Zo organiseer je een Oscar-waardige strategie-workshop

Zo organiseer je een Oscar-waardige strategie-workshop

Tijd is kostbaar (en we hebben er steeds minder van, lijkt het wel). Daarom is het organiseren van een succesvolle strategie-workshop geen makkelijke taak. Hoe zorg je ervoor dat je een blijvende herinnering creëert? Probeer het anders te bekijken: vergelijk de organisatie van je event eens met het produceren van een film.

Denk eens terug aan vijftig of zelfs twintig jaar geleden, toen naar de film gaan nog een hele happening was, die je nog lang bijbleef. Nu hebben we Netflix en kijken we in ons leven zo honderden films weg, die we meteen weer vergeten. Maar soms, zo af en toe, kom je een meesterwerkje tegen. Zo’n film die zo bijzonder is dat je erbij kunt wegdromen, fantaseren en er helemaal in kunt verdwijnen. Die je niet loslaat. Met slimme dialogen en zenuwslopende spanning die je de hele rit op het puntje van je stoel houdt. Nog weken erna speel je de film af in je hoofd, herkauw je het verhaal, de ideeën en de vragen die het opriep. Discussieer je erover met vrienden en collega’s, en kun je ieder klein fragment en detail zo navertellen, aan iedereen die het maar wil horen.

"Wat was de laatste keer dat een workshop echt effect op je had?" 

Zo is het ook met strategie-workshops. Elke meeting die de mogelijkheid biedt om ideeën uit te wisselen wordt tegenwoordig – ten onrechte – workshop genoemd. Onze werkende levens zijn zo gevuld met dit soort vergetenswaardige evenementen, dat we er weinig waarde meer aan hechten. Wat was de laatste keer dat een workshop echt effect had op je gedachten, je gedrag en je acties, en een blijvende strategische impact had? 

Dus hoe kun je er, met deze almaar groter wordende workshop-moeheid, voor zorgen dat jouw evenement wél indruk maakt? Dat het 'the one' is waar maanden later nog over gepraat en gediscussieerd wordt, die gedrag beïnvloedt en nieuwe ideeën triggert? 

Net als bij een goede filmproductie, draait het allemaal om het inzetten van de juiste componenten, op de juiste manier. Er zijn vier kern-ingrediënten waarvan ik geloof dat ze zorgen voor een memorabele strategie-workshop: 

  • Het proces: de structuur, of het 'script', waarmee je dialoog stimuleert
  • De omgeving: de locatie & sfeer, om creativiteit aan te moedigen
  • De mensen: de 'acteurs', 'regisseur' en 'crew', om verschillende perspectieven te bieden
  • De content: de 'dialoog', om kwaliteit te waarborgen

Als producent is het je taak om deze kernzaken in de gaten te houden, langs alle verschillende fasen van de organisatie en de uitvoering. De focus ligt op de 'shoot' zelf, maar wat er achter de schermen gebeurt – zowel voor als na het event – zorgt voor de ultieme beleving.

"Net als bij een goede filmproductie, draait het allemaal om het inzetten van de juiste componenten"

En jouw naam mag dan bovenaan de credits staan, iedere succesvolle film leunt op een team dat opereert op de achtergrond.. Dat zijn je uitvoerende producenten, de drie tot vijf mensen die jouw visie delen, je doelen voor ogen houden, en de betrokkenheid en investering kunnen genereren die nodig zijn om je idee van de grond te krijgen.

Met je productieteam voorbereid en ready to go, geef ik je een paar tips om het maximale uit iedere fase van je workshop te halen:

Stage 1: Setting the scene (pre-productie fase)

Net zoals bij het maken van  een film, gaat er in een workshop veel voorbereiding en planning zitten. Een producent zal niet op de set verschijnen zonder een helder idee over wat er bereikt moet worden en hoe dit bereikt gaat worden. 

Het begint met het 'plot' en een inzicht in het doel en de betekenis van de workshop. Waar gaat het écht om? Gaat het om beter inzicht in de markt te krijgen, dan zijn  verschillende perspectieven en nieuwe ideeën essentieel en focus je op creativiteit en brainstormen? Of gaat het om het ontwikkelen  van je onderscheidende kerncompetentie, dan is  het bevorderen van samenwerking belangrijker. Je doel bepaalt de vorm en structuur van de workshop.

Een sterk script is de volgende stap: je hebt een duidelijk programma nodig, waarin de belangrijkste punten naar voren komen, met een goede mix aan presentaties, break-out sessies en workshops. Afwisseling is belangrijk: houdt presentaties kort en bondig, en zorg dat de strategie-sessies een mix van leerzame, creatieve en individuele opdrachten bevatten. Varieer in de duur en bewaak de energie van ieder onderdeel, zodat deelnemers actief en gemotiveerd blijven.  

"Het laatste wat je wilt is een ruimte vol mensen die het met elkaar eens zijn"

Je wilt vooral dat de 'dialoog' van iedere sessie de aandacht trekt en de deelnemers aan het denken zet. Dat betekent dat je de juiste sprekers moet vinden – de 'acteurs' die de content tot leven brengen.

Wees niet bang voor een beetje confrontatie. Het laatste wat je wilt is een ruimte vol mensen die het met elkaar eens zijn. Een mix van disciplines, kennis en mindsets zorgt voor die zo belangrijke chemie, die iedere filmproducent in zijn productie wil. 

