Online projectmanagement: zo pak je dat aan

Online projectmanagement: zo pak je dat aan
, Happy Idiots

Bij online marketing hoort naast het inrichten van campagnes ook projectmanagement. Immers moeten er binnen elk bedrijf grote en complexe vraagstukken van A tot Z uitgevoerd worden. Projectmanagement is een breed vak, waarbij je naast het bewaken van een project ook een inhoudelijke adviesrol op je moet nemen. Met behulp van projectmanagementtools kun je ervoor zorgen dat de juiste mensen betrokken zijn bij het project, de verwachte kwaliteit geleverd wordt en deadlines behaald worden.

Projectmanagement is een dynamisch speelveld tussen alle mensen die iets te maken hebben met een project. Een online project zou bijvoorbeeld kunnen zijn het opleveren van een website of landingspagina, het optuigen en bewaken van online marketing campagnes, of - nog mooier - een combinatie daarvan. Door vanaf het allereerste moment tot de afronding het project te bewaken op diverse factoren, krijg je als projectmanager grip op de zaak. Hierdoor vlieg je zo min mogelijk uit de bocht als het gaat om het behalen van deadlines of campagnedoelstellingen.

Wanneer heb je te maken met een online project?

Niet alles kan een project genoemd worden, en zodoende kun je niet alle werkzaamheden behandelen als een project. Zo bestaat er improviserend, maar ook projectmatig en routinematig werk. Enkele kenmerken:

  • Improviserend: zo snel mogelijk, snelheid en flexibiliteit, al doende leert men, snel resultaat, verlies van overzicht, chaos en een wirwar aan activiteiten.
  • Projectmatig: start- en einddatum, effectief, tijdelijke structuur per project, resultaat valt te toetsen aan de doelstelling en er is een gefaseerde planning.
  • Routinematig: regelmaat met constante kwaliteit, efficiënt, structuur, procedurele toetsing en activiteiten zijn gepland voor de toekomst.

Om projectmatig te kunnen werken, moet je project aan enkele eigenschappen voldoen. Deze eigenschappen zijn bij een eerste kennismaking al van belang: hiermee toets je of projectmanagement überhaupt wel zin heeft:

  • Duidelijk en concreet doel (bijvoorbeeld 500 leads p/mnd).
  • Een te meten resultaat (bijvoorbeeld 450 gerealiseerde leads p/mnd).
  • Een project moet worden opgestart (bepalen van de campagnestrategie, schetsen van het ontwerp (banners/landingspage), toegang tot tools).
  • Eén opdrachtgever (waaraan voortgang en resultaten gerapporteerd worden).
  • Eigen budget (bijvoorbeeld 50.000 euro voor het gehele project).
  • Projectorganisatie (projectmedewerkers: wie gaan er allemaal aan het project werken?).

Een project optuigen en bewaken doe je dus niet zomaar even, het dynamische speelveld waarin een projectmanager zich bevindt, vereist een overkoepelende helikopterview die ervoor zorgt dat alle werkzaamheden soepel op elkaar afgestemd zijn.

Projectfasering

Projecten werken heel duidelijk ergens naartoe. Is dit niet het geval? Dan heb je misschien te maken met routinematig werk. Een mijlpaal zou bijvoorbeeld de livegang van alle online marketingcampagnes kunnen zijn (zie de ronde blauwe cirkel in de afbeelding hieronder). Echter, om tot dat punt te komen dien je eerst vijf afzonderlijke fases te doorlopen. Elke faseovergang wordt vervolgens door zogenaamde ‘GROKIT-factoren’ bewaakt.

