KiKabouw, een praktische toepassing van SCRUM

KiKabouw, een praktische toepassing van SCRUM

Eind maart was Nederland getuige van de TV-uitzending van KiKabouw, een fondsenwervende actie voor een fantastisch goed doel: de komst van het Prinses Maxima Centrum voor Kinderoncologie. In korte tijd werd door KiKa ruim 7 miljoen euro ingezameld. Vanuit Mobillion realiseerden wij de hiervoor benodigde online infrastructuur. Het was een complex ontwikkelproces, niet alleen door de integratie van vele methoden om bij te dragen, maar vooral doordat bij de start van het project nog veel acties niet bekend, laat staan uitgekristalliseerd, waren. Juist daarom werd gekozen voor Scrum als projectmanagementmethode.

Deze gastbijdrage is geschreven door Carlo van Herwaarden, creative director bij Mobilion.

Over de actie

In de zomer van 2012 besloot KiKa een grote, nationale actie op te zetten om de bouw van het Prinses Maxima Centrum mogelijk te maken en daarmee een uniek Europees centrum voor Kinderoncologie in Nederland te realiseren. De vraag aan alle Nederlanders was daarbij simpel: “Draag je steentje bij door voor € 5,- een steen te kopen.’
Kern van de actie was een TV-uitzending. Daarnaast werden andere bijdragemogelijkheden gecreëerd waarvoor de afhandeling vooral online plaats moest vinden. Aan ons werd de vraag voorgelegd of we de daartoe benodigde actieplatformen konden bouwen.

Overwegingen

Omdat bij de start, in het najaar van 2012, alleen in hoofdlijnen bekend was wat er opgeleverd moest worden, leende een traditionele aanpak volgens de Waterfall-methode zich niet voor dit project. Niemand wist wat er precies opgeleverd moest worden. Ondanks die onzekerheid moest er een budget bepaald worden en stond de opleverdatum vast. Kortom, een avontuurlijk traject, want het stond bij voorbaat vast dat er gedurende het project nog veel kon veranderen.

Scrum stelde ons in staat om met KiKa op te trekken in het ontwikkeltraject. We konden de benodigde flexibiliteit garanderen en het voortschrijdend inzicht van beide partijen toepassen. Voor KiKa betekende het natuurlijk wel dat ze er op moesten vertrouwen dat we dit project aankonden en ze aan het eind opgeleverd kregen wat ze nodig hadden en liefst een beetje meer. Maar de Scrum-methode is gelukkig heel transparant en past juist daardoor uitstekend bij de werkwijze en cultuur van goede doelen.  We zijn vooral partner, in plaats van leverancier.

We hebben 6 zogenaamde ‘sprints’ afgesproken, die telkens een periode van een week bedroegen. Aan het eind van zo’n week was er een fase afgerond en konden we samen evalueren en de prioriteiten voor de volgende sprint vaststellen. In een paar weken stond er een compleet platform, waarbij er na iedere stap al een werkende site werd opgeleverd. Een omgeving die dus gaandeweg completer werd.

Scrum blijkt zeer goed te werken in een project als dit. Vaak ontstaan er bij de traditionele werkwijze toch twee werkelijkheden, één bij de klant en één bij de bouwers, waardoor er bij oplevering aan beide zijden teleurstelling is over het eindresultaat. Nu hebben we dat kunnen voorkomen. Scrum biedt, meer dan andere ontwikkelmethoden, de mogelijkheid om de wederzijdse verwachtingen te managen en tegelijk het budget te bewaken door de kosten voor aanpassingen en aanvullende wensen onder controle houden. 

In 6 weken tijd hebben we uiteindelijk alles gebouwd, tussen oktober en december 2012. We gingen er toen namelijk nog van uit dat alles halverwege december live zou gaan.

Ontwikkelen

Onderweg kwamen we wel uitdagingen tegen. Prioriteiten stellen is lastig als er over deeltrajecten geen definitieve besluiten genomen kunnen worden omdat de ideeën of samenwerkingsverbanden nog altijd in ontwikkeling zijn. Daar zijn we wel in geslaagd door ons strak aan de methodiek te houden. 

Idealiter wordt aan klantzijde iemand volledig vrijgemaakt voor een dergelijk project. Maar een klein goed doel als KiKa kan zich dat natuurlijk niet veroorloven. Gelukkig hebben de mensen bij KiKa het erg goed opgepakt, ook  al hadden ze geen enkele ervaring met een dergelijk traject. Uit die betrokken samenwerking is iets moois ontstaan.

We zijn de bouw begonnen met de kern van het concept, het kopen van steentjes. In latere sprints zijn onder andere de module voor mensen die eigen acties wilden opzetten, de website voor het belpanel tijdens de TV-avond, de module voor acties van bedrijven en de tenslotte de flessenactie voor kinderen toegevoegd. Vooral bij die laatste functionaliteit bleef het lange tijd onduidelijk wat er nodig was, omdat de verschillende supermarktketens andere behoeften hadden.

De KiKabouw-flessenactie

De TV-avond

De TV uitzending kwam op 27 maart. Om het maximale rendement uit deze TV-avond te halen, werd besloten om naast het 0800-nummer (waarnaar mensen konden bellen om stenen te kopen) ook het adres van de website te communiceren. Als de lijnen dan overbezet waren, konden mensen ook via de website stenen kopen. Voor ons was die avond met name spannend omdat we tevoren geen exact idee hadden met welke piekbelasting we rekening moesten houden. Tot die avond waren er wel al 200.000 stenen verkocht, maar dat was geleidelijk gegaan. Dat is tijdens en net na de uitzending wel anders. Hoeveel mensen kijken er en zullen tegelijk gaan reageren?

Je wilt de kosten, zeker voor een goed doel, beperkt houden, maar anderzijds weet je wel dat er mogelijk bijzonder veel capaciteit nodig is. We hadden vooraf scenario’s doorgenomen en waren we daar dus goed op voorbereid. Door kritieke componenten - zoals de actiewebsite en de website voor het belpanel - te splitsen, was het uitvalrisico door overbelasting, het horrorscenario, beperkt. Daarnaast hadden we heel wat extra servercapaciteit achter de hand en als alles dan toch nog mis zou gaan, hadden we ook nog een ‘paniekpagina’ achter de hand.    

Uiteindelijk is het een fantastische avond geworden. Alle voorzorgsmaatregelen die we getroffen hadden, bleken in de praktijk ook nodig. Zo bleek de verwerking van de online betalingen en de interface met de payment provider de zwakste schakel in de keten. Het daadwerkelijk betalen van de stenen duurde dusdanig lang dat we de paniekpagina toen aan hebben gezet.

Het resultaat van de actie was geweldig en daar deden we het allemaal voor.  Tijdens de uitzending zelf is meer dan 2 miljoen euro opgehaald, mede dankzij de combinatie van stenen kopen via het belpanel en via de website.

Lessen voor de toekomst

KiKabouw heeft ons veel geleerd over de praktische toepassing van Scrum. Het belang van keuzes maken, de prioriteitenlijst zuiver houden in soms hectische omstandigheden. Uitdagingen waren er ook. De toepassing van Scrum zorgt als leverancier voor een veel directere betrokkenheid bij de actie. Dat is goed voor het resultaat, maar het maakt het wel lastiger om grenzen af te bakenen. Wanneer is het project nu echt afgerond?

Zo hadden we er tevoren  geen rekening mee gehouden dat er uiteindelijk nog ruim twee maanden zouden zitten tussen de opleverdatum en de daadwerkelijke start van de campagne. Dat is een lange periode, waarin mensen natuurlijk verder denken, nieuwe wensen hebben en aanpassingen willen. Dat was niet  voorzien. In de toekomst gaan we daar vooraf wel duidelijkere afspraken over maken, bijvoorbeeld door een sprint achter de hand te houden.

Een ander toekomstig punt van aandacht is de nazorg. De actie houdt immers niet op bij oplevering. Die begint dan pas. Na de TV-uitzending doen zich allerlei kleine issues voor zoals dubbele afschrijvingen en vragen over mislukte transacties, die uiteindelijk veel tijd vergen om netjes op te lossen. Voor KiKa zijn het vragen die vaak onmogelijk te beantwoorden zijn, dus vergt het aan onze zijde nog een forse inspanning. Het is de prijs van succes, maar ook dit zullen we in de toekomst beter moeten voorzien.

Betrokkenheid

Het toepassen van Scrum blijkt echter nog een groot, bijkomend voordeel te hebben. Door de intensieve samenwerking met KiKa zijn de leden van het projectteam als collectief ontzettend betrokken geraakt bij de gehele campagne. Iedereen voelt zich oprecht verantwoordelijk voor het eindresultaat. We hebben als team dan ook ontzettend meegeleefd met KiKa. Wat natuurlijk ook erg prettig is voor de onderlinge werksfeer.

Advies voor goede doelen

Tot slot zou ik organisaties nog één advies mee willen geven als ze een dergelijk project overwegen. Begin ruim op tijd, zoek een partner die met je meedenkt en je bij de ontwikkeling, ook gedurende het traject,  betrekt. Want dat is de grootste winst van de Scrum-methode geweest: de verregaande samenwerking, een echte bundeling van kennis en ervaring!


Geplaatst in

Delen

0
0


Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.