Vivianne Bendermacher: 5 tech-tips voor ondernemers #adv

Wil je slimmer en efficienter ondernemen? Tech-expert Vivianne Bendermacher weet alles van handige tools die jouw werk makkelijker maken. In deze blog geeft ze 5 tips.

Hoe houd je je hoofd koel als je uit enthousiasme per ongeluk op te veel klussen ja hebt gezegd? Hoe en vooral waar hou je een planning bij? Hoe zorg je ervoor dat er op tijd gefactureerd wordt? Hoe maak je – ook zonder vormgeefachtergrond – toch professionele uitingen? Met tech natuurlijk! Hier 5 voor mij onmisbare tools. Doe er je voordeel mee.

1. Zorg voor orde met een CRM- en projectmanagement-systeem

Argh! Factureren, projecten plannen, agendabeheer, collega’s en klanten tijdig op de hoogte houden… Niet mijn kopje thee. Ik ben het type ondernemer dat leads binnen haalt als een malle, maar waar de boel aardig spaak kan lopen als het aankomt op het bewaren van overzicht. Goed om van jezelf te weten en reden voor een abonnementje op een goede service die dit makkelijker maakt. Mijn favoriet: Teamleader. Met dat platform kun je al je projecten, klanten, afspraken en facturen managen. En, de naam zegt het al: dat doe je met teamleden. Of dat nou klanten zijn die je op de hoogte wil houden van een evenement dat je samen organiseert; of het zijn je partners in crime.

Van offerte naar factuur

Offerte sturen? Doe je ook via Teamleader. Net als het sturen van de uiteindelijke factuur (kan gewoon in je eigen huisstijl). Waar ik als grafiekjeslover dan weer blij van word: Teamleader maakt alles inzichtelijk voor je in fijne pie charts. Zo zie je aan het eind van de maand precies waar je tijd aan op is gegaan en hoeveel uren daarvan facturabel waren. En hij houdt ook voor je bij hoeveel procent van je offertes uiteindelijk leidde tot keiharde euro’s. Voor elke ondernemer die grip op zijn werk wil krijgen en streeft naar orde (yes, please!) dus écht een aanrader.

Integraties met andere apps

Handig: Teamleader staat andere apps toe en connect bijvoorbeeld al met Google, Dropbox, iCloud, Mailchimp, Office365, Exact en Mollie.

Log telefoongesprekken

Fijn: je kunt ook je telefoonverkeer koppelen aan Teamleader. Je belt dan via je browser en dat heeft als voordeel dat je een gesprek met een klant kunt opnemen en kunt toevoegen aan je klantdossier. Zo weten je collega’s precies wat je besproken hebt. Heb je een afspraak met klant X, dan tover je vooraf even die klant tevoorschijn in Teamleader en je ziet meteen alle mails en telefoongesprekken in één overzicht.

Kost dat?

Je neemt Teamleader af vanaf 2 personen (anders ben je geen team, hè!). Voor een basisabonnement betaal je 25 euro per maand. Dat is vooral fijn als je je wil beperken tot puur het CRM-stuk, je urenregistratie en je agendabeheer. Wil je daarnaast ook extra features toevoegen (zoals facturatie en projectmanagement: zou ik zeker doen), dan gaat de prijs omhoog. Je bent dan voor twee personen 100 euro per maand kwijt.

2. Maak professionele uitingen met deze 2 tools

We zijn niet allemaal vormgevers of marketeers. En geld om dure bureaus in huren, hebben we vaak ook niet. Tóch zijn mooie uitingen superbelangrijk om je start-up of business van de grond te krijgen. Ik bedoel: dikke kans dat een word-art-brouwsel minder lekker klikt bij een Facebookcampagne dan een gelikte afbeelding. Ik gebruik daarvoor twee tools: Snappa en Canva.

Snappa

Snappa is een online graphic design tool, die je met name kunt gebruiken voor al je social kanalen; van LinkedIn tot Facebook en van Youtube tot Twitter. Voor elk kanaal heeft Snappa honderden designs voor je klaarstaan in het juiste formaat. Je kunt een bestaand design customizen hoe je maar wil, of zelf from scratch iets maken. Je kunt afbeeldingen uploaden, maar je kunt ook iets zoeken in de bijbehorende, uitgebreide beeldbank. En dan heb je ook nog eens keuze uit meer dan 200 lettertypes.

Kost dat?

Als je niet vaak iets nodig hebt, kun je uit de voeten met een gratis account. Je hebt dan recht op 5 downloads per maand en kunt bij een beperkt aantal designs. Als je bereid bent te betalen (doe ik ook, en het levert me heel veel op), kun je gaan voor een pro-account. Dat kost je 11,25 dollar per maand. Daarmee kun je onbeperkt los gaan met alle designs.

Canva.com

Canva lijkt op Snappa, maar is nog net even wat uitgebreider in de designmogelijkheden. Je hebt er niet alleen voorgeprogrammeerde designs voor social media-posts, maar bijvoorbeeld ook kant en klare formats voor e-books, Powerpoint-presentaties, posters en ansichtkaarten. En de beeldbank is ook uitgebreider dan die van Snappa. Ik gebruik Canva en Snappa door elkaar.

Kost dat?

Bij Canva betaal je per stuk. Afhankelijk van de beelden die je in je design gebruikt, kost dat meestal 1 dollar per download. Ook hier: het is het geld meer dan waard.

