channels

topics

specials

Digitaal factureren vereenvoudigd, een goed idee? (POLL)

Digitaal factureren vereenvoudigd, een goed idee? (POLL)
, ICTRecht
@ictrecht

Vanaf aanstaande maandag is het zo ver: digitale facturen mogen gewoon als PDF of zelfs platte e-mail worden verstuurd. Met deze maatregel hoopt staatssecretaris Jan Kees de Jager (Financiën) een fikse besparing op de kosten voor factureren te kunnen realiseren. Elektronisch of digitaal factureren was tot nu toe aan strenge regels gebonden. Met name was het verplicht om een ‘geavanceerde digitale handtekening’ op je digitale factuur te hebben staan, iets dat maar weinig boekhoudprogramma’s ondersteunden. Deze verplichting wordt nu afgeschaft (voor binnenlandse facturen).

Wat vinden we hiervan? Tijd voor een ouderwetse Marketingfacts!-poll.

Geplaatst in

Delen

Er zijn 22 reacties op dit artikel

  • Ps.

    Deze actie is waarschijnlijk ook nog een slecht voor 'drukkend' nederland. Zie de banen daar al weer op de tocht staan. :-)

    geplaatst op

  • @Gerben; denk dat de grote factuur- (en dus bedrukt papier-)verstouwers nog lang niet toe zijn aan digitale facturering, dus hopelijk komen die banen pas op de tocht te staan als het economisch weer iets beter gaat ;-).

    geplaatst op

  • Arnoud, leuke post! Wellicht het ook zinvol om de voor- en nadelen van de elektronische handtekening te noemen. Het is correct dat elektronische handtekening voor veel mensen omslachtig en vooral onduidelijk is. Er was veel verwarring ontstaan over de certificaten, mogelijke uitzonderingen en ook de Belastingdienst wist het zelf ook niet altijd even goed. Toch zijn er inmiddels eenvoudige oplossingen waarmee je zonder gezeur een elektronische handtekening op je factuur krijgt, waaronder de online facturatie applicatie die wij ontwikkelen MoneyBird.

    De afschaffing van elektronische handtekening kan mogelijk voor meer spookfacturen zorgen. Daarom is het maar de vraag of we wel zo blij mee moeten zijn met de afschaffing van de handtekening. Metname grote instanties, waar de nauwkeurigheid op detectie van spookfacturen lastig is, kunnen juist door deze bezuinigingsmaatregel potentieel schade ervaren. Schade in de vorm van 'tijd om spookfacturen te herkennen' of zelfs dat ze de factuur betaald hebben. In relatie tot dit vind ik het erg suggestief van De Jager om direct te roepen dat we 600 miljoen gaan besparen.
    Ik vraag me sterk af of grote instantie a.s. maandag ineens facturen zonder elektronische handtekening gaan accepteren.

    geplaatst op

  • Joost, dank je voor je reactie. Jullie applicatie kende ik niet, en ik ben blij om te zien dat je niet voor de laatste optie gekozen hebt naar aanleiding van dit nieuws.

    Spookfacturen zie ik als een reëel risico, zeker omdat de drempel voor het versturen van frauduleuze mails een stuk lager is dan voor facturen per mail. Hoewel, er moet natuurlijk een bankrekeningnummer op dus je bent te achterhalen als oplichter.

    Een tussenoplossing kan zijn om alleen facturen te verwerken die een orderreferentie bevatten uit jouw administratie. Geen factuur zonder order dus. Je legt dan wel een stuk van je eigen administratie bij je leveranciers.

    geplaatst op

  • Eindelijk zou ik haast willen zeggen!

    Zie overigens ook interview met Jan Kees de Jager:
    http://www.marketingfacts.nl/berichten/20090206_jan_kees_de_jager_over_de_financiele_crisis_en_innovatie/

    geplaatst op

  • Ik gebruik sinds kort de dienst van Joost en Edwin - Moneybird.nl - en dat bevalt uitstekend.
    Website is erg vriendelijk in gebruik en doet gewoon wat je wilt.
    De jongens reageren ook erg snel op suggesties en feedback.
    Ga zo door!

    geplaatst op

  • Bedankt voor de info, erg fijn dat dit nu eindelijk zover is. Kan ik mijn klanten naar hier doorverwijzen. ;-)

    geplaatst op

  • Ik zag het bericht vanochtend ook langskomen via nu.nl en later op de voorpagina van de telegraaf. Snel naar de site van het ministerie en de belastingdienst. Helaas actueel nieuws brengen online blijkt toch moeilijker bij het ministerie: geen persbericht en geen wijziging van de voorwaarden.

