Wat moet een bedrijf met een reglement voor internet en sociale media?

Wat moet een bedrijf met een reglement voor internet en sociale media?

“Wij moeten een reglement voor internet en sociale media”, mailde een klant me afgelopen week. Hij had niet echt een voorstelling bij wat daar nu in zou moeten, maar het moest ‘geregeld’ worden zodat hij ingedekt zou zijn tegen claims als hij eens mailboxen moest doorzoeken of mensen rare dingen zouden roepen op Twitter. Een beetje gekke insteek, net zoals die bedrijven die e-maildisclaimers willen hebben terwijl ze niet weten wat ze moeten disclaimen (én die dingen geen nut hebben). Er is natuurlijk weinig op tegen om een reglement in te voeren over wat je mag met de bedrijfs-ICT-middelen en/of sociale media. Vrijwel elk artikel dat ik lees over het inzetten van sociale media voor bedrijven noemt dit ook ergens als actiepunt. Maar heb je er ook echt wat aan?

Eerst maar even de juridische basis. Wettelijk gezien heeft de werkgever het recht om regels te stellen aan hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe de sfeer op de werkvloer netjes blijft. Die hoeven overigens niet per se in het arbeidscontract te staan (art. 7:660 BW), zolang maar duidelijk is welke regels er worden gesteld en die regels natuurlijk binnen het redelijke blijven.

Veel voorkomend zijn regels over privégebruik van de ICT-faciliteiten. Het is verplicht om werknemers enige vrijheid te gunnen bij privégebruik van internet en mail, maar men mag wel regels stellen over hoe dat privégebruik dan wordt uitgevoerd (“niet storend voor de dagelijkse werkzaamheden” is de standaardfrase). Ook mag men internet natuurlijk filteren en niet-werkgerelateerde sites of diensten blokkeren. Overigens blijken vooral hoger opgeleiden moeite te hebben met dergelijke filters. Waarom weet ik niet, misschien omdat ze eigenwijzer zijn?

Regels over wat werknemers op Twitter of Facebook allemaal zeggen, mogen in principe ook, maar dat ligt wel iets moeilijker. Je kunt een werknemer niet zomaar verbieden zich te uiten buiten het werk om. Eigenlijk kun je alleen regels stellen aan socialmediaën over het werk, en dan ook nog eens alleen als dat tot problemen voor het bedrijf kan leiden. Denk aan een bankmedewerker die uitgebreid een boekje open doet over woekerhypotheken bij zijn werkgever, of een casinomedewerker die gaat schrijven over de beveiligingsmaatregelen op de vloer (hoewel). Of dichter bij huis: een werknemer die twittert dat collega’s onfris ruiken. Een goede social media policy kan helderheid scheppen in zo’n situatie.

Echter, ook zonder reglement kom je een heel eind, zo laat een recente rechtszaak zien. Een bedrijf mocht de mailbox van een werknemer doorzoeken nadat er signalen van klanten(!) waren gekomen dat hij wel héél rare dingen rondmailde (“I can tell you it is impossible tot work with pigs, and that is what I am facing now!”). Ook nu er geen reglement was. Het belangrijkste was dat hier sprake was van een duidelijke misstand en er eigenlijk geen andere manier was om na te gaan of de klachten klopten.

Mijn eigen ervaring met ‘t schrijven van zulke reglementen is dat je eigenlijk altijd op hetzelfde punt uitkomt. De regels moeten redelijk zijn, moeten rekening houden met privacy én bedrijfsbelang en ze moeten tegelijk algemeen genoeg zijn om alle situaties te dekken. Dat kun je eigenlijk alleen samenvatten als “gedraag je”, maar dan met meer woorden anders voelt de klant zich bekocht. Maar of we nu heel gelukkig worden van reglementen die bepalen dat je je moet gedragen, weet ik niet.

Natuurlijk, je kunt strengere regels stellen of opmerkelijke grenzen trekken (“Werknemer zal tweets vooraf voorleggen aan Communicatie” of “Linkedincontacten met relaties van het bedrijf dienen bij einde arbeidsovereenkomst te worden verbroken”) maar ik vermoed dat je dan juist meer problemen over je afroept. Mensen lezen die regels niet, en wanneer ze pas bij een conflict geconfronteerd worden met dergelijke zaken, wordt het conflict daar alleen maar groter van. Ik ben er dus nog niet uit of een reglement nou echt nut heeft, of vooral een CYA-actie is van bedrijven die niet precies weten waar ze zich zorgen over moeten maken. Jullie wel?


Geplaatst in

Delen

0
0


Er zijn 4 reacties op dit artikel

  • Stof tot nadenken. Reglementen kunnen in enkele situaties helpen, vertrouwen in collega's en samen met hen afstemmen wat je met het gebruik van social media wilt bereiken is effectiever. Hiermee voorkom je niet alleen dat er ongewenste berichten rondgaan, maar kunnen social media ook bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen.
    Dolf Derks

    geplaatst op
  • Officiële bedrijfscommunicatie dient te worden bewaard en moet verantwoord kunnen worden, dat is een algemene stelregel. Als je communiceert binnen de organisatie dat alle webcommunicatie wordt gearchiveerd voorkom je al veel problemen: men is zich bewust van de vastlegging ervan. Een reglement klinkt negatief, maar maak binnen je organisaatie duidelijk hoe met sociale media op te gaan, en ja dat zijn spelregels.

    geplaatst op
  • Blijkbaar is het voor bepaalde werknemers lastig om bestaande communicatieregels door te trekken naar internet en sociale netwerken. De opkomst van internet als communicatieplatform betekent onder andere dat de grens tussen werk en privé verder vervaagt. Mensen staan van 's morgens vroeg tot 's avonds laat in contact met zowel collega's als vrienden en familie. Dat vereist een nieuwe vorm van discipline bij werknemer én werkgever.

    Internetfilters zijn wel een verhaal apart. Uit eigen observatie kan ik zeggen dat sommige groepen mensen daar inderdaad 'behoefte' aan hebben terwijl andere groepen juist aanzienlijk slechter gaan presteren door zo'n filter. Grote verschillen tussen opleidingsniveaus ook. Die filters op het werk worden door de opkomst van smartphones overigens steeds 'nuttelozer'. Als iemand bepaalde informatie niet kan benaderen via de verbinding van de werkgever, neemt-ie gewoon z'n eigen verbinding mee. Ben benieuwd de internetfilters binnenkort worden uitgebreid met gsm-jammers of een verbod op smartphones op de werkvloer. Zou een slechte ontwikkeling zijn.

    geplaatst op
  • Volgens mij is de enige regel die practisch werkt "don't be stupid". Iedere chirurg begrijpt dat hij niet digitaal gaat communiceren over een al dan niet gelukte operatie.
    Alle bestaande regels, conventies en (on) hoffelijkheden kunnen 1 op 1 op sociale media worden toegepast.

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.