5 strategische stappen voor een bedrijf om in dit tijdperk te overleven

5 strategische stappen voor een bedrijf om in dit tijdperk te overleven

De eerste typemachine in 1440, de eerste krant in 1605, het eerste fototoestel in 1840, de eerste telefoon in 1875, de eerste grammofoonspeler in 1880, de eerste radio in 1906, de eerste televisie in 1946 en de komst van het Internet in 1989: ze hebben allemaal een belangrijke bijdrage geleverd aan de vooruitgang in onze samenleving. Maar technologieën blijven zich ontwikkelen en veranderingen gaan in een rap tempo. Dat vraagt van bedrijven om aanpassingsvermogen en levert interessante discussies op. Hierbij een aantal strategische afwegingen die elke bedrijf moet maken om, à la Darwin, te kunnen overleven.  

Dit artikel is geschreven door een Digital Power-collega van Bertwin Menninga.

1. Ga over op asynchrone samenwerking 

Blijf steeds opnieuw kijken naar de samenwerking binnen jouw organisatie. Samenwerking kan synchroon en asynchroon zijn. Onze overlegstructuren zijn synchroon, denk aan alle overleggen die we dagelijks plegen. En ook al proberen wij tegenwoordig steeds vaker online technologieën als conference-calls of videoconferencing te gebruiken - dat vinden wij heel modern - ook dat is een vorm van synchrone samenwerking gebaseerd op de gezamenlijke beschikbaarheid van de medewerkers. Er wordt met 5 of 6 man overlegd waarbij er steeds 1 à 2 aan het woord zijn, de rest is aan het wegdromen. Dit kost ons jaarlijks heel veel aan productiviteit. Nu maakt de technologie het mogelijk om op een asynchrone samenwerking over te gaan waarbij mensen de vrijheid hebben om te participeren wanneer ze tijd en zin hebben. In dit digitale tijdperk is het niet meer nodig om alle interacties te agenderen en taken synchroon uit te voeren.

2. Vervang e-mail door communities

Wij hebben een e-mailcultuur. In het afgelopen decennium is het aantal verstuurde e-mails gegroeid van 12 miljard naar 247 miljard per dag. We zitten gevangen in een e-mailgevangenis en dat beperkt ons in het opschalen van informatie, het voeren van een brede discussie en het tijdig betrekken van de relevante personen. In plaats daarvan zetten we iedereen in de c.c. die er niets mee te maken heeft en eigenlijk niets mee te maken wil hebben. 

Als je de waardeketen voor de geest haalt en denkt aan het belang van de crossfunctionele samenwerking, dan zie je direct de inherente beperkingen van een e-mail. Kun je je voorstellen wat er zou gebeuren als al het e-mailverkeer door communities vervangen zou worden? Hoeveel 'belangrijke e-mails' zou je dan niet hoeven te bewaren? Als je in plaats van het sturen van een e-mail naar 6 medewerkers en 10 c.c.'s communities bouwt rondom bepaalde onderwerpen, zorg je dat relevante medewerkers - al dan niet vanuit de intrinsieke motivatie - discussies gaan verrijken met eigen expertise en ervaring.   

3. Zet conversaties en niet documenten centraal binnen de samenwerking

Bij veel bedrijven zijn documenten een doel geworden en niet een middel. De crossfunctionele samenwerking vindt plaats door het rondsturen van een document met het verzoek ernaar te kijken. Het document komt vervolgens terug met allerlei vragen in het opmerkingenveld die jou volledig ontmoedigen om er nog iets aan te doen. En het komt ook heel vaak voor dat de medewerkers die er zo goed als niets mee te maken hebben, toch hun tijd in het document hebben gestopt omdat deze in een c.c. zat. Als alle opmerkingen, al dan niet dwangmatig, in het document zijn opgenomen en alle tips, al dan niet om politieke overwegingen, zijn overgenomen, vinden we dat we met z'n allen goed hebben samengewerkt.

Ook dit kost ons veel aan productiviteit en de essentiële informatie bereikt alsnog niet de juiste mensen. Je kunt je afvragen of jouw bedrijf, in plaats van het rondsturen van documenten, niet naar een samenwerking op basis van de conversaties moet gaan. Het gaat immers om de dialoog die centraal moet staan en niet het document. Het opstarten van discussies op online platforms zal leiden tot de formatie van communities rondom bepaalde onderwerpen en het zal vervolgens, als het nodig is, leiden tot de nodige documentatie. Diverse technologieën bieden ons daartoe alle kansen.