Om op de dag zelf het beste uit je deelnemende acteurs te halen, heb je een sterke facilitator, of 'regisseur' nodig. Veel producenten zijn ook regisseur, maar het kan goed zijn iemand anders deze rol toe te bedelen (meer hierover in Stage 2). Zorg dat je een team klaar hebt staan om de regisseur te ondersteunen. De beste ervaring creëer je door het tempo erin te houden en te zorgen voor een perfecte uitvoering. Het ondersteunende team zorgt ervoor dat alle details tot in de puntjes verzorgd zijn en dat iedereen alleen maar oog en oor heeft voor de aangeboden content. 

De juiste locatie van essentieel belang. Zorg dat je goed nadenkt over de ruimte en over de omgeving: stimuleer het creativiteit en biedt het ruimte aan uitwisseling van ideeën en dialoog? Kies een omgeving waarin de emotie en de sfeer van je evenement reflecteert – ruimtes zonder ramen zijn bijvoorbeeld geen goede setting voor een 'bright mind'-gevoel. 

Stage 2: Het evenement (de 'shoot')

In deze fase zijn de structuur en het proces echt van belang. Bereid de omgeving voor op de workshop en neem de tijd om de sfeer echt op te bouwen, zodat de acteurs kunnen schitteren. Net als een film kan een workshop opgebouwd worden met vier ‘aktes’, die ieder bestaan uit korte presentaties en verschillende workshop-sessies. 

De Eerste Akte draait om delen. Introduceer de cast en zorg dat je alvast een idee hebt van het kennisniveau van de deelnemers. Wanneer die kennis gedeeld is en de meningen op tafel liggen, is er ruimte voor samenwerking en strategie-ontwikkeling.  

Nu je acteurs er voor open staan om wat te leren, kun je in de Tweede Akte nieuwe ideeën en perspectieven introduceren, bijvoorbeeld met een lezing of oefeningen. Creatieve groepsopdrachten helpen om de kwestie te begrijpen en er met vertrouwen aan te werken.

De Derde Akte is de belangrijkste in de productie. Dit is de 'speel' fase, waarin de acteurs de kwestie van verschillende kanten bekijken en creatieve, mogelijke oplossingen bedenken. Dit deel van de workshop vraagt om meerdere creatieve benaderingen. Het gaat er letterlijk om dat we spelen met de materie.  

"Met zoveel verschillende stemmen en ideeën, is het belangrijk om het script te volgen"

De Vierde (en laatste) Akte gaat om het ontwikkelen van nieuwe strategische routes. De acteurs moeten de  verantwoordelijkheid nemen voor  de te nemen  stappen om de doelen die ze zelf hebben gekozen  te bereiken. Aan het eind van deze akte is er overeenstemming over de strategie (de richting) en hoe deze te bereiken.  

De aktes samenbrengen is de taak van de facilator. Met zoveel verschillende stemmen, ideeën en persoonlijkheden, is het belangrijk om hierbij een neutrale positie in te nemen, maar ook om sterk genoeg te zijn om de 'actie' in goede banen te leiden: de tijdslots in de gaten te houden, budgetten en planningen bijhouden, zorgen dat de acteurs hun functie en doel begrijpen en er ook naar werken. Het script volgen, dus eigenlijk. 

Stage 3: Following up (post-productie en promotie) 

Het evenement is voorbij, maar er is nog een hoop te doen. Je wil dat je acteurs zich de belangrijkste ideeën en uitkomsten blijven herinneren, dat ze het geleerde inzetten in de 'echte' wereld, en dat ze er verder over vertellen. 

Bespreek zelf ook de ideeën en resultaten met je team, en verwerk ze in een actieplan. Deze conclusies moeten gezien worden als een hoogtepunt. Het beste is om dit  naar de deelnemers te sturen wanneer de workshop nog top of mind is. Ook nuttig is het vragen van feedback aan je deelnemers: gebruik hiervoor een duidelijk template met ruimte voor suggesties en opmerkingen.

Je evenement kan een nog breder publiek bereiken – en dat is natuurlijk goed als de resultaten nuttig zijn voor iedereen, niet alleen de aanwezigen – als je er wat buzz omheen creëert, met een blog of een item in de nieuwsbrief. Of een poster, of een filmpje, of……(wees creatief en vul zelf in)

Heb je het event gefilmd, zet dan een twee minute-durende 'trailer' online, waarin je de grootste successen laat zien. Dit kan makkelijk gedeeld worden in je eigen organisatie en met klanten.

"Je evenement kan een nog breder publiek bereiken als je er wat buzz omheen creëert"

Vaak verdient de strategische discussie meer dan één workshop en in dat geval wil je misschien al beginnen met het leggen van de basis voor een vervolg. De interactie en feedback die je ontvangt o je workshop, zijn cruciaal in het vormgeven van je volgende meesterwerk.

Tot slot

Zoals je ziet is het opzetten en uitvoeren van een succesvolle workshop op zichzelf al een strategische onderneming. Net zoals de productie van de beste films jaren in beslag neemt, dien je jezelf voldoende tijd te geven om alles op te bouwen. Vergeet niet dat er iets speciaals nodig is om het denken en het gedrag van je publiek te beïnvloeden. Maak er iets moois en gedenkwaardigs van, en laat dat je doel zijn: dát zorgt ervoor dat je een long-term impact hebt. Het vereist sterke componenten, samengebracht door samenwerking en creativiteit. Met een beetje cinematic genius erbij, wordt je evenement zeker een schot in de roos. 


Delen

0
4


Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.