    Of er meer of minder spooknota's gaan komen moeten we afwachten. Overigens komen deze ook op papier voor (zie de nota van de Kantoor voor Klanten in december 2008). Productie- en postbedrijven die meewerken aan dergelijke activiteiten zijn niet bepaald duurzaam bezig met hun maatschappelijke verantwoordelijkheid!

    Wat opvallend is in de verhalen over elektronisch factureren is dat deze zich vooral bezig houden met de besparingen van de verzender. Vandaag kreeg ik ook nog een onderzoek binnen van Billentis waarin beweerd wordt dat de kosten 1-2% van de omzet bedragen en de terugverdientijd 6 maanden is.

    Over de eventuele extra kosten van de ontvanger wordt nergens gerept. Menige ondernemer moet zijn facturen fysiek, dus op papier bewaren. In opdracht van de belastingdienst en die heeft dezelfde baas: de heer de Jager. Dus binnenkort hoeft dat ook niet meer? De ondernemer wil zijn facturen niet op zijn info@ adres hebben, zal dus een speciaal e-mail adres moeten hebben, de factuur uitprinten en bij de administrateur neerleggen voor controle (die inderdaad fraudegevoeliger is, want een e-mail is goedkoper dan een adres, brief, envelop en verzenden) en in zijn boekhouding moeten verwerking.

    Met een beetje pech lopen de extra behandelkosten voor de ontvanger op tot 1 miljard per jaar (slechts 1 eurotje per factuur). Wel weer goed voor de werkgelegenheid.

    Hoe zit het met de ontvangstbewijslast? Komt de herinnering en aanmaning ook digitaal? wat als als de provider het e-mailadres van de factuurafzender als spam heeft aangemerkt? Even chatten met de deurwarder?

    Natuurlijk komt digitaal factureren er aan. Maar het zou prettig zijn dat er gekeken wordt naar de gehele informatielogistieke keten. Ik neem aan dat Jan Kees morgen in het torentje even met Jan Peter praat over afschaffing van de eis documenten fysiek te bewaren.

    geplaatst op

  • Ik zie dat risico met spookfacturen niet zo. Ieder groot bedrijf die haar processen goed op orde heeft zal altijd een factuur matchen met een order. Als dat niet het geval is, zal een factuur nooit vrijgegeven worden voor betaling. Een klein bedrijf kan het zich nog wel veroorloven om geen procedures te hebben, aangezien daar altijd wel een persoon is die weet wat wel en niet is ingekocht.

    Volgens mij is het digitaal versturen van de facturen ook niet het nieuws, maar dat ze digitaal mogen blijven (dus geen papieren administratie meer) zonder digitale handtekening. Wat maakt het immers uit of de leverancier of de klant de factuur afdrukt?

    geplaatst op

  • Goh, ik stuur al een paar jaar mijn facturen in pdf bestand en ik had er eerlijk gezegd nooit bij stilgestaan dat dit aan bepaalde voorwaarden was verbonden. Gelukkig heb ik hier nog nooit problemen mee gehad (kennelijk net zoals 30 procent van de respondenten op deze poll).

    geplaatst op

  • Fantastisch plan, brengt Nederland weer stap verder in concurrentie kracht. Nu ook nog de bonnetjes afschaffen de creditcards uitreksels als voldoende bewijs mogen laten dienen en dan kunnen we alles automatisch doen. Zeker als de software leveranciers en administratiekantoren dan ook nog de documenten digitaal kunnen verwerken zoals yuki.

    geplaatst op

  • Fijn om te zien dat de overheid meedenkt met ondernemers! Natuurlijk wordt de geavanceerde digitale handtekening niet direct in de prullenbak gegooid, maar ik denk wel dat veel organisaties baat hebben bij het versturen van digitale facturen.

