties onderzocht. Aan dit onderzoek hebben ruim 850 van de 3.500 benaderde organisaties meegedaan.

Intranet is niet meer weg te denken uit het merendeel van de Nederlandse organisaties. Het raadplegen van intranet is een onlosmakelijk onderdeel van het werk geworden. Toppers in intranetgebruik zijn de bedrijfsactualiteiten en informatie over personeelszaken (e-HRM). Kostenbesparing en concurrentievoordelen zijn, naast actualiteit en snelheid van informatie, belangrijke drijfveren voor het installeren van intranet.

Intranetbereik

Ongeveer tweederde van de ondervraagde organisaties gebruikt intranet. Nog eens 20% overweegt binnen afzienbare tijd een intranet te implementeren. Intranet neemt een steeds centralere plek in in organisaties en alles wordt gedaan aan een zo groot mogelijk bereik. Wie geen eigen PC heeft, kan intranet benaderen op publiek toegankelijke werkplekken en in openbare ruimten.

Intranetvoordelen

Nog steeds is het verbeteren van informatie- en communicatieprocessen de belangrijkste overweging om een intranet te installeren. Anders dan twee jaar geleden maken nu ook deel uit van die overwegingen: kostenbesparing, de concurrentie voorblijven, versnelling van werkprocessen en sneller inspelen op veranderingen in de omgeving. Ook innovatie, zoals kennismanagement, speelt een belangrijke rol, meer dan in de vorige Intranet Monitoren.

Top 5 overwegingen om een intranet te ontwikkelen

(% van organisaties waar intranet is/wordt ontwikkeld)

– versnellen van informatievoorziening 95%

– toegankelijk maken van informatiebronnen 95%

– verbeteren van administratieve bedrijfsprocessen 88%

– reduceren informatie-overload 88%

– vergroten bereikbaarheid van medewerkers 85%

In informatie- en communicatietoepassingen is intranet volwassen geworden. De meeste intranetten blijken goede vraagbaken te zijn. Kennis delen via intranet blijkt weliswaar gewenst, getuige het toenemend aantal kennisdelingstoepassingen, maar is in de praktijk lastig in uitvoering en gebruik.

Top 10 intranettoepassingen

(% van organisaties waar intranet operationeel is)

– actuele nieuwsberichten en mededelingen 91%

– informatie over bedrijfsonderdelen 82%

– informatie over arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie 80%

– elektronische wie is wie om collega?s binnen de organisatie op te zoeken 79%

– informatie die noodzakelijk is om het werk uit te voeren 76%

– informatie over het beleid van de organisatie 75%

– toegang tot interne databases 70%

– informatie over nieuwe projecten in de organisatie 69%

– toegang tot internet 67%

– informatie over veranderingen in de omgeving waarin de organisatie opereert 58%

Gemeten baten

Organisaties meten meer dan gedacht de baten van intranet. Bij het ontwikkelen van intranet tellen kosten, tijd en efficiency mee. Het meest gemeten worden tevredenheid van medewerkers en actualiteit van informatie.

Direct invloed

De invoering van intranet heeft vanaf het eerste jaar direct invloed op de organisatie. Waar in 2001 het effect na het tweede jaar stagneerde, bemerken we nu een toenemende invloed. Organisaties geven in het introductiejaar al aan dat intranetgebruik heel normaal geworden is en dat de organisatie zonder intranet minder goed zou kunnen functioneren. Dit impliceert dat intranet een steeds centralere rol inneemt in organisaties.

Het rapport

Het rapport, Intranet Monitor 2003, analyseert de onderzoeksgegevens en beoogt zicht te geven op de meest recente trends. Workshops en ronde tafelbijeenkomsten over dit onderwerp zijn in voorbereiding. Het rapport en meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw J. Dantuma (tel.: 033 4677729 of e-mail: [email]jdt@tg.nl[/email]).