Intern bloggen: ondergeschoven kindje?
Afgelopen vrijdag bij de Business Blog Meeting viel mij op dat er eigenlijk alleen maar werd gesproken over externe blogs voor bedrijven. Natuurlijk kunnen externe blogs zeer waardevol zijn voor bedrijven. Maar naar mijn idee zijn interne blogs ook een heel interessant fenomeen. Ze zijn niet alleen een proeftuin voor bedrijven die overwegen een externe blog te beginnen, maar ze kunnen ook een goed instrument zijn voor interne communicatie of om efficiënter te kunnen werken.
Interne blogs kunnen op veel manieren interessant zijn voor een bedrijf. Medewerkers die veel e-mail krijgen, hebben soms moeite om een oud bericht terug te vinden. E-mails die ze niet belangrijk genoeg vinden om te bewaren, worden vaak meteen al gewist. Op een blog is het gemakkelijker om een bericht terug te zoeken. Een interne blog kan bijvoorbeeld gebruikt worden binnen een projectgroep om over de voortgang van het project te bloggen. Ook kan de interne blog een goed instrument zijn voor interne communicatie. Bij een onderneming waar het belangrijk is om steeds met nieuwe of vernieuwende ideeën te komen, kan de blog als een brainstormkanaal worden gebruikt. Via een interne blog kunnen medewerkers meer bij het bedrijf en de bedrijfsvoering betrokken worden.
Projectmanagement
Bij projectmanagement is het belangrijk dat alle leden van het projectteam voortdurend op de hoogte zijn van wat er in het project gebeurt. Iedereen moet steeds optimaal geïnformeerd zijn om gemotiveerd te blijven en om de deadline te kunnen halen. Wekelijkse vergaderingen waarin mensen elkaar van het reilen en zeilen binnen het project op de hoogte stellen, zijn eigenlijk niet genoeg. Bij projectmanagement kan een blog een heel geschikt communicatiemiddel zijn. Doelstellingen van een projectmanagement blog kunnen zijn om iedereen te informeren over de voortgang van het project. Ook kunnen op de blog de belangrijke documenten worden gepubliceerd. Bij grote projecten kan het managen van informatie veel tijd in beslag nemen. Het kan lastig zijn om erachter te komen wie in het team het meest recente document heeft of om te weten wie aan welk document aan het werken is. Het is soms ook niet duidelijk wie welk document of welke informatie moet krijgen. Bij een projectmanagement blog kunnen alle teamleden op een georganiseerde manier een bijdrage leveren aan de documenten. Behalve dat de blog de functie kan hebben van documentmanagementsysteem, kan de blog ook bijdragen aan de discussie. Punten die besproken moeten worden kunnen via de blog gemakkelijk aan het hele projectteam worden gecommuniceerd. Op de blog kan dan vervolgens worden gediscussieerd over de onderwerpen. Door de projectmanagement blog kan het aantal vergaderingen tot een minimum beperkt blijven en kan veel tijd worden bespaard. Ten slotte is de blog ook een manier om alle teamleden bij het project betrokken te houden. Iedereen is ervoor verantwoordelijk dat het proces tempo houdt en iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen bijdrage aan het project en op de blog.
Communicatie
Behalve voor projectmanagement, kan een interne blog ook nuttig zijn op alle afdelingen waarbij het belangrijk is dat de medewerkers van elkaars werk op de hoogte zijn. Denk bijvoorbeeld aan de woordvoerders van een bedrijf die moeten weten welke journalisten hebben gebeld, wat hun vragen waren, wie heeft gereageerd en wat het antwoord is geweest. In plaats van elkaar mondeling bij te praten of elkaar e-mails te sturen, kan de onderlinge communicatie ook via een afdelingsblog lopen. Enkele voordelen van een blog ten opzichte van elkaar per e-mail op de hoogte houden, is dat op een blog de reacties op de initiële tekst overzichtelijk onder elkaar staan eventueel voorzien van de juiste documenten en hyperlinks naar extra informatie. Onderwerpen kunnen op een blog bovendien gemakkelijker teruggezocht worden dan in een e-mailprogramma.