    Er is wel een kanttekening: met name organisaties die veel facturen versturen moeten goed letten op deliverability: komt die factuur ook echt aan? Een goede ESP (E-mail Service Provider) is dan onmisbaar!

    Digitaal factureren is een vorm van operationele e-mail, waaronder ook orderbevestiginen, verzendbevestigingen en saldo-overzichten vallen. Op de Webwinkel Vakdagen (afgelopen 28 en 29 januari) heeft Ad Walraven van Web Power een lezing over dit onderwerp gehouden. Neem even contact op via de site om de presentatie te ontvangen.

    geplaatst op

  • @Dirk. Ik ben het met je eens dat een verzender van digitale facturen er naar moet streven om de aflevering ook daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Hoe is dit echter anders dan het per post (niet aangetekend) versturen? Ik merk dat bij onze administratie ontzettend veel telefoontjes binnenkomen waarbij aangegeven wordt dat facturen per post niet aankomen of kwijt zijn. Of erger nog, 6 weken rondzwerven in de interne post.

    Ik weet eerlijk gezegd weinig van digitale fucturatie maar zou een (open) digitale architectuur mogelijk zijn waarbij niet via mail wordt gecommuniceerd maar via api's en dus direct in de crm-systemen afgehandeld wordt. Inboeken van facturen (normaal en digitaal) is namelijk nog steeds een enorme belasting op administraties. Hierin zou de overheid een echte (wereldwijde?) voortrekkersrol kunnen spelen.

    geplaatst op

  • @Melle, de overheid is bezig met de eerste stappen om de zogenaamde Universal Business Language (UBL) te gaan gebruiken. UBL 2.0 is een XML standaard waarbij je het proces van aanbod, inkoop, verzending en facturatie door middel van zogenaamde UBL messages met elkaar kunt communiceren. Geen papier of PDF dus, maar puur XML verkeer. In dit PDF van economische zaken is daar meer over te vinden.

    De Deense overheid heeft dit proces met veel kracht weten in te voeren, en daar schijnt het goed te werken.

    geplaatst op

  • Helaas. Toch weer iets te snel besloten. De fraudeurs hebben weer vrij spel !!! Digitaal factureren is prima, maar de huidige regelgeving was niet voor niets. De bewijslast van een verzonden email is gewoon in de grond te boren, en nooit goed na te gaan. Zonder geavanceerde of gekwalificeerde handtekening is vrijspel voor de fraudeurs. Besparing 600 miljoen, Belastingfraude > 1 miljard.. Succes..

    geplaatst op

  • @Vaessen: waarom wordt dit probleem volgens jou erger bij digitale facturen dan bij papieren facturen? Facturen van de Kamer voor Klanten en andere oplichtertrucs bestaan al langer dan internet volgens mij.

    geplaatst op

  • Ik denk dat ik me bij Arnoud moet aansluiten. De regelgeving is aangepast, omdat er eisen werden gesteld die in de "papieren wereld" niet werden gesteld. In de papieren wereld geldt ook dat je niet zomaar een factuur van een vreemde gaat betalen.

    Een logische stap dus, zeker als je bijvoorbeeld kijkt naar Johan die al een tijd zijn facturen per e-mail verstuurd.

    Waar het op neerkomt is dat of je nou je facturen stuurt met een applicatie als die van ons: Factuurdesk, reeleezee, moneybird of gewoon per e-mail, de factuur heeft betrekking op bepaalde werkzaamheden, een order en een bestaand klantcontact.

    In die relatie ligt van nature al een grote mate van veiligheid. Dit betekent niet dat je vrijwillig die beveiliging niet mag ophogen door middel van bijvoorbeeld een inlogcode voor de klant om zijn facturen te bekijken, zoals wij dat doen.

    geplaatst op

  • @Johan Koster. Ik ben het niet met je eens dat de ontvanger op kosten gejaagd wordt. In de B2B markt is elke factuurverzender ook een factuurontvanger. Veel grote bedrijven hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in (smart) scanning om fysieke facturen om te zetten naar een digitaal format. Op die manier waren ze in staat kostenreducties te bewerkstelliggen in hun accounts payable afdelingen. Dit kan nu zonder tussenkomst van scanners. Ook voor kleinere bedrijven kan dit interessant zijn mits de facturen centraal binnenkomen met additionele boekingsinformatie voor import in de meest voorkomende boekhoudpakketten. Het besparingspotentieel is voor ontvangers nog veel groter dan voor verzenders.

