Social media als universitaire lijm

Toen ik twee jaar geleden als social media redacteur bij de Radboud Universiteit Nijmegen begon, lag de nadruk van mijn functie op de positionering van de universiteit en het goed informeren van scholieren bij hun studiekeuze. Dit is een logische keuze: reputatie en social media zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden en een juiste studiekeuze is zowel voor scholier als universiteit een prettig vooruitzicht.

Deze gastbijdrage is geschreven door Steven den Boer in de aanloop naar het Nationaal Congres Onderwijs & Sociale Media. Steven is Social Media Redacteur bij de Radboud Universiteit Nijmegen.

Alhoewel die nadruk er nog steeds is, zijn de vragen vanuit de universiteit ondertussen meer divers geworden. Binnen de organisatie ontstaan vragen, waarbij sociale netwerken soms een ondersteuning kunnen bieden voor het antwoord. Social media zijn zeker niet het antwoord op alles en soms is de beslissing om geen ‘sociale’ oplossing te gebruiken de juiste. Advertenties worden bijvoorbeeld vaak niet gewaardeerd door consumenten en indien er geen webcaremedewerkers zijn die de interactie ondersteunen, kan het flink mis gaan. Toch zijn er wel steeds meer vraagstukken waarbij een sociaal element een waardevolle toevoeging kan zijn voor een universiteit, waarvan hier enkele voorbeelden.

Interne communicatie

Het intranet is in veel organisaties een statische omgeving waar alleen nieuws en arbeidsvoorwaarden te vinden zijn. Wanneer er op nieuwsberichten kan worden gereageerd, kan de organisatie direct leren hoe medewerkers of studenten ergens over denken. Maar als medewerkers dan ook nog zelf nieuws kunnen verspreiden van hun afdeling, kunnen ze met trots hun projecten tonen. Bovendien is er de kans dat met meer dan 5.000 medewerkers, er iemand anders meeleest die zijn of haar expertise hiervoor kan inzetten en zich aan kan sluiten.

Samenwerken

Universiteiten zijn van oorsprong grote en logge instanties, waar bureaucratie hoogtij viert. Kunnen zaken daarom niet sneller en minder bureaucratisch uitgevoerd worden? Projecten die door meerdere afdelingen worden uitgevoerd, kunnen door diverse middelen sneller en praktischer uitgevoerd worden. Denk aan groepen die kunnen discussiëren en informatie kunnen delen in Yammer, samen aan hetzelfde bestand werken in Google Docs of (team)vergaderen via Skype of Google+.

Crisiscommunicatie

Moerdijk, Alphen aan den Rijn, schietpartijen op de campus. Bij een grote crisis wordt steeds meer zichtbaar hoe belangrijk de communicatie is, zowel ter plaatse als voor de buitenwereld. Twitter heeft hierin een belangrijke rol ingenomen, vanwege de snelheid en openbaarheid waarmee informatie verspreid kan worden. Hierbij is het belangrijk dat Twitter een aanvulling is op bestaande middelen: de sms-functie naar medewerkers, het omroepsysteem in gebouwen en de woordvoerder voor de pers blijven even belangrijk. Wat wel verandert is dat Twitter ingezet wordt om sneller updates te geven dan ‘het persbericht de volgende dag’ en dat via Twitter het publiek een bijdrage levert aan de informatievoorziening.

Onderwijs

Systemen als Blackboard en Osiris geven niet de middelen waar studenten en docenten om vragen. Gevolg: docenten communiceren via Twitter en plaatsen documenten op Dropbox en studenten wisselen onderling informatie uit als ze ’s avonds achter Facebook zitten. Een goed voorbeeld is Student 2.0, waar studenten zelf de technische middelen aandragen die voor hen het beste werken tijdens hun studie. De technische vooruitgang gaat vaak zo snel, dat universiteiten achterlopen in het uitzoeken van middelen en het implementeren hiervan.

Kennis delen

Onderzoeksresultaten hebben vaak een embargo, zodat de universiteit een persbericht kan voorbereiden. Maar het gebeurt steeds vaker dat wetenschappers zelf hun resultaten online delen in specifieke fora of op Twitter. De kennis wordt steeds meer openbaar gedeeld, waardoor universiteiten soms opnieuw hun beleid moeten bepalen hoe hiermee om te gaan.

Wat bij bovenstaande voorbeelden opvalt, is dat de sociale middelen door iedereen geïnitieerd kunnen worden. Soms komt een universiteit zelf met een sociaal intranet zoals Yammer, maar het kan evengoed een individu of afdeling zijn die er uit zichzelf mee begint. Dergelijke initiatieven kunnen heel goed werken en met name als de universiteit de medewerker of afdeling hierin beloont. Daarom is het van belang voor alle instellingen om goed te weten wat er binnen je organisatie speelt, zodat je in kan spelen op de behoeftes. Hoe kom je erachter wat er binnen je organisatie speelt? Juist.