Interne communicatie
Met name bij grote bedrijven kan interne communicatie een lastig onderwerp zijn. Bij kleinere bedrijven zijn de communicatielijnen vaak veel korter en daardoor ook directer dan bij grote bedrijven. Veel bedrijven gebruiken het intranet of e-mails om medewerkers op de hoogte te stellen van belangrijke personele wijzigingen of voor een update van het management aan de medewerkers. Nadeel van deze communicatiekanalen is dat het eenrichtingsverkeer is. De medewerkers worden vaak weinig of niet gemotiveerd om te reageren op het bericht. Soms is reageren zelfs helemaal niet mogelijk. Wanneer het bedrijf een blog voor interne communicatie zou gebruiken kan iedereen reageren en kunnen die reacties door iedereen worden gelezen. Op de interne communicatie blog kunnen nieuwe projecten, bedrijfsnieuws, interne vacatures en dergelijke worden aangekondigd. Wanneer een bedrijf beschikt over een intranet, zou de interne communicatie blog hierin kunnen worden geïntegreerd.
Ideeënbus
Ideeën, en dan vooral goede ideeën, zijn cruciaal voor het voortbestaan van een bedrijf. Elke organisatie wil de concurrentie minstens één stap voor blijven. Goede ideeën zorgen ervoor dat het bedrijf winstgevend blijft. Veel medewerkers hebben goede ideeën waar het bedrijf veel aan kan hebben. Niet alleen over dingen die op hun eigen werk slaan, maar vaak ook over onderwerpen die weinig met hun eigen functie te maken hebben. Ideeën die niks met de eigen baan van doen hebben, zullen ze misschien niet zo snel ventileren. Aan wie zouden ze immers hun idee moeten voorleggen? In het verleden hadden veel bedrijven een ideeënbus. Vaak was dit letterlijk een brievenbus die ergens op het bedrijf werd opgehangen en waarin de medewerkers hun ideeën voor verbeteringen konden posten. De beste ideeën werden beloond met een bonus. Nadeel van zo’n fysieke ideeënbus is dat andere medewerkers niet kunnen voortborduren op het originele idee. Als het idee op een blog zou worden gepost, kunnen andere werknemers er commentaar op geven en het zo verfijnen of bijslijpen.
Naar mijn mening zou elk bedrijf dat overweegt om extern te gaan bloggen, eerst intern moeten beginnen. Wellicht dat hier op de 5e Business Blog Meeting ook aandacht kan worden geschonken.
Caroline Korsten is actief op het internet sinds midden jaren negentig. Ze studeerde communicatie en (gezondheids)psychologie en heeft een brede kennis en werkervaring op het gebied van PR, journalistiek, marketingcommunicatie en reputatiemanagement. Gewerkt bij diverse multinationals. Deze Europa-trotter woonde vier jaar in Duitsland en twee jaar in Engeland. Geinteresseerd in alles wat met online communicatie en psychologie te maken heeft.
Hi,
Goed artikel. Eens.
Ook eens met Ellen. Goed idee van die widgets en screensaver updates.
Waar ik zelf tegen aan loop bij externe blogs en mijn eigen blog kan ook voor interne blogs relevant zijn. Ik doel hierbij op het volgende:
Blogs bieden momenteel geen mogelijkheid om blog posts te ‘raten’/scoren van 1 tot en met 5. Met name bij brainstorm blogs kan dit een nuttige tool zijn om de krenten uit de pap te halen en tijd te winnen. In het algemeen denk ik dat interne blogs beter worden wanneer er meer sociale filter tools worden geintegreerd. Wat zijn de top10 gebruikte tags binnen een interne blog ? Wat blog post is het meest bekeken ? Welke blog post is het meeste doorgestuurd ? Aanbevolen ? Hoogste score ? Meest becommentarieerd ? Welke gebruikers zijn het meest actief op het interne blog ? Etc.
Blogs bieden momenteel steeds meer widgets aan. Ze integreren steeds vaker ook data van andere sites (open APIs). Dit gaat zich ook vertalen naar interne blogs lijkt mij. Hierbij kan je denken aan een feeds van andere, gerelateerde, interne brainstorm blogs binnen een grote organisatie. De mogelijkheden zijn oneindig, zeker vanuit het licht van kennismanagement in brede zin en interne sociale netwerken.