1. Initiatiefase

In deze fase probeer je zo veel mogelijk informatie (in de breedste zin van het woord) te verzamelen, waarbij je een inventarisatie van de hoofdlijnen maakt. In deze fase wordt dus het fundament van het project gelegd. Mis je informatie in deze fase, dan kan dat op een later moment cruciale gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarbij in de initiatiefase niet benoemd wordt dat er extern een nieuwe huisstijl ontwikkeld wordt: deze externe factor heeft grote gevolgen in de uiteindelijke bannercreatie of het design van een website. Vergeet ook vakanties en verlof niet te bespreken. Is de opdrachtgever of een van de projectmedewerkers tijdens het project niet beschikbaar? Zorg er dan voor dat hier afspraken over gemaakt worden, zodat er geen werk blijft liggen.

Handvatten die je kunt gebruiken tijdens deze fase zijn termen als haalbaarheid, probleemstelling, doelstelling, beschrijving van het resultaat, afbakening, budget, tijd, projectmedewerkers en stakeholders. Voorkom een valse start, bepaal de projectscope en zorg voor een go of no-go van het project.

2. Definitiefase

In deze fase worden de eisen en wensen die aan een projectresultaat gesteld worden, zo goed en compleet mogelijk beschreven. Het gaat hier om verwachtingsmanagement. Om de verwachtingen scherp te managen, kun je wensen en eisen opstellen. Wensen en eisen kun je gemakkelijk indexeren door 4 ‘eisen’ na te lopen:

  1. Randvoorwaarden: denk onder andere aan wet- en regelgeving en branchegerelateerde zaken waar je niet omheen kunt.
  2. Functionele eis: denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een versleutelde verbinding (HTTPS).
  3. Operationele eis: wat zijn de eisen met betrekking tot toegangsrechten (beheer- of beperkte rechten)?
  4. Ontwerpbeperking: door een ontwerpbureau (bijvoorbeeld: HTML5-banners zijn geen optie in verband met het ontbreken van de kennis).

Na deze inventarisatie kan het project geconcretiseerd worden. Dit doe je door het opstellen van een projectplan. Het projectplan is je handboek tijdens het project. Jij en de opdrachtgever zetten hier beiden een krabbel onder, zodat iedereen op de hoogte is van het vooronderzoek dat verricht is. Het mooie hieraan is dat je wederzijds begrip creëert wanneer een project uitloopt of voor extra kosten komt te staan. Een inhoudsopgave van een projectplan vind je verderop in deze blogpost.

3. Ontwerpfase

Aan de hand van de eisen- en wensenlijst uit de definitiefase, kan een ontwerp gemaakt worden. Hoe gaat het projectresultaat eruitzien? Dit kan geconcretiseerd worden in de vorm van conceptversies van plattegronden, 3D-tekeningen, prototypes, storyboards en andere ontwerpen. Het ontwerp is een moment om samen bij stil te staan: liggen we qua visuele doorvertaling op één lijn? Wanneer blijkt dat jullie verschillende beelden hebben bij het projectresultaat, kan in deze fase nog teruggestapt worden naar de initiatie- of definitiefase om mogelijke ontbrekende informatie alsnog boven water te krijgen.

4. Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. In sommige - met name wat kleinere projecten - is een formele voorbereidingsfase wellicht overbodig. Het gaat erom dat duidelijk is wat er moet gebeuren in de realisatiefase, door wie en op welk moment. In deze fase worden bijvoorbeeld briefings, realisatieschema’s, draaiboeken, scripts, productieplannen en instructies verspreid naar desbetreffende personen. In de ‘online wereld’ gaat het dan om voldoende toegang tot alle accounts, opschonen en (her)inrichten van data, campagnestrategieën uitwerken en het uitwisselen van alle bestanden die relevant kunnen zijn voor onlinemarketingcampagnes.

5. Realisatiefase

Hier wordt het project écht zichtbaar. Er wordt een start gemaakt met de eerste werkzaamheden. Voor mensen van buitenaf lijkt het alsof het project nu pas gestart wordt, terwijl er in eerdere fases al heel veel werk verzet is. Gedurende deze fase is het van belang dat de vaart erin blijft.

