De belangrijkste ontwikkelingen voor de digitale werkplek

De belangrijkste ontwikkelingen voor de digitale werkplek

De digitale werkomgeving is volop in ontwikkeling. Waar het vroegâh op een intranet vooral draaide om centrale toegang tot gedeelde bestanden, krijgt het steeds meer de vorm van een intern communicatieplatform (met sociale features). Wat Mary Meeker is voor de technologische ontwikkelingen is Jane McConnell voor de wereld van het intranet. Jaarlijks publiceert zij de belangrijkste trends op het gebied van intranet. Dit jaar voor de zesde maal. In deze blog beschrijven we de hoofdlijnen uit het rapport “Digital Workplace Trends 2012” (n=456).

De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.

Het rapport behandelt de trends voor de digitale werkplek aan de hand van de volgende drie dimensies:

  • The managed dimension contains approved, official content and enterprise applications.
  • The social collaborative dimension has structured team places, self-organizing community places and user-generated content.
  • The mobile dimension offers services and information to the workforce via mobile devices.

 

Trends voor “The Managed Dimension”

Informatie vinden blijft problematisch
Het beschikbaar stellen van de informatie zodat die zo makkelijk mogelijk te vinden is voor de werknemers blijft ook dit jaar weer een uitdaging. Maarliefst 4 op de 10 ‘vooroplopende’ organisaties geven aan niet tevreden te zijn met de zoekfunctie, en ontevreden is over de resultaten. Vooruitstrevende organisaties zijn die bedrijven die hun werknemers sterk betrekken bij het optimaliseren van de vindbaarheid van informatie, en daarbij bijvoorbeeld de gedane zoekopdrachten te analyseren. Oplossingen die zij hanteren om de vindbaarheid te vergroters zijn o.a. het taggen van informatie, de integratie van sociale functionaliteiten en het gebruik van user-generated content.

De digitale werkplek ondersteunt de klantenservice
Steeds meer organisatie gebruiken hun digitale werkplek als middel om de klantenservice te ondersteunen. Bijvoorbeeld door real-time informatie beschikbaar te kunnen stellen, zodat er snel gehandeld kan worden door de service medewerkers.

Trends voor “The social collaborative dimension”

Social collaboration nog altijd in expirimentele fase
Het aantal organisaties dat experimenteert met sociale technologieën groeit. Daar tegenover staat dat het percentage van organisaties dat na het experimenteren social collaboration organisatiebreed invoert gelijk is gebleven (niveau 8%). Het afgelopen jaar was dan ook niet zozeer het jaar van de groei, maar vooral waarin de verandering werd gefaciliteerd. Vooruitstrevende organisaties benadrukken dat het belangrijk is om programma’s ten behoeve van het bewustzijn in te voeren.

Kennisdeling belangrijkste voordeel
Het onderzoek vroeg hiervoor organisaties naar de belangrijkste voordelen die zij ervaren bij de implementatie van sociale technologieën. Daaruit kwam naar voren dat kennisdeling op 1 staat, gevolgd door toegenomen betrokkenheid en de mate waarin werknemers beter op de hoogte zijn. Meer concrete metrics, zoals kostenbesparing en een verkorte time-to-market, staan beduidend lager op de lijst.

Belangrijkste bijdrage aan strategische doelen, verdeeld over de drie dimensies

Naast de kwaliteit van de informatie blijft de beveiliging de grootste zorg. Dit jaar steken er ook een aantal nieuwe zorgenkindjes de kop op: de invloed van sociale platformen op de organisatiestructuur, de cultuur van de ‘digital natives’ en de meertaligheid.

Investeringen zullen stijgen
De helft van de organisaties geeft aan de investeringen in sociale technologieën dit jaar te willen opvoeren. De investeringen onder organisaties die niet voorop lopen zijn over het algemeen groter.

Trends voor “The mobile dimension”

Belang van mobiel neemt toe
Het ontsluiten van de digitale werkplek binnen het mobiele kanaal had in 2011 nog geen prioriteit. Slechts 7% van de organisaties gaf aan dit belangrijk te vinden. In 2012 komt daar verandering in. Voor komend jaar geeft 3 op de 10 van de organisaties aan meer te willen investeren in mobile. Meer dan 8 op de 10 vooruitstrevende organisaties investeert in kleine of grote mate meer in mobiel komend jaar.

Bijzonder is dat organisaties met veel mensen die niet direct toegang tot het intranet hebben, heldere doelen kunnen formuleren voor een mobiel intranet. Een mobiel intranet is meestal gebaseerd op het optimaliseren van het bestaande platform voor mobiel. Locatiegebaseerde intranetdiensten bevinden zich nog in een heel vroeg stadium (45% heeft geen plannen in deze richting). Voor de meeste organisaties hebben mobiele diensten via intranet geen hoge prioriteit. Daarentegen hebben 35% van de respondenten al mobiele diensten voor externe klanten (internet). Beveiliging en kosten zijn de grootste drempels om aan mobiel intranet te werken.

IT leidend
Het onderzoek toont aan dat voor veel organisaties de IT nog altijd leidend is als het gaat om het ondersteunen van mobiel. De doelen van de mobiele strategie komen vandaar vooral neer op het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de communicatiestromen. Meest populair (lees: meest gebruikte/geïmplementeerd) zijn het bedrijfsnieuws en ‘t smoelenboek.

Organisaties die voorop lopen met de ontwikkeling van hun mobiele digitale werkplek behalen vooral winst met sociale- en samenwerkingstools. Dit wordt bevestigd door Noel Eckhart, Countrymanager van Projectplace Nederland: “We hebben gemerkt dat onze gebruikers in de mobiele app toegang willen hebben tot de meest gebruikte functies van Projectplace, zoals documentbeheer.”. Zo kunnen gebruikers met de app van Projectplace hun documenten lezen en becommentariëren, zien met welke documenten collega’s aan de werk zijn, documenten opslaan op mobiele apparatuur om ze offline te lezen en recente wijzigingen bekijken.

Conclusie

Het rapport sluit af met het kopje governance, een thema wat McConnell al jaren onderstreept. De uitdaging voor organisaties blijft om de digitale integraal en organisatiebreed te integreren. Om dit te bewerkstelligen richten steeds meer organisaties een speciale raad op die cross-channel strategische beslissingen nemen. “This facilitates coordinated decision-making for the intranet, collaborative spaces, social tools, external web sites and external social networking platforms”, zo verwoordt het rapport mooi.

Waar traditioneel communicatie en IT hierover beslissen, wordt dat in toenemende mate ook door HR- en Kennismanagement gedaan. Het business management is hier helaas nog zelden bij betrokken. Op dit moment is het dus nog duidelijk geen ‘business as usual’.

Rest nog de vraag hoe je als organisatie nu voorop kunt lopen met je digitale werkplek. Naast de eigenschappen van vooruitstrevende organisaties zoals die hierboven genoemd worden, geeft het rapport de volgende ‘tips’:

  • Leadership class organizations are more likely to have a holistic approach to strategy, governance and design.
  • Leadership class organizations are more people-oriented in their intranet or digital workplace
  • Governance frameworks are anchored in “business as usual”.

Delen

0
0


Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.