Je webinar in de soep in 12 eenvoudige stappen

Hoe een prachtige B2B-marketingtool zich tegen je kan keren

In 2010 schreef ik al eens over B2B-webinars, een prachtige manier om met je doelgroep in contact te komen. Webinars nemen nog steeds toe in populariteit, vooral als B2B-marketingtool. Het is echter niet makkelijk om een webinar goed te laten verlopen. Het is eveneens niet zo moeilijk om een webinar compleet te verpesten. Je moet namelijk weten waar je moet beginnen en waar je op moet letten. Het lijkt gemakkelijk. De realiteit is echter soms anders. Het komt nog te vaak voor dat er kleine dingen vergeten worden, niet alles wordt uitgevoerd of dat je simpelweg complete stappen in het proces overslaat, bijvoorbeeld door te vergeten het webinar te promoten of een repetitie te doen. Laten we bij deze eens kijken naar de 12 beste manieren om een webinar volledig in de soep te laten lopen.

Voorbereiding? Hoezo voorbereiding?

Stap 1: Kies een saai onderwerp

Wanneer collega’s spontaan beginnen te gapen bij het aanhoren van het onderwerp, weet je zeker dat het publiek erg weinig animo zal hebben voor de presentatie. Denk hier dus goed over na. Pak een interessant en relevant stuk content, bouw hier je presentatie omheen en geef het een pakkende titel.

Stap 2: Vergeet herinneringen te versturen

Een eenmalige uitnodiging sturen is niet genoeg. Ga er maar van uit dat de meeste mensen de tijd en datum zullen vergeten. Niet iedereen zet het event direct in de agenda of op de kalender. Stuur daarom regelmatig een herinnering met tijd, datum en algemene informatie over het webinar. Zo voorkom je dat jouw doelgroep vergeet zich in te schrijven of op komt dagen voor het webinar.

Stap 3: Vooral niet nadenken over het format van de presentatie

Hoe lang duurt het webinar? Hoeveel sprekers zijn er? Is er een host? Wat is de minimale verwachting over het aantal deelnemers? Wie behoren er tot de doelgroep? Het gebeurt te vaak dat deze vragen onbeantwoord blijven. Maar het is wel handig om dit voor ogen te houden. Wanneer je een duidelijk programma hebt met duidelijke informatie, wordt het webinar interessant en is het gestructureerd.

Stap 4: Doe vooral niets aan promotie

Een uitnodigingsmail sturen is niet genoeg om bezoekers te krijgen. Zoek relevante content over het onderwerp van het webinar op en verspreid deze eveneens. Maak banners voor de website, zet het op de bedrijfsagenda, netwerk met collega’s, maak whitepapers, schrijf blogposts of interview de spreker. Denk na over waar jouw doelgroep zich bevindt en zorg dat je daar ook bent. Kortom, doe iets!

Techniek: het zal vast wel goed werken

Stap 5: Ga ervan uit dat de techniek perfect werkt, testen is onnodig

Anno 2013 wordt vaak gedacht dat alle techniek perfect werkt. Zeker als het gaat om professionele apparatuur. Het belangrijkste is dat alles goed getest wordt. Je wilt namelijk niet dat de apparatuur gedurende het webinar uitvalt of kuren begint te vertonen. Probeer daarom alles uit. Is het geluid goed? Is de kwaliteit voldoende? Werkt het inloggen zonder problemen? En hoe zit het met mensen die willen inbellen? Is er voor hen een telefoonnummer beschikbaar?

Kortom, test alles. Dit voorkomt een hoop stress en verzekert dat alles goed verloopt. Durf je het niet aan, praat dan eens met een professionele partij die je kan ondersteunen. Een bekende speler op de internationale markt is bijvoorbeeld ON24, in Nederland is een partij als bijvoorbeeld webinar.nl een betrouwbare partner.

Stap 6: Ga ervan uit dat alles prima werkt op verschillende platforms of browsers

Het is waarschijnlijk een van de meest frustrerende dingen die je kan overkomen, wanneer je probeert in te loggen bij een webinar: een inlogsysteem dat niet werkt. Ook hier geldt weer dezelfde regel als bij stap 5. Test alles.

Tijdens het webinar hoef ik me nergens druk over te maken

Stap 7: Geef een ellenlange introductie van het onderwerp en de sprekers

Het is prima om aan het begin, het onderwerp te introduceren en de sprekers uitgebreid te beschrijven. Maar moet je daar nu echt een volledig kwartier voor uittrekken? Houd in gedachten dat het publiek aanwezig is voor de content en wat jij daarover te zeggen hebt. Hoe sneller je begint met de presentatie, des te beter.

Stap 8: Wijk van het onderwerp af

Afwijken van het originele onderwerp is dodelijk. Hoe frustrerend is het om een compleet ander verhaal aan te horen dan waarvoor je in de eerste instantie kwam? Het is te makkelijk om van het originele pad af te wijken en een eigen verhaal te gaan vertellen. Niet doen! Houd je netjes aan het onderwerp.

Stap 9: Stop zoveel mogelijk informatie in een slide

Presentaties met teveel tekst wekken hoofdpijn op bij de deelnemers. Daarnaast zijn ze ook nog eens erg saai. Dit wordt nog eens erger gemaakt als de presentator alles letterlijk aan het oplezen is. Voorkom dus dat het publiek met een pak aspirines naar jouw webinar aan het kijken is en voeg regelmatig illustraties en afbeeldingen toe.

Na afloop: zijn we nu eindelijk klaar?

Stap 10: Geen follow up doen

Na de presentatie is het nog niet afgelopen. De data die je hebt verzameld moet nu nog verwerkt worden. Het is een hele nuttige bron van informatie die gebruikt kan worden in het ontwikkelen van nieuwe content en om inzicht te krijgen in jouw doelgroep. Je kunt immers precies zien wie het webinar hebben bijgewoond, bij welk bedrijf zij werkzaam zijn en hoe actief zij zijn geweest tijdens de sessie. Wil je deze mensen blijven betrekken bij de activiteiten van jouw bedrijf? Zorg dan voor goede follow-up.

Stap 11: Doe vervolgens niets meer met het webinar

Probeer het webinar zoveel mogelijk te recyclen. Daarmee bedoelen we dat de inhoud van het webinar zoveel mogelijk hergebruikt moet worden. Hetzij door het schrijven van een artikel, blogpost of whitepaper. Zorg er wel voor dat deze content goed gepromoot wordt. Gebruik daarom de Rule of 5: alle content dient op zijn minst 5 keer hergebruikt te worden.

Stap 12: Evalueren? Helemaal nergens voor nodig

Wat ging er goed en wat kon beter? Het is van belang om dit door te spreken met elkaar. Mocht je ervoor kiezen om ooit nog een webinar te doen, of misschien nog een follow-up webinar, dan is het wel handig om goed in de gaten te hebben waar het allemaal goed en fout ging. Zorg er dus voor dat je de verbeterpunten goed op een rij zet.

Alles in de soep?

And there you have it! 12 stappen om ervoor te zorgen dat jouw webinar compleet zal floppen. Mocht je toch willen dat jouw webinar een succes wordt, wees dan voorbereid en voorkom dat je in de bovengenoemde valkuilen stapt. Een webinar is dan wel een prima tool om efficiënt mee te communiceren, maar hou wel even in gedachten dat het te makkelijk is om fouten te maken die eigenlijk niet nodig zijn.

Meer lezen?

in het Nederlands: eBook De kracht van webinars of in het Engels: Webinars for Dummies