Als projectmanager merk je nu pas hoe belangrijk de voorgaande fases waren: het projectteam kan nu namelijk zeer doelgericht aan de slag met zijn of haar taken. Ook zal je merken dat de werkdruk toeneemt, omdat er nu veel adhoc kwesties aan het licht komen die ter plekke opgelost dienen te worden. In deze fase is het verstandig om in het hoofdstuk communicatie in je projectplan meerdere contactmomenten in te lassen met je opdrachtgever. Hier ga je merken hoe afhankelijk je van elkaar bent: levert de een te laat op, dan schuiven de werkzaamheden van de ander op. De projectplanning kan visueel worden gemaakt middels een GANNT-chart waarbij kritieke paden aan elkaar gelinkt zijn: hierdoor wordt ook duidelijk waardoor oplevering van een mijlpaal mogelijk uit kan lopen.

‘Last but not least’: nazorg

In deze fase wordt alles geregeld om het projectresultaat te behouden. Het kan namelijk voorkomen dat de projectbewaking overgedragen dient te worden naar de opdrachtgever of dat een project simpelweg ten einde komt. Denk in deze fase aan een evaluatie van het project, het schrijven van een projectverslag, een overdracht en het opheffen van het projectteam. De kunst is om niet te snel over deze fase heen te lopen: besef dat de kans groot is dat de opdrachtgever verder werkt met jouw project. Archiveer het project zonder losse eindjes, anders blijf je nog vragen krijgen in de loop van de maanden.

Na elke fase is er een beslismoment in samenwerking met de opdrachtgever én worden de GROKIT-factoren onder de loep genomen. Het GROKIT-model is gebaseerd op het watervaleffect: eenmaal in de realisatiefase is het lastig om nieuwe ideeën aan te dragen, aangezien werkzaamheden al in vergevorderd stadium zijn. Kern van het 6-fasenmodel is ‘eerst denken en dan pas doen’.

Het besturen van een project met behulp van GROKIT

Wanneer je een projectmanagementmethode toepast, verklein je de kans op niet-slagen. Een voorbeeld van zo’n methode is GROKIT. In elke projectfase terecht toets je het project met behulpt van GROKIT-factoren. GROKIT staat voor Geld, Risico’s, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd. Je bekijkt elke factor afzonderlijk en beoordeelt of deze gewijzigd is ten opzichte van de vorige fase. Mochten er, ondanks al het voorwerk, toch (grote) veranderingen zijn (er is bijvoorbeeld een nieuw risico gesignaleerd of er is een projectmedewerker uitgevallen die vervangen moet worden door een zzp’er met een duurder uurtarief dan begroot) dan bespreek je deze samen met de opdrachtgever. De volgende fase gaat pas in bij akkoord op de (mogelijke) veranderingen in de begroting en/of planning.

Deze GROKIT-factoren zorgen ervoor dat elk segment binnen projectmanagement gedekt is.

Projectplan: een inhoudsopgave

De inhoudsopgave van een projectplan kan per grootte van project verschillen, maar onderstaande lijst is een basale opsomming van hoofdstukken die in elk project terug zouden moeten komen. Per hoofdstuk een korte toelichting:

Aanleiding
Waarom gaan we dit project samen doen?

Projectopdracht
Hier definieer je de probleemstelling, doelstelling en het verwachte projectresultaat (= projectopdracht). Daarnaast bepaal je de scope: wat valt binnen het project en wat juist niet?

Relaties met andere projecten
Lopen er externe projecten die van invloed zijn op het project? De meeste uiteenlopende externe projecten kunnen namelijk van invloed zijn op jouw project. Ben ervan op de hoogte, soms heeft de opdrachtgever zelf niet in de gaten dat een extern project wel invloed heeft op jouw project.

