Van Excel naar boekhoudsoftware: een praktisch stappenplan
Veel ondernemers starten met een Excel-bestand en een schoenendoos vol bonnen. Logisch, het is laagdrempelig en je hebt alles zelf in de hand. Tot je groeit, je meer facturen verstuurt en btw-aangiftes complexer worden. Dan sluipen er snel fouten in formules, raken versies door elkaar en kost het bij elkaar zoeken van cijfers ineens uren die je liever aan klanten besteedt.
Excel is sterk voor ad-hoc berekeningen, maar een boekhouding vraagt om consistentie, een audit trail en automatisering. Denk aan regels voor btw-tarieven, automatische matching van betalingen op facturen, herinneringen sturen en het vastleggen van wie wat wanneer heeft aangepast. Zonder die structuur wordt elk kwartaal afsluiting een race tegen de klok, en is sturen op cash flow lastiger dan nodig.
Wat heb je nodig voor een soepele overstap
Overstappen is vooral een kwestie van goed voorbereiden. Hoe beter je vertrekpunt, hoe soepeler de landing in je nieuwe systeem. Inventariseer wat je hebt, bepaal wat mee moet en leg vast hoe je straks werkt.
Verzamel je data
Breng alle onderdelen samen: klanten- en leveranciersgegevens, product- of dienst codes, openstaande verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften, bonnetjes en contracten. Controleer op dubbelen en inconsistenties, zoals klanten die in hoofdletters en kleine letters dubbel voorkomen.
Richt je grootboek logisch in
Een helder rekeningschema voorkomt zoekwerk. Gebruik duidelijke namen voor omzetstromen, kostenposten en balansrekeningen. Sluit aan bij hoe jij over je bedrijf denkt. Verkoop je abonnementen en eenmalige projecten, splits die omzet dan, zodat je later eenvoudig kunt analyseren.
Openstaande posten op orde
Maak een overzicht van alle nog te ontvangen en te betalen bedragen. Noteer factuurnummer, datum, relatie, bedrag en btw. Dit vormt straks de basis voor je debiteuren- en crediteurenbeheer in de software.
Historische cijfers en beginbalans
Bepaal per wanneer je overstapt en maak een beginbalans: een momentopname van je bezittingen, schulden en eigen vermogen. Voeg hier ook voorraden, investeringen en afschrijvingen aan toe. Hoe scherper deze start, hoe betrouwbaarder je rapportages worden.
Koppelingen en workflows
Kies software die past bij je ecosysteem, zoals een bankkoppeling, btw-aangifte vanuit het pakket, scan-en-herken voor bonnen en integraties met webshop of kassa. Platformen zoals e-Boekhouden.nl ondersteunen dit soort koppelingen, waardoor repeterend handwerk verdwijnt en je minder fouten maakt.
Stappenplan in zeven concrete stappen
1. Bepaal je overstapmoment
De eerste dag van een nieuw kwartaal is overzichtelijk, maar wachten is niet altijd nodig. Kies een datum die past bij je planning en zorg dat alles tot die dag is verwerkt. Vanaf dat moment boek je alleen nog in de nieuwe omgeving.
2. Maak je rekeningschema aan
Leg je grootboekrekeningen vast en koppel btw-codes. Houd het simpel, je kunt later verfijnen. Zorg dat omzet, kosten, bank, kas, debiteuren, crediteuren en btw duidelijk herkenbaar zijn.
3. Importeer stamdata
Laad je relaties, producten en artikelgroepen in. Controleer btw-nummers, e-mailadressen en IBAN’s. Bespaar jezelf latere correcties door nu schoon te werken.
4. Zet de beginbalans en historische posten over
Boek je beginbalans op de gekozen datum en voeg waar nodig tussenrekeningen toe voor openstaande facturen en bank verschillen. Importeren kan vaak met een CSV-bestand. Test met een kleine set voordat je alles tegelijk doet.
5. Importeer openstaande facturen
Zowel verkoop- als inkoopfacturen die nog niet zijn betaald zet je in het systeem. Controleer per factuur of bedragen en btw kloppen, en of de juiste relatie is gekoppeld. Dit voorkomt spookfacturen of dubbele betalingen.
6. Activeer en test de bankkoppeling
Koppel je bankrekening en laat recente mutaties in. Kijk of betalingen automatisch aan de juiste facturen worden gekoppeld. Maak duidelijke regels voor terugkerende posten zoals platform kosten, abonnementen en pinbetalingen.
7. Stel facturatie en btw-processen in
Maak sjablonen voor offertes en facturen, stel betaaltermijnen en herinneringen in en check de btw-instellingen per product of dienst. Doe een proef run: maak een test factuur, registreer een betaling en zet een concept btw-aangifte klaar.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Te snel willen gaat vaak mis. Gebruik desnoods een korte parallelle periode waarin je nieuwe methode draait terwijl je de oude nog bijhoudt. Zo vang je kinderziektes op zonder omzet te riskeren.
Onvolledige data zorgt voor scheve rapportages. Neem de tijd om relatiebestanden en openstaande posten op te schonen. Een middag opschonen scheelt weken corrigeren.
Btw-instellingen zijn tricky. Controleer per product, klanttype en land welke codes horen. Met name bij intracommunautaire leveringen en verleggingsregelingen gaat het mis als standaardcodes blind worden overgenomen.
Geen afspraken over wie wat doet leidt tot gaten. Leg vast wie bankmutaties verwerkt, wie de facturen verstuurt en wie de maandafsluiting controleert. Maak een korte checklist en werk die elke maand af.
Kerncijfers en routine
Zodra alles draait, wil je verbeteren. Kijk wekelijks naar drie kerncijfers: openstaande debiteuren, banksaldo versus forecast en brutomarge per product of project. Maandelijks voeg je hier de winst-en-verliesrekening en ouderdomsanalyse aan toe, zodat je ziet waar geld blijft hangen.
Borg de routine met vaste momenten. Plan een wekelijks kwartier voor bankregels, een uurtje per maand voor de afsluiting en elk kwartaal een controle van je balansposten. Kleine, regelmatige stappen voorkomen achterstanden en geven rust. Wie zijn cijfers op orde heeft, neemt sneller betere beslissingen en houdt meer tijd over voor het werk waar je onderneming om draait.
Foto door Moose Photos: https://www.pexels.com/nl-nl/foto/vrouw-in-roze-jurk-met-laptopcomputer-1586973/