De 3 essentials van efficiënt projectmanagement #ADV
Het is een eenvoudige optelsom: met e-mailprogramma’s, projectplanners, persoonlijke agenda’s en chatsoftware, heb je als team een hele waslijst aan programma’s in gebruik. Steeds groter wordende teams maken de situatie nog complexer: al gauw moet je ook met een password manager aan de slag om wachtwoorden en log-ins op te slaan voor al die applicaties. Tussendoor moet je natuurlijk niet vergeten om tijd én budget in de gaten te houden.
Mettertijd worden frustraties groter en de vooruitgang kleiner. Programma’s die oorspronkelijk de efficiëntie moesten bevorderen, bereiken eerder het tegendeel. Dat zou niet mogen natuurlijk. Systemen voor projectmanagement en databeheer horen helemaal niet traag te zijn. Gewoon inloggen, info en documenten delen, eenvoudig schakelen tussen projecten en dat voor ieder teamlid: zo moet jouw software in elkaar zitten.
Is dit in jouw bedrijf nog niet het geval? Wij geven je in deze blog 3 essentials om extra aandacht aan te besteden.
- Houd je data overzichtelijk
Het doorstromen van informatie vormt de fundering van projectmanagement. Maar hoe handhaaf je een helikopter view wanneer de informatie die je nodig hebt verspreid staat over allerlei tools? In jouw agenda staat dat die ene milestone morgen af moet en natuurlijk lees je in de planning wat anders. Even afstemmen met je collega dan maar, al weet die het ook niet meer zeker.
Een geïntegreerde samenwerkingstool verzamelt al je gegevens in één overzicht en op één plaats. Het hele team kan toegang krijgen tot een project, inclusief gekoppelde notities en documenten. Zo maak je het proces van begin tot einde transparant voor elke betrokken partij. Zelfs voor externen of freelancers – terwijl je nog steeds zelf bepaalt wie exact toegang krijgt tot welke informatie. Speel je graag open kaart met jouw klant? Deel dan simpelweg de projectstatus. Zo komt niemand voor verrassingen te staan.
De ruggengraat van je project is een samenhangend verhaal, gebaseerd op up-to-date informatie en correcte data. Het kan teams en bedrijven helpen hun projecten vlotter te laten verlopen, met meer dan voldoende leer- en bijschavingsmomenten. Een stugge projectmanagementtool is daarbij helemaal uit den boze.
-
Breng structuur in je processen
Wat werkt voor de een, werkt niet altijd voor de ander. Dat is geen probleem voor opdrachten die afhangen van persoonlijke productiviteit. Maar als we het over grootschalige projecten hebben, gaan er te veel systemen door elkaar heen lopen die het werkproces alleen maar bemoeilijken.
Een geïntegreerde tool laat je hele team consequent hetzelfde verhaal vertellen. Geen inconsistente data of informatie lost in translation tussen verschillende apps. Geen gepuzzel meer statusrapporten die elkaar aanvullen, zonder ooit compleet te zijn. Nooit meer zoeken naar documenten die niet op de juiste plaats staan. En vooral: geen frustraties meer binnen je team.
Zijn je processen gestroomlijnd? Dan worden ook de onderlinge patronen zichtbaar. Op den duur raakt een project – hoe groot ook – sneller klaar, elke stap volgt uit een vorige en alles zit slim in elkaar. Op die manier ontstaan blauwdrukken voor gelijkaardige opdrachten en hoeft je team eigenlijk nooit meer vanaf nul te beginnen. Met de tijd die je uitspaart, zorg je er dan ook nog eens voor dat je de talenten binnen je team maximaal gebruikt om telkens een uniek project af te leveren.
-
Automatisering is noodzakelijk
Vergis je niet: een blauwdruk van je processen vastleggen staat niet gelijk aan onnodig veel handelingen herhalen. Continu dezelfde stappen doorlopen maakt het werken aan een project saai en dat komt de creativiteit allesbehalve ten goede – daar worden je teamleden, noch je klanten vrolijk van.
Projectmanagementsoftware die vertrekt vