De complete handleiding om een online evenement te organiseren #spon

De complete handleiding om een online evenement te organiseren #spon
, bbp.nl
@BBPMediaNL

Door de coronacrisis en de continu veranderende maatregelen, zoeken steeds meer eventorganisatoren en marketeers naar een alternatief voor hun live-evenement. Niet gek dus dat we het aantal online evenementen in rap tempo zien stijgen. Een jaartje overslaan? Dat is namelijk vaak geen optie. De kans is groot dat je dan aan de aandacht ontsnapt. Maar waar begin je? 

Het organisatieproces verschilt best flink van dat van een live-evenement. Zo is de leadtijd korter, heb je andere expertises nodig en ligt de focus voor het grootste gedeelte op content en techniek. Daarom kan het zelfs voor de meest doorgewinterde eventorganisator een flinke kluif zijn om een succes te maken van een online event.

Congres- en evenementenlocatie NBC Congrescentrum heeft daarom een handig stappenplan samengesteld. Aan de hand van 40 stappen organiseer jij in no time een geslaagd online evenement. Van strategiebepaling en voorbereiding tot uitvoer en opvolging, je wordt van A tot Z door het organisatieproces heen geloodst.

Download het stappenplan op de website van het NBC Congrescentrum of lees hieronder de eerste 8 stappen.

First things first: je strategie bepalen

Stap 1. Wat is het doel?

Net zoals bij een live evenement is het zaak om eerst je doel vast te stellen. Begin met het waarom. Waarom organiseer je het? Wat wil je bereiken met je online evenement? Is het een vervanging van je live evenement? Een veel voorkomende doelstelling is bijvoorbeeld een bepaalde boodschap overbrengen of het binden van je doelgroep aan je merk of bedrijf. Probeer dit echter zo specifiek en meetbaar mogelijk te formuleren. Stel ook subdoeldoelstellingen op, bijvoorbeeld het aantal gewenste aanmeldingen of het aantal websitebezoekers. Zo kun je tussentijds bepalen of je op de juiste koers zit om jouw hoofddoel te behalen.

Breng in kaart wat er zou kunnen gebeuren als je het online evenement juist niet organiseert

Breng daarnaast in kaart wat er zou kunnen gebeuren als je het online evenement juist niet organiseert. Zo zijn veel evenementen jaarlijks terugkerend. Ondanks dat je jouw evenement momenteel misschien niet live kunt organiseren, zit jouw doelgroep er wel gewoon op te wachten.

Stap 2. Wie is je doelgroep?

Breng goed in kaart wie jouw deelnemers zijn. Wie wil je bereiken met je online evenement? Waar zitten zij op te wachten? In welke sectoren zijn zij werkzaam? Waar bevinden zij zich online en hoe kun je hen het beste op de hoogte brengen van jouw event?

Je doelgroep kan bijvoorbeeld bestaan uit je bestaande klanten en potentiële klanten. Maar misschien kun je jouw doelgroep bij een online evenement juist wel vergroten. Er is namelijk geen maximum capaciteit voor het aantal gasten, zoals wel het geval is bij een fysiek event op een locatie. Zo kun je ook besluiten om als extra doelgroep je leveranciers en ambassadeurs uit te nodigen. Of die ene nieuwe doelgroep aan te boren die je al een tijdje op je radar hebt.

Stap 3. Wat is je verdienmodel?

Bepaal – afhankelijk van je doel – de manier om jouw evenement terug te verdienen. Wellicht meet je het succes van jouw online evenement achteraf in het aantal nieuwe leads of nieuwe klanten. Misschien ben je juist afhankelijk van sponsorinkomsten of standhouders. Of verkoop je simpelweg tickets voor je evenement als voornaamste inkomstenbron.

Realiseer je ook goed dat een online evenement andere omzetmogelijkheden met zich meebrengt dan een live evenement. Zo kun je meer deelnemers faciliteren waardoor je de prijzen wellicht lager kunt houden. Of maak meerdere ‘treden’ in het aantal toegangstickets (brons, zilver en goud). Je kunt zelfs nog weken of maanden na dato je content ‘verkopen’. Er zijn legio mogelijkheden!

Stap 4. Hoeveel budget maak je vrij?

Een veelgehoorde opvatting is dat een online evenement veel goedkoper is dan een live evenement. Dat valt in de praktijk best wel mee. Natuurlijk, je bespaart flink op catering, personeel en locatiehuur. Dit budget verschuift echter naar techniek, camera’s en een streamingplatform. Je kunt het natuurlijk zo basic of over the top maken als je zelf wilt. Kies je voor de keukentafel of maak je indruk in een echte eventstudio? Bepaal aan de hand van je doel en je verdienmodel hoeveel budget je vrij wilt maken.

Tip: bespaar niet op techniek of specialisten

Een online evenement is vele malen foutgevoeliger dan een live evenement. Waar het bij een live event niet veel invloed heeft wanneer een microfoon even uitvalt of het programma uitloopt, kan dit bij een online evenement desastreuze gevolgen hebben. Zorg daarom dat je niet bespaart op techniek en technische kennis!

Stap 5. Wat is de rolverdeling en welke expertise heb je nodig?

Het organiseren van een online event vereist andere kennis dan de organisatie van een live event.  Door de toevoeging van het digitale element zijn er veel nieuwe rollen bijgekomen in het organisatieproces, zoals AV-specialisten, moderators en IT-specialisten. Ook wordt de rol van de online marketeer belangrijker en intensiever. Zorg er daarom voor dat je kritisch kijkt naar de rolverdeling en het projectteam. Ga je alles zelf doen? Of omring je jezelf met de juiste specialisten? Breng goed in kaart welke kennis je reeds bezit en welke ontbreekt.

Drie tot zes maanden van tevoren

Stap 6. Kies het format

Nu je de basisbeginselen van jouw online event helder voor de geest hebt, is het zaak om te bepalen hoe je dat in de praktijk gaat uitvoeren. Er zijn verschillende vormen van online evenementen die je kunt hanteren. Om een juiste keuze te maken, kijk je naar het doel en de doelgroep van je evenement. Is het belangrijk dat er een boodschap overgebracht wordt? Kies dan voor presentaties, interviews of een paneldiscussie. Is het juist belangrijk dat er veel interactie ontstaat? Dan is een Q&A of webinar wellicht beter geschikt.

Daarnaast is het in deze fase belangrijk om stil te staan bij de kijkervaring van jouw deelnemers en mate van interactie. Kies je voor een ‘simpele’ stream waar via de deelnemers het event kunnen volgen? Of wil je echt een online platform gebruiken waarop je deelnemers nog meer kunnen doen, zoals netwerken of exposanten bezoeken? Een platform kan je een hoop rust en overzicht geven op de dag van uitvoer. Ook wanneer je meerdere break-outsessies opneemt in je programma is een eventplatform raadzaam.

Bepaal daarnaast hoe je wilt dat jouw online event op beeld overkomt. Wil je het event vanuit je kantooromgeving streamen of wil je een professionele eventstudio gebruiken? Wil je alle programmaonderdelen in dezelfde ruimte opnemen of wil je variëren? Realiseer je dat de details online veel meer opvallen, dus een goede stream en een strakke studio zijn wenselijk.

Stap 7. Stel de datum en de duur vast

Het is wellicht een open deur, maar hier komt ‘ie alsnog: bepaal tijdig op welke datum jouw evenement gaat plaatsvinden. Zo kun je de leveranciers en betrokken partijen ook beter sturing geven.

Bepaal tijdig op welke datum jouw evenement gaat plaatsvinden

Iets dat misschien minder voor de hand ligt is het bepalen van de duur van je online evenement. Waar een fysiek event doorgaans zo’n acht uur duurt, zijn online events vaak korter. Een duur van één tot drie uur is aan te raden. Zo blijven de deelnemers beter geconcentreerd. Kijkend naar een scherm is het namelijk veel lastiger om geboeid te blijven dan fysiek in een zaal.

Stap 8. Bepaal een thema

Als je wilt dat jouw deelnemers je boodschap onthouden, is het handig om een overkoepelend thema voor je online event te kiezen. Alle sessies, content en marketinguitingen kunnen dan in dit thema worden gegoten. Zowel inhoudelijk als qua huisstijl. Dit geeft jouw organisatieteam houvast en creëert tegelijkertijd herkenbaarheid bij de deelnemers.
 

Wil je alle 40 stappen lezen?

Download het complete stappenplan op de website van het NBC Congrescentrum.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met congres- en evenementenlocatie NBC Congrescentrum


Geplaatst in

Delen



Er zijn 0 reacties op dit artikel