    Ik ben van mening dat bedrijven niet massaal hun facturen bestemd voor hun B2B klanten per e-mail gaan versturen. Het risico dat ze als spam aangemerkt worden of zoek raken in een e-mail acoungt is te groot. Mijn verwachting is dat de verschillende bedrijven die zich nu met e-invoicing bezig houden en de routering en hosting van de digitale facturen verzorgen hun platforms gaan openstellen voor concurrerende platforms. Zowel de verzender als de ontvanger is dan vrij om een service provider te kiezen die de beste additionele diensten (bijvoorbeeld een standaard asp factuur workflowtool) voor het bedrijf in kwestie aanbiedt.

    Het grootste probleem om deze routering te bewerkstelligen is het identiteitsvraagstuk, met name m.b.t. de ontvanger. Is de ontvanger wel de partij die hij claimt te zijn. Eventuele verzenderfraude is een veel kleiner risico. De meeste grote organisaties werken met inkooporder matching en kleinere organisaties weten in de regel heel goed welke zaken ze hebben besteld en waar ze een factuur voor kunnen verwachten, zoals Koen ook terecht stelt. Meer informatie over het probleem van e-identity is te vinden het het stuk "Verkenning E-Herkenning" van EZ. Identiteitsfraude is een stuk moeilijker bij een dienst als Digitale Nota die de banken aanbieden. Deze dienst is helaas nog niet beschikbaar voor ondernemers (dit wordt trouwens wel makkelijker nu er geen certificaten meer nog zijn). De betrokken banken hebben wel plannen deze dienst in de nabije toekomst uit te breiden naar het B2B segement.

    Het wegnemen van de belangrijkste drempel voor digitaal factureren is dus voor iedereen (behalve de traditionele print & mail bedrijven) een goede zaak.

    geplaatst op

  • Alles lezende lijkt het mij dat iedereen iets te ambitieus is en daarom dit soort veel belovende ontwikkelingen in schoonheid sterven. Ook EDI had veel belofte in zicht maar was toch te veel gedoe om grootschalig succesvol te zijn. En kijk eens naar email met al zijn onvolkomenheden, juist de platte eenvoud is hier het succes.
    Als we nu gewoon beginnen de facturen niet meer per post te versturen maar per email in een simpele PDF. Als hier maar voldoende volume ontstaat, loont het de moeite de software systemen hier op aan te laten sluiten. In het slechtste geval print men de pdf en typt men hem over. Scheelt in ieder geval veel handelingen rond de post verwerking. En er zijn al systemen die dit soort emails gewoon oppikken en administratief verwerken.

    geplaatst op

  • Voor de mensen die ook overwegen om digitaal te gaan factureren kan ik [url=http://www.factuursturen.nl]FactuurSturen.nl[url] van harte aanbevelen. Dit online facturatie pakket maakt het voor mij als kleine ondernemer heel gemakkelijk om te factureren en mijn verzonden facturen te beheren. Het verzenden van een herinnering kan met slechts 1 druk op de knop. Tevens is dit "pakket" het goedkoopst met de meeste functies en mogelijkheden. Als je overigens wilt factureren naar het buitenland heb je de "geavanceerde digitale handtekening" vaak nog wel nodig.

    geplaatst op

  • @Wouter Suijker. Dan moet je ook zeker eens kijken op http://www.yuki.nl. Daar kun je de electronische facturen in digitale ordners opslaan en wordt er direct een boekhouding van gemaakt en wordt de BTW aangifte ook nog digitaal gedaan. Je hoeft dan zelf geen boekhoud kennis te hebben alles gaat vanzelf voor 0,95 per document. Typisch iets voor de kleine ondernemer.

    geplaatst op

  • Voor iedereen die wil vergelijken? Alle aanbieders van online facturatie netjes op een rij:

    http://www.onlinefactureren.net

    Gr, Dirk

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.

Meer op Marketingfacts

artikelen

vacatures

rapporten