3. Doe niet alles zelf

Toen ik net begon als ondernemer had ik de illusie dat ik alles zelf moest kunnen. En dus besteedde ik waanzinnig veel tijd aan dingen waar ik niet goed in was. Dat was frustrerend, niet efficiënt en het leidde zelden tot de kwaliteit die ik als perfectionist nastreef. Neem nou mijn lezingen… Ik sta vaak op podia verhalen over technologie te vertellen. En daar zijn gelikte presentaties voor nodig, vind ik. Maar in het maken van presentaties… ben ik simpelweg niet zo goed. Het kost me heel veel tijd. Tijd, die ik beter kan besteden. Dus: voor grotere presentatieklussen huur ik de mannen van Mr.Prezident in. Zij maken fantastische presentaties in prezi. Voor wie die presentatievorm niet kent: anders dan bij KeyNote of powerpoint werk je bij prezi op één groot canvas waarop je je verhaal vertelt.

Persoonlijke aanpak

Mr.Prezident vindt het belangrijk dat de prezi goed bij jou past. Zo vind ik het prettig om te improviseren on stage en leer mijn verhaal liever niet van buiten. Dus heb ik een presentatievorm nodig die dat toestaat. De mannen van Mr.Prezident snappen dat en willen je daarom eerst leren kennen tijdens een persoonlijk gesprek. Nadat je je input hebt aangeleverd, komen zij met een creatief idee voor je prezi. Kun jij het lekker loslaten en je focussen op de inhoud van het verhaal.

Kost dat?

Goedkoop is het niet, maar Mr.Prezident levert dan ook maatwerk. Hou rekening met een paar duizend euro, afhankelijk van je wensen. Vooral ideaal als je meerdere keren met hetzelfde verhaal op een podium staat. Ook een goede tip voor het vormgeven van je bedrijfsplan. Zeker bij dat laatste is het de investering waard.

4. Maak het ondernemerschap smoother met locatie-based apps

Veel onderweg voor afspraken? Dan heb je waarschijnlijk last van files en van uitgelopen afspraken waardoor je te laat bij de volgende bent. Om het leven onderweg net even iets makkelijker te maken, gebruik ik deze apps.

Traces

Soms is een boodschap alleen relevant op een bepaalde locatie. Als je bijvoorbeeld een smart lock hebt op je kantoor en je de code pas wil delen als degene die je binnen wil laten voor de deur staat. Of misschien ben je te laat op een afspraak, en wil je dat je klant pas laten weten als hij of zij aankomt op locatie. Daarvoor gebruik ik de gratis app Traces. Een app die het mogelijk maakt om op een specifieke locatie een boodschap (tekst, video of foto) achter te laten. Degene aan wie je een Trace stuurt, krijgt een sms’je met de melding dat er berichtje voor hem of haar klaar staat. Maar dat bericht kan ie alleen maar openen als ie óp de locatie is. Erg leuk en handig. Nadeel: de klant moet dan wel eerst – aangemoedigd door het sms’je – de app downloaden.

Glympse

Onderweg naar je afspraak? Laat weten waar je uithangt door je realtime locatie te delen met Glympse. Je kunt een Glympse delen op basis van tijd (je wilt bijvoorbeeld dat de ontvanger de komende 10 minuten weet waar je bent), of op basis van bestemming (laat de ontvanger realtime volgen hoe lang het nog duurt voordat je er bent). Het maakt het wachten voor die ander een stuk aangenamer en minder frustrerend. Wel zo aardig!

5. Automatiseer alles wat je doet! TextExpander en IFTTT zijn je vrienden

Als ondernemer is elk uurtje kostbaar. En dus doe je zo min mogelijk handelingen dubbel. Laat tech het werk voor je doen. Ik doe dat via mijn favorieten: TextExpander en IFTTT.

TextExpander

Tekstflarden die met regelmaat terugkeren (denk aan ‘Met vriendelijke groet’, ‘Beste’ en zelfs ‘Wat leuk dat u geïnteresseerd bent in onze diensten’) geef je met TextExpander (voor de Mac) een code. Tik je die code in, dan verschijnt de hele voorgeprogrammeerde tekst. Een ‘Met vriendelijke groet’ is bij mij bijvoorbeeld ;mvg. Het fijne aan TextExpander: het ‘woont’ op je computer en werkt dus in al je programma’s die je gebruikt; of dat nou je mail, Facebook, browser of Word is.

Kost dat?

TextExpander kost je eenmalig € 49,95. Maar als je bekijkt hoeveel efficiënter je werk ervan wordt, is het volgens mij de investering meer dan waard.

If This Then That

IFTTT is een soort kookboek vol slimme automatiseringsrecepten. De mogelijkheden zijn schier eindeloos. Zo kun je jezelf laten bellen met een ‘spoedje’ als je stiekem wel klaar bent met een vergadering. En al je e-mail attachments kun je voortaan automatisch in Drive of Evernote laten belanden via een IFTTT-recept. Of wat dacht je van een sms’je zodra die ene grote opdrachtgever je mailt? Oh en voor de dames… als het warmer wordt dan 21 graden is het blote-benen-weer! Ik krijg daar ‘s ochtends een melding van 🙂

Kost dat?

IFTTT is gratis en open source. Oftewel: er komen dagelijks nieuwe, handige recepten van mensen wereldwijd bij. Fijn!