One company, one method

Wat leerden we van agile werken in IT en marketing?

Bij veel IT-afdelingen is het al de gewoonste zaak van de wereld: werken met ‘agile methodiek’. In plaats van vooraf een eindpunt vast te stellen en daar in een zo recht mogelijke lijn naar toe te werken, geeft agile de mogelijkheid om continu bij te sturen om aan de eisen van de klant, gebruiker of andere belanghebbende te voldoen. ‘Scrum’, ‘sprint’ en ‘stand up’, zijn synoniem geworden aan efficiënt en gestructureerd werken. Als deze methode zo goed werkt bij IT-teams, waarom zou je het dan ook niet toepassen binnen de marketing & sales-afdeling? Bij Toucan Toco gingen we ermee aan de slag. De volgende drie tips kunnen we uit eigen ervaring geven.

• Gebruik Kanban om de projectvoortgang te tonen

Om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang van een project gebruiken we de Kanban-methode. Kanban werd bedacht door de Japanner Taiichi Ohno, die de methode voor het eerst gebruikte bij autofabrikant Toyota. Het principe is simpel: verdeel een project in verschillende onderdelen en maak voor elk van deze taken een tijdsinschatting. De taken geef je hierna visueel weer via een kaartsysteem. Het systeem doet zo zijn naam eer aan, want ‘kanban’ betekent ‘visueel bord’ (kan-ban) in het Japans. Een teamlid kiest zelf de volgorde waarin de taken worden uitgevoerd, waarbij er uiteraard rekening gehouden moet worden met bepaalde prioriteiten. Bij Toucan Toco gebruiken we de tool Trello om het kaartsysteem voor iedereen gemakkelijk toegankelijk te maken.

Toen we begonnen met de kanban-methode, waren er twee dingen waar we tegenaan liepen. Ten eerste de bleek het niet direct heel gemakkelijk om project in te delen in overzichtelijke taken. Ten tweede maakten we ook geen goede tijdsinschattingen, waardoor de projectplanning minder overzichtelijk werd. Toch zijn we stug doorgegaan en na verschillende tests, hebben we nu de juiste modus gevonden. Neem als simpel voorbeeld de kaart ‘schrijf en publiceer een artikel’. Meerdere keren bleek dat dit veel meer tijd kostte dan we hadden ingeschat. Nu hebben we de taak opgeknipt in ‘schrijven’ en ‘publiceren’, waardoor we de mogelijke productie van content in een week beter onder controle hebben.

• Zorg voor een korte en staande (!) stand-up meeting

Een stand-up meeting duurt bij ons maximaal tien minuten en is altijd aan het begin van de dag. Iedereen moet de volgende drie vragen kunnen beantwoorden: wat deed ik gisteren? Wat ga ik vandaag doen? En waar heb ik hulp bij nodig? Het doel van de meeting is om de voortgang van de taken snel te bespreken en eventuele problemen aan te kunnen pakken. Het klinkt misschien als een simpele toevoeging: maar ga echt staan tijdens een standup meeting. Door het ontbreken van het comfort van een stoel gaat het vergaderen een stuk sneller. Daarnaast mag alleen diegene met de ‘praatstok’ wat zeggen, hierdoor zijn er minder onderbrekingen. We hebben ook wel eens geëxperimenteerd door de praatstok te vervangen voor een woordenboek op je hoofd. Dit was net iets te oncomfortabel en werkte vooral op de lachspieren.

• Stel een ‘guardian’ aan

Het is niet altijd gemakkelijk om je op een bepaalde taak te focussen. Een collega heeft een heel dringende vraag of een klant belt met een probleem, oftewel: daar moet je echt even achteraan. Hierdoor verlies je uit het oog waar je mee bezig was. Om dit zoveel mogelijk tegen te gaan, hebben wij voor elk team een wekelijkse ‘guardian’ die allerhande vragen zoveel mogelijk moet afvangen. De guardian is de enige persoon binnen een team die je mag storen voor een vraag of om een brandje te blussen. Geen idee wie deze week de guardian is? Bij ons zijn ze niet te missen, je herkent de guardian namelijk direct aan de eenhoornmuts op zijn hoofd.

Er zijn verschillende onderzoeken die stellen dat een het switchen van taken kan zorgen voor 5 tot 30 minuten concentratieverlies. Het aanstellen van een ‘guardian’ is een van de manieren waarop we dit tegen willen gaan. Daarnaast gebruiken we een interne chat-tool, zodat we minder afgeleid worden door externe vragen. Allerhande zaken worden hierin besproken en iedereen kan meedoen aan de discussie of een vraag beantwoorden. Hierdoor hoeven we niet 36 keer per dag onze mailbox te checken. Bij ons zorgt dit voor een flinke toename in productiviteit.

Resultaat

Als experts of het gebied van datavisualisatie en reporting willen we natuurlijk ook onze eigen resultaten in kaart brengen. Voor de marketingafdeling handelen we nu in plaats van 30 tickets (of taken) ruim 50 tickets af. En voor de sales-afdeling is dit aantal zelfs gestegen van 35 naar 60 tickets. Er is niet langer sprake van ongeordende chaos, maar we hebben duidelijke regels waardoor een medewerker zich op een taak kan richten, terwijl er tijd overblijft voor onvoorziene taken. Geen twijfel meer over wat prioriteit heeft of een dag vol multitasking – het zorgt bij ons voor een ware revolutie. Bovendien werken alle afdeling nu volgens ‘one company, one working method’. De standaardisatie van van werkwijze en systemen zorgt dat we als organisatie beter communiceren en gemakkelijk snel kunnen groeien.