Enterprise 2.0 in de organisatie: het groeimodel (WI3-model) toegepast!

• Overbruggen van een geografische afstand voor een gemakkelijke samenwerking.
• Behoeften vanuit gebruikers om informatie te delen en te zoeken.
• Onvrede over huidige tooling en infrastructuur.
• Laagdrempelige toegang tot diverse tools.
• Een locale “champion” of management sponsor die vanuit een persoonlijke interesse start met het initiatief in zijn eigen omgeving.
• Persoonlijke geldingsdrang.
• Lopende verandertrajecten binnen de organisatie.

• Geen geloof, behoefte aan deze ontwikkeling (ja maar).
• Gesloten hiërarchische organisatie (geen open bedrijfscultuur).
• Ja maar… en onbekend maakt onbemind.
• Niet hier uitgevonden.
• Geen behoeften aan deze tool en geen prioriteit.
• Sterke controle op IT/Communicatie.
• Geen management believers/ budget.
• Angst voor misbruik van gebruikers en onvoldoende beveiligde bedrijfsgegevens.
• Gecontroleerd proberen op te zetten.

“Enterprise 2.0 is een middel om onze organisatie als één geheel te laten functioneren”

Erik Krischan, Senior Managing Consultant E-Business IBM.

Behoefte

IBM streeft ernaar om een ‘globally integrated enterprise’ te zijn en het werk daar uit te voeren waar de meeste waarde kan worden gegenereerd. Het beter en efficiënter laten samenwerken van 350.000 medewerkers wereldwijd is van strategisch belang. Het Intranet is het platform om dat te faciliteren.

Focus

IBM richt zich op het in contact met elkaar brengen van mensen om informatie en kennis te delen. Web 2.0 toepassingen worden ingezet om interactiviteit en het sociale element te ondersteunen. De interne Facebook-functionaliteit “Blue Pages” zijn daar een goed voorbeeld van. In de resultaten van de zoekmachine worden naast informatie bronnen zoals documenten, bookmarks, blogs en discussies ook experts getoond, met hun werk- en sociale context. Met 3,5 miljoen zoekopdrachten per week op personen is dit een echte killer app.

Voordelen (WI3 – waarde, innovatie, impact, investment)

De adoptie en het gebruik verschillen per toepassing, maar de effecten zijn aanzienlijk! Intranet en de Enterprise 2.0 toepassingen leiden aantoonbaar tot verhoogde omzet en productiviteit van medewerkers. Zo is het intranet sinds 2006 de meest vertrouwde en geprefereerde bron van informatie – nog voor collega’s en Manager. Daarnaast wordt een opener cultuur, waar kennisdeling en samenwerking over afdelingen en landen heen tot norm is verheven, gestimuleerd en wordt het werken als een echte netwerk organisatie mogelijk maakt. Om nieuwe ontwikkelingen en innovaties te versnellen is er een intranet 2.0 ‘kraamkamer’ ingericht en worden via chat mondiale ‘Innovation Jams’ gehouden.

Driver(s)

Belangrijkste driver voor Enterprise 2.0 ontwikkeling is de strategische doelstelling om een mondiaal geïntegreerd bedrijf te willen zijn zonder drempels tussen landen, mensen, vakdisciplines en bedrijfsonderdelen en met het intranet als belangrijk smeermiddel om dit te kunnen bereiken. Een web 2.0 roadmap, voldoende kritische massa en een goed ingerichte governance structuur faciliteren dit proces. Verder heeft IBM veel “IT savy” medewerkers die Enterprise 2.0 tools relatief snel proberen en adopteren en zijn Enterprise 2.0 toepassingen uiteindelijk ook verkoopbare producten voor IBM!

• Toenemende vraag vanuit de organisatie.
• Verschuiving van persoonlijke interesse naar afdelingsinteresse.
• Behoefte aan sturing en controle.
• Het succes van de pilotfase.
• Bewust zijn van de waarde voor de organisatie.
• Risicobeperking van de mogelijke negatieve consequenties van deze ontwikkeling (privacygevoeligheid, security, beheersbaarheid van informatie, schaalbaarheid en in de hand houden van kosten).
• Sponsors staan op (op basis van succes), ook op (top) management niveau.
• Inzien dat het voordeel op kan leveren (kosten en productiviteit).

