Contentworkflow: leg vast hoe je content produceert

Vaste structuren om efficiënter content te creëren

Content creëren kost tijd. Veel tijd. En veelal ligt dat niet alleen aan het creëren van de content. Denk bijvoorbeeld aan het naleven van huisstijlen, campagnetagging en distributie. Bij veel bedrijven zijn er daardoor veel partijen betrokken. En over het algemeen geldt: hoe meer partijen, hoe meer tijd het proces in beslag neemt. Een overzichtelijke content workflow kan dan veel tijd schelen.

Het belang van de content workflow

Waar in de contentstrategie vast wordt gelegd waarom je content maakt, legt de content workflow vast hoe je content produceert. En dat is steeds vaker nodig, want het online medialandschap is de laatste jaren flink veranderd. En dus de contentcreatie ook. Ebooks, webinars, evenementen, nieuwsbrieven, presentaties, whitepapers, video’s, handleidingen en artikelen zijn slechts enkele voorbeelden van contenttypes die steeds vaker worden geproduceerd.

Naast de verschillende vormen van content, wordt er bovendien een steeds snellere time to market verwacht. Niet alleen vanuit de eigen organisatie, maar ook vanuit de doelgroep. Een actieve blog, inhakers op nieuwsberichten en eigen campagnes. Dat verandert de workflow ernstig.

De verandering in contentcreatie en de snellere time to market vragen dus om workflows opnieuw te definiëren. Een goed opgezette workflow biedt namelijk een handvat voor zaken als beheer, verantwoordelijkheid en deadlines. En dat kan een hoop communicatie schelen.

De ideale content workflow

Oke, dus de workflow moet beter. Maar hoe dan? Laat ik starten met de flauwe opmerking: er is geen beste manier. Workflows zijn altijd afhankelijk van de organisatie. Het proces om de juiste workflows te achterhalen is echter in de basis vrij eenvoudig.

1. Schrijf alle contenttypes (video, blog, whitepaper, etc) op die je organisatie inzet
2. Zet per contenttype de stappen op papier die je nodig hebt om tot een optimaal resultaat te komen.
3. Koppel per actie één verantwoordelijke persoon.
4. Stel één persoon verantwoordelijk voor het begeleiden van het gehele proces.

Houd bij het opzetten rekening met de capaciteit van het bedrijf. Ben je een eenmansbedrijf, dan is wellicht een checklist met een aantal stappen (zoals zoekmachineoptimalisatie en tagging) voldoende. Voor grotere bedrijven is het uiteraard complexer.

Voorbeeld contentworkflow

In onderstaand voorbeeld een uitgebreide contentworkflow voor het contenttype blog. Zoals gezegd kunnen de stappen per bedrijf flink verschillen. In dit geval zijn het dertien stappen, waarbij voor iedere stap één verantwoordelijk persoon is aangewezen.

1. Omschrijf het idee – Webcare, Productmanager, Salesmanager, Content marketeer, Freelancers
2. Auteur aanwijzen – Content marketeer
3. Omschrijf het doel – Content marketeer
4. Toevoegen tekstuele content – Auteur
5. Review/edit 1 – Salesmanager
6. Review/edit 2 – Productmanager
7. Toevoegen foto/artwork – Designer
8. SEO Optimalisatie – SEO medewerker
9. Campagne tagging – Technische medewerker
10. Goedkeuring eindverantwoordelijke – Content marketeer
11. Publiceer content – Webmaster
12. Promoot content via sociale media – Social media medewerker
13. Promoot content intern – Communicatie medewerker

In de praktijk

Een uitgewerkte content workflow geeft overzicht, maar het is de kunst om het ook in de praktijk aan te houden. Een optie is om dit handmatig (bijvoorbeeld als status in een excel sheet) bij te houden. Zijn er veel stakeholders betrokken in het proces, wordt er veel content geproduceerd of wil je direct vanuit een goede basis starten dan kan software een goede ondersteuning bieden.

Er zijn verschillende partijen bezig met software speciaal voor contentmarketing. Voorbeelden zijn Kapost, Percolate en Eloqua. Persoonlijk ben ik erg gecharmeerd van Kapost (deze gebruiken wij voor onze klanten). Eén van de belangrijkste voordelen is dat de workflow per contenttype geautomatiseerd kan worden. Bovendien is het mogelijk de doorlooptijd van alle content te meten. Daardoor kan steeds realistischer worden gepland.

Aan de slag!

Het opzetten van een goede workflow is voor ieder bedrijf dat efficiënt content wil creëren een aanrader. Het maakt processen overzichtelijker, maakt communiceren efficiënter en zorgt voor duidelijkheid over verantwoordelijkheden. Bovendien is het opzetten relatief eenvoudig, dus hup aan de slag!