4. Sta de afleiding toe

Twitter, Whatsapp, Facebook, sms, telefoon: afleidingen op de werkvloer blijft verder toenemen. Het is maar de vraag of de werkvloer überhaupt nog moet bestaan en of je niet naar een netwerkorganisatie moet, maar dat is een compleet andere discussie.

In het afgelopen decennium is het aantal tekstberichten toegenomen van 0,4 naar 4,5 miljard per dag; het aantal uren online is toegenomen 2,7 uur naar 18 uur per week. We zitten nog steeds in kantoorgebouwen die ons van de buitenwereld afsluiten, maar via onze apparaten zijn we nog steeds verbonden met onze vrienden en familie. Moet je als bedrijf al die afleiding op de werkvloer toestaan of verbieden?

Uit een onderzoek van professor Gloria Mark aan de universiteit van Californië is gebleken dat een moderne medewerker elke 3 minuten verandert van taak en het kost ze 25 minuten om terug te keren naar die taak als ze eenmaal afgeleid zijn. Hoe ga je hier als bedrijf mee om? Sommigen zeggen dat je de afleiding zou moeten beperken om de productiviteit te verhogen.

Echter, uit een onderzoek van dezelfde professor blijkt dat in 44% van alle gevallen is er sprake van 'interne' en geen 'externe' afleiding: het is ons brein dat steeds switcht. Met andere woorden, wij kunnen de technologie niet de schuld van het gebrek aan focus geven, ons brein is gemaakt om te multitasken. In de 20ste eeuw waren alle processen in kantoren en fabrieken gericht op het systematisch en tijdsgebonden vervullen van taken, maar het is niet de natuurlijke manier voor mensen om te werken. En misschien geeft de connectiviteit van de 21e eeuw ons de vrijheid om dat te erkennen.

Uit een onderzoek aan de Universiteit van Melbourne dat onder 300 werknemers bij een bedrijf werd verricht, is gebleken dat de medewerkers die het internet voor privédoeleinden onbeperkt kunnen gebruiken 9% productiever zijn dan de medewerkers die dat niet mogen. Positieve afleidingen gedurende de dag zorgen voor minder stress en verhogen de creativiteit.  

5. Stel expertise en bedrijfsprocessen open 

Vraag jezelf af, voordat je een online strategie gaat opstellen en overgaat tot de aanschaf van de technologieën zou je intern een discussie moeten voeren: welke gegevens, kennis en informatie ga je openstellen en welke niet? En dat is een hele lastige discussie uiteraard, omdat alle tools die wij jarenlang hebben gebouwd en gebruikt als doel hadden informatie, kennis en discussies te verstoppen; men wilde altijd eerst het geld zien alvorens de kennis te delen.

En in B2B is transparantie nog steeds een issue. Ik heb recent met een sales director van een B2B-bedrijf gesproken die al haar connecties in LinkedIn verwijderd heeft, zodat haar concurrenten niet konden achterhalen met wie van hen ze geconnected is. Doe jij bij jouw bedrijf ook altijd zo je best om de klanten voor jullie concurrenten te verstoppen? Dan zit je waarschijnlijk in een commoditymarkt en heb je geen duurzaam concurrentievoordeel.

Je moet als het managementteam terug naar de tekentafel om de klantwaardepropositie te definiëren die onderscheidend is van jouw concurrenten. Als de nieuwe strategie geïmplementeerd is en je hebt een duurzaam concurrentievoordeel in de ogen van je klanten weten te behalen, dan zul je zien dat je het niet meer eng vindt om volledig transparant te zijn. De transparantie wordt dan de sterkte en geen bedreiging. Natuurlijk zal het niet altijd goed gaan. Transparantie zal zo nu en dan een gevecht verliezen, maar uiteindelijk zal het de oorloog wel winnen.

Bronnen:

En nu? 

Deze blog is het begin van een discussie. Wil je weten hoe je voor jouw bedrijf een online business strategie moet opstellen en welke technologieën voor jouw bedrijf waarde kunnen creëeren? Dan ben je op 11 juni van harte welkom tijdens de IV-de editie van het B2B Goes Social-symposium op de Nyenrode Business Universiteit. De sprekers zijn:

  • Martijn van der Zee - Senior Vice President bij Air France KLM
  • Fergus Gloster - Managing Director EMEA bij Marketo
  • Marco Derksen - Oprichter van Marketingfacts.nl en CEO van Upstream
  • Roos van Vugt - Corporate strateeg bij Social Embassy
  • Katherine Kucherenko - Business strateeg bij ICONS

Credits afbeelding: Robbert van der Steeg (CC)


Geplaatst in

Delen

0
0


Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.