Gaan we binnenkort alleen nog ‘topless’ meeten?
Via het onvolprezen BVLG bij dit artikel in de Los Angeles Times uitgekomen: ‘Silicon Valley meetings go ‘topless’. Het is van vorige week maandag en het heeft in een week tijd menig blog en nieuwssite gehaald (onder anderen bij De Volkskrant lezen ze de LA Times ook, bij De Telegraaf scannen ze Bright, Het Parool, Het FD en Managersonline deden mee, De Standaard en De Morgen ook, en DC had het zaterdag).
Vergadertrends in Sillicon Valley. In dat broednest van innovatie is het dus niet langer ‘done’ om te laptoppen tijdens meetings, vergaderingen, roundtables en briefings. Een spelletje of emailen op je Blackberry of iPhone? Vergeet het maar. Want een ‘topless’ meeting is vele malen productiever dan een vergadering waarin iedereen nog wel gewapend is met gadgets.
De LA Times schrijft: ‘Frustrated by workers so plugged in that they tuned out in the middle of business meetings, a growing number of companies are going “topless,” as in no laptops allowed. Also banned from some conference rooms: BlackBerrys, iPhones and other devices on which so many people have come to depend.’
Het is een trend, die ook in Nederland misschien wel zal opduiken in meetingrooms (lopen we nog steeds achter op Amerika?). Onze overheid is immers ook bezig met een beschavingsoffensief (normen & waarden & normen). We hebben genoeg van de hufterigheid. Ook in meetingrooms. In het Times-artikel zegt Sue Fox, auteur van ‘Business Etiquette for Dummies’: ‘Face-to-face meetings have become a low priority because they’re constantly being interrupted by technology. […] What’s more important – the gadget or the person, or people, you’re with?’
Op universiteiten heerst het probleem van de afleiding door technologie ook. In de VS zetten de profs het WiFi-signaal in de klaslokalen massaal uit, sommigen bannen zelfs de laptops uit de collegebanken.
Maar eigenlijk houden ze helemaal niet van meetings, daar in Sillicon Valley. Joe Lazarus, voormalig marketingdirecteur bij Yahoo!: ‘No laptop meetings make sense. No meetings make even more sense.’ En ook leuk: de stoelen weghalen bij meetings, of mensen verplicht glazen water laten drinken van tevoren. Dan hou je het lekker kort…
De regels voor ‘topless meetings’ die zijn opgesteld door de bedenker van de term, Dan Saffer (vertaald door VK Banen):
- Bij het plannen van een vergadering moet worden aangekondigd dat het om een topless bijeenkomst gaat
- De vergadering mag niet langer dan een uur duren, of er moeten pauzes worden ingelast voor mail en Instant Messaging
- De vergadering mag sowieso niet langer duren dan vier uur
- ‘Topless’ moet alleen worden gebruikt voor brainstorms, beoordelingen en belangrijke discussies
- Als je niet ‘topless’ kunt zijn, dan heb je niets bij de vergadering te zoeken. Vergader pas mee als je de laptop achter kunt laten
- Er is één uitzondering: de notulist mag een laptop gebruiken
- Topless kan voor interne vergaderingen worden gebruikt, maar net zo goed ook voor bijeenkomsten waar klanten bij zijn
Van april 2007 tot juni 2011 was ik freelance editor/ communitymanager / hoofdredacteur bij Marketingfacts. Tussendoor werkte ik bij Insites Consulting, IDG Nederland, Saatchi&Saatchi;/Leo Burnett (voor Samsung) en voor onderzoeksbureau WUA. Vanaf 1 november 2021 vorm ik samen met Luuk Ros de hoofdredactie van Marketingfacts.
De uitspraak ‘Want een ‘topless’ meeting is vele malen productiever dan een vergadering waarin iedereen nog wel gewapend is met gadgets.’ lijkt gefundeerd op onderzoek. Zijn er ook onderbouwende cijfers beschikbaar of is dit de zoveelste ‘loze kreet’ op dit vlak?
Aan de andere kant, ik kan me er wel iets bij voorstellen. Merk zelf ook steeds vaker dat mensen met open laptop minder aandacht hebben voor de discussie en gespreksonderwerp vaak herhaald moet worden.
Ben overigens benieuwd wat dit betekent voor eventbezoeken als Le Web, Plugg en The Next Web waar toch menig bezoeker een laptop of mobiel open heeft staan.
Maar nu gaat het om de effectiviteit. Kun je als toehoorder/deelnemer voldoende je aandacht houden bij gespreksonderwerp als je ook je laptop of mobiel open hebt? Ik merk dat ik er zelf steeds meer moeite mee heb om me volledig te concentreren als ik ook bezig ben met foto’s maken en twitteren.
Het verhaal gaat over topless vergaderingen, niet over topless conferenties. Maar zoals altijd is het een kip en ei verhaal, maak een vergadering interessant genoeg dat mensen niet naar hun laptop willen kijken. Daar zijn manieren voor, vergader zo min mogelijk, verkort de duur, vergader staand, nodig alleen mensen uit die er iets te zoeken hebben.
Andersom als je tijdens een vergadering met je laptop bezig wilt zijn, is dat al een indicatie dat je niks op die vergadering te zoeken hebt.
Misverstandje: dit gaat over vergaderingen, niet over congressen. Daar ben je doorgaans alleen maar aan het luisteren, dus who cares dat je niet zit op te letten?
Topless meetings zijn een logische trend: iedere ontwikkeling roept een tegenbeweging op. Onze voortdurende bereikbaarheid is evengoed een zegen als een vloek. Het maakt ons connected, maar leidt de aandacht ook af. Goed dat dat soms doorbroken wordt.
@Jeroen: maar het gaat óók over normen en waarden, luisteren naar elkaar, aandacht hebben voor de ideeen van een ander. Verder vind ik de relatie zoals jij die schetst tussen alleen maar luisteren en niet op letten niet helemaal logisch. Verder helemaal eens met je tweede alinea.
@Matthijs: Het was ook een bewuste overdrijving, maar met een kern van waarheid: bij ieder congres kom ik ze tegen, mensen die niet of nauwelijks aandacht hebben voor de sprekers op het podium, maar liever met kantoor bellen, ellenlange mails zitten te schrijven of gewoon een uiltje knappen. Dat kan ook prima, want niemand heeft er last van. Bij een vergadering kan dat gedrag echt niet. Heeft inderdaad met normen en waarden te maken, met goed fatsoen. Dat was ook mijn punt.
Tijdens vergaderingen een laptop open: prima, mits het bedoeld is om de notulen te maken en nergens anders voor. Verder idd alleen met het onderwerp bezig zijn en geen afleiding, leidt tot een veel effectievere/kortere bijeenkomst. En er wordt immers al genoeg vergaderd. Staand vergaderen leidt trouwens ook tot kortere bijeenkomsten en dat wordt helemaal lastig met een laptop erbij. Toch kom je dat (staand vergaderen) maar heel zelden tegen.
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!