• IT en communicatie hebben onvoldoende controle op deze ontwikkeling en belemmeren ontwikkelingen vanuit angst, bezwaren, onvoldoende betrokkenheid en regie.
• Wie neemt de regie, is verantwoordelijk en is eigenaar? Ontbreken van een duidelijke governancestructuur om dit in goede banen te leiden.
• Bestaande IT systemen, organisatie en procedures sluiten niet aan bij het initiatief.
• Negatieve gebruikers- en organisatie ervaringen door het onder andere ontbreken van een goede support, beveiliging en goede pilots.
• Gebrek aan interne kennis.
• Ontbreken business case (intern maar ook niet in de markt)
• Gebrek aan visie en weg erheen (migratiekosten van content).

“Gebruik van Enterprise 2.0 is volledig geïntegreerd en maakt samenwerking en kennisdeling binnen Google snel, effectief en zeer goedkoop”

Erik de Muinck Keizer, Territory Manager Benelux Google Enterprise.

Behoefte

Voor Google is Enterprise 2.0 zowel business als een natuurlijke en gemakkelijke manier voor samenwerking en kennisdelen in een mondiaal opererende onderneming die voorop loopt in online ontwikkelingen en toepassingen. De drivers voor het omarmen van Enterprise 2.0 tools en toepassingen vloeien rechtstreeks voort uit Google’s missie ‘to organize the world’s information, to make it universally accessible and useful’. Enterprise 2.0 helpt het realiseren van deze missie en zorgt voor nieuwe business, groei van bedrijf en verhogen productiviteit door nauwe samenwerking en kennisdeling over de gehele wereld.

Focus

Google is Enterprise 2.0, zowel qua visie, intern gebruik als adoptie. Het betreft niet alleen het al omvattend gebruik van de Enterprise 2.0 way of working. Alles en iedereen is 100% online, vanuit de ‘cloud’ en de uitgebreide infrastructuur van Google en met behulp van alle eigen middelen en produkten van Google. Alle kantoortoepassingen van Google, zoals spreadsheets, tekstverwerker en presentatie en e-mail worden via het web via alle mogelijk apparaten (desktop, laptop, mobiel, etc.) aangeboden en via de zoektools van Google ontsloten. Bovendien zijn ze geïntegreerd met de social media tools en toepassingen van Google, zoals chat, videoconferencing, streamed video, blogs, wiki’s en social networking tools. Medewerkers zijn daardoor snel en gemakkelijk te vinden met een rijkheid aan contextuele informatie (m.b.v Google maps, plek in de organisatie, profiel e.d.) en zijn ook meteen te benaderen via instant messaging, chat en zelfs video. Ook de CRM toepassingen zijn geïntegreerd. Daarnaast verkoopt Google ook Enterprise 2.0 tools en toepassingen aan bedrijven en helpen zij consumenten. Ze hebben een hele suite van produkten die bedrijven helpen bij het faciliteren van medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden en bij onderlinge samenwerken en kennisdeling.

Voordelen (WI3 – waarde, innovatie, impact, investment)

Het gebruik van Enterprise 2.0 tools en toepassingen is volledig geïntegreerd binnen Google. Het is een levenswijze. Samenwerking en kennisdeling binnen Google is mede hierdoor snel, effectief en zeer goedkoop. Productiviteit, innovatief vermogen en groei van het bedrijf is daardoor erg groot. Het is ook hun business geworden. Ze helpen andere bedrijven aan de Enterprise 2.0 manier van werken. Van belemmeringen is niet echt sprake. Van top tot medewerker is overtuigd van waarde. Het is visie en bestaansrecht. Google verwacht door druk op kostenbesparingen, groei van breedband aansluitingen, ‘consumerization of IT’ en acceptatie van SAAS dat het gebruiken van enterprise toepassingen binnen bedrijven via de ‘cloud’ snel zal toenemen.

• Sociale acceptatie van Enterprise 2.0 organisatie breed.
• Systemen bevatten bedrijf kritieke inhoud.
• Succes van de facilitatie fase (het bij elkaar brengen van IT, Communicatie, HR en andere interne stakeholders zichtbare benefits in tijd, geld en kwaliteit.
• Behoefte aan monitoring en sturing (KPI’s zijn bekend en worden gemeten).
• Visie is bekend en wordt gedeeld.

• Verandering van organisatiestructuur en cultuur is noodzakelijk.
• Duidelijke waarde voor de organisatie ontbreekt.
• Kosten zijn hoger dan de opbrengsten.
• Past niet bij de interne doelgroepen.