Verandering in de lijnorganisatie
Wanneer het project gerealiseerd is, heeft de opdrachtgever dan voldoende draagvlak en capaciteit om het project intern te verwerken? Dit is niet direct de verantwoordelijkheid van de projectmanager maar het heeft wel invloed op het succes van het project. Wanneer een doelstelling van een onlinemarketingcampagne het aandragen van 500 leads per maand is, maar de opdrachtgever kan deze 500 leads praktisch gezien niet verwerken, dan is het project aan de projectmanagerskant wel succesvol, echter zit de opdrachtgever met een (luxe)probleem.

Voorstel projectorganisatie
Wie is je projectteam en welke organisaties, bedrijven of partners maken deel uit van het project? Stel ze in dit hoofdstuk voor. Hier kunnen ook stakeholders aan toegevoegd worden door middel van een stakeholder matrix (op basis van belang en invloed die ze op het project kunnen uitoefenen).

Fasering en planning
Activiteiten kunnen weergegeven worden in een GANNT-chart, dit geeft je een overzicht van toekomstige, actuele en afgeronde taken. Deze taken zijn allemaal met elkaar verbonden door middel van kritieke paden. Hiermee kun je aantonen dat iedereen van elkaar afhankelijk is en maak je elkaar verantwoordelijk voor de werkzaamheden.

Begroting
Per fase stel je een projectbegroting op. Een eerste begroting wordt opgesteld aan de hand van alle ingewonnen informatie in de initiatief- en definitiefase, maar zal gedurende de overgangsfases door de ‘G’ van GROKIT bijgesteld worden. In de eerste twee fases wordt het projectresultaat geschetst: het is daarom zeer belangrijk dat deze eerste twee fases volledig worden doorlopen. Mis je namelijk informatie, dan mis je posten op je begroting en moet je achteraf creatief zijn (of bijbegroten) om toch het gewenste eindresultaat te behalen.

Risicoanalyse
De in kaart gebrachte risico’s kun je prioriteren aan de hand van een risicoanalyse. Je zet alle risico’s onder elkaar en prioriteert de ‘kans’ en ‘ernst’ op een schaal van 1 tot 5. Vervolgens vermenigvuldig je kans x ernst, waarbij je minimaal 1 of maximaal 25 als uitkomst krijgt:

Wanneer je lijst af is, kun je actiepunten koppelen aan de hoogste risico’s:

  1. Reactief (je handelt pas als het risico er is).
  2. We hebben een plannetje (maar we doen nog niets).
  3. We gaan nu dingen doen, om het effect te minimaliseren.

Kwaliteitszorg
Hoe zorg je er als projectmanager voor dat de kwaliteit gedurende het hele project gewaarborgd blijft? In het geval van online marketing zou dat kunnen zijn door de inzet van gecertificeerde projectmedewerkers. Of je beslist bijvoorbeeld dat productfoto’s en/of banners aan minimale specificaties moeten voldoen (grootte, bestandsformaat, lengte). Kun je niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen? Dan kan deze kennis/ kwaliteit extern ingekocht worden en meegenomen worden op de projectbegroting.

Wijzigingsprocedure
Bij grotere projecten is het handig om dit hoofdstuk op te nemen. Wanneer je dit niet opneemt, mag iedereen wijzigingen indienen, wat het projectresultaat behoorlijk kan beïnvloeden. Maak daarom specifieke projectmedewerkers verantwoordelijk voor het indienen van wijzigingen. Deze medewerker kan dan op voorhand al een selectie maken van wijzigingen, die vervolgens pas op het bordje van de projectmanager terechtkomen.

Communicatie
Hierin leg je vast hoe bottom-up en top-down gecommuniceerd kan worden tussen opdrachtgever, projectmanager en projectmedewerkers. Projectvergaderingen, maandelijkse voortgangrapportages tot wekelijks ingeplande calls met de opdrachtgever kunnen hierin vastgelegd worden. Door deze communicatiestromingen te reguleren voorkom je miscommunicatie, onduidelijkheden en verwarring.

Daarom projectmanagement!