Voor PM doeleinden denk ik persoonlijk dat wiki’s beter werken (of Google Docs) dan blogs gezien de gelijktijdige editing en centralisatie van de boodschap in 1 geintegreerd document.
Qua toepassingen kan je naar mijn idee voor iedere functionele afdeling wel relevante cases verzinnen.
1 daarvan is Research/Intelligence. Voorbeeld: Intellipedia/CIA.
Een ander voorbeeld: een interne blog (of beter nog : wiki) voor Inkoop alwaar learnings, best practices, onderhandeltrucs/tips/tricks worden gedeeld.
Caroline, je hebt gelijk de focus was vrijdag op externe blogs. En het ‘gewoon doen’ gehalte was groot. Dat lag denk ik ook aan de sprekers die we hadden uitgezocht en dat komt weer omdat ik ook van ‘het gewoon doen’ ben. Niet te veel plannen. Dat werkt lang altijd niet, zeker niet bij grotere organisaties waar er een budget, verantwoording, goedkeuring, begroting etc moet zijn.
Overigens verwacht ik dat voor projecten een wiki (ook) een optimale oplossing zal zijn.
Jij en Ellen hebben me wel op een idee gebracht. Een intern blog om aan het bloggen en de gevolgen te wennen. Dank jullie wel.
@Yuri: die blog voor inkoop zou ik willen vatten onder het kopje communicatie. Ook bij inkoop is het belangrijk dat mensen van elkaars werk op de hoogte zijn, niet alleen bij woordvoering.
Verder… rating zou inderdaad een handige extra tool kunnen zijn.
@Erno: in tegenstelling tot wat jij zegt, vind ik dat “gewoon doen” niet handig is. Zeker niet voor een bedrijf dat toch al vaak in de kijker staat. En grotere bedrijven hebben daar meer mee te maken dan kleinere bedrijven. Elke fout die een dergelijk bedrijf maakt, wordt afgestraft. Zulke bedrijven kunnen het zich dus ook niet veroorloven om bij het bloggen maar wat aan te klungelen tot ze de juiste richting hebben gevonden. En juist ook vanwege budgetten, goedkeuring enz. moeten bedrijven vooraf een strategie bepalen voor het bloggen. Wat wil het bedrijf met de blog? Wat is de doelgroep die het bedrijf wil aanspreken? Wat wil het bedrijf uitdragen? Welke onderwerpen passen daarbij? Wie gaan er bloggen in het bedrijf? Wanneer is de blog succesvol, wat zijn de KPI’s voor het bloggen? Enz. Nu, hoor ik je al bijna denken: Waar is dan de openheid en authenticiteit. Maar ik denk dat je ook open en authentiek kunt zijn als het onderwerp vooraf al redelijk is afgebakend.
Voor projectmanagement zou ik persoonlijk toch liever een wiki inzetten. Dit vanwege het feit dat (gezamenlijke) documenten veel beter te managen zijn. Een intern weblog zie ik hierbij wel als een nuttige, maar meer informele toevoeging. Helemaal als e.e.a. ook nog eens beschikbaar is via een widget.
Ik ben het met Marco en Caroline eens dat een bedrijf niet zomaar moet beginnen met een interne weblog. Wel ben ik een groot voorstander om de spelregels tot een minimum te beperken. De ervaring leert dat er bij veel mensen toch best veel scepsis bestaat op het posten van of reageren op artikelen…(lees: kwetsbaar opstellen) onnodige barieres moeten dus zeker voorkomen worden.
@marco @Caroline ik zie nu dat mij reactie leest alsof ik denk dat grotere bedrijven juist maar gewoon moeten beginnen zonder te plannen.
Zo was het niet bedoeld.
Niet plannen werkt lang altijd niet. ‘Niet plannen’ zorgt voor creativiteit, maar ook voor chaos.
Ik ben het dus met jullie eens dat voor grotere bedrijven een plan beter werkt.
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!