Het toepassen van een projectmanagementmethode geeft je een houvast en meer garantie om het beoogde projectresultaat te behalen. Ook creëer je transparantie naar alle betrokken partijen en kent iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden binnen het project. De initiatie- en definitiefase leg je vast in een projectplan dat als dynamisch handboek fungeert gedurende de projectperiode. De GROKIT-factoren op hun beurt helpen je om het project gedurende de faseovergangen te bewaken. That’s it, succes!

Credits afbeelding: NikolayFrolochkin, licentie: CC0 (Publiek domein)

Delen

0
1


Er zijn 6 reacties op dit artikel

  • Duidelijk verhaal Jaimy. Op de HAN opleiding communicatie ( en Engelstalige variant communication studies) is het schrijven van een project plan onderdeel van de opleiding van de studenten. Goed te lezen dat jij het toepast. Heb je wellicht (geanonimiseerde) voorbeelden van een projectplan ter inspiratie van onze studenten ( en het bewijs dat het ook echt toegepast wordt)?

    geplaatst op
  • Hi Dirk, bedankt voor je reactie. Helaas heb ik hier geen geanonimiseerde voorbeelden van.

    geplaatst op
  • Hi Jaimy,
    Volledig mee eens dat het prettig is om houvast te hebben tijdens een project, al vind ik dit vrij traditionele manier van het managen van projecten. Het klopt dat het werkt, maar wanneer krijgt de opdrachtgever iets te zien? Pas aan het eind van het project?

    Wat ik zie is een gat tussen realisatie en nazorg. Jij hebt het over een online project met een doelstelling van bijvoorbeeld 500 leads. Om aan de 500 leads te komen, moet er gemeten en bijgestuurd worden na "oplevering" van het project. En dat heeft tijd nodig, weken, zo niet, maanden.

    Dit wordt in mijn ogen te weinig aangeduid in dit artikel en lijkt het alsof het project is afgerond na oplevering, de projectmanager alleen druk is met administratieve handelingen als projectverslag en opheffen van het team.
    Ik ben erg benieuwd naar jouw visie.

    geplaatst op
  • He Jeroen, bedankt voor je reactie en geef graag antwoorden op je vragen.

    Een opdrachtgever krijgt iets te horen of te zien o.b.v. hetgeen je met diegene afstemt. Je zou bijvoorbeeld in het hoofdstuk communicatie van je projectplan af kunnen spreken dat je 1 x in de twee weken de voortgang van het project bespreekt (behandelen van alle GROKIT-factoren per mail, telefonisch, of in een kort verslag). Ook zou je hierin tussentijdse conceptvarianten kunnen voorleggen wanneer je in de ontwerp fase zit. In de regel geldt eigenlijk, wanneer het nodig is om te bespreken, maak het bespreekbaar. Je kunt beter ergens teveel over communiceren dan achteraf opmerkingen te krijgen als 'als ik dat toch geweten had...'.

    De realisatie fase kan weken al dan niet maanden duren. Als projectmanager plan je de realisatie dusdanig lang in om je doelstelling te bereiken. Deze tijd plan je in en kosten zijn begroot. Tijd heeft een grote invloed op je begroting, een specialist 1 week of 1 maand inhuren scheelt nogal. In de realisatiefase kan er tijdens voortgangsgesprekken met je opdrachtgever naar voren komen dat je project meer tijd nodig heeft om de doelstelling te realiseren. Samen overleg je in hoeverre je het project verkort of verlengd wanneer nodig. De nazorgfase is er puur om het project netjes af te ronden, denk aan het opheffen van het projectteam, een evaluatie, verwijderen van toegangen en archivering.

    Hoop dat ik hiermee je vragen iets meer diepgang heb kunnen geven :)

    geplaatst op
  • ik ben eigenlijk opzoek naar een online projectmanagement-tool heb je hier tips of kan je me verwijzen naar een goed pakket?

    Gr Herold

    geplaatst op
  • Hi Herold, Teamwork vind ik persoonlijk een fijne tool!

    Gr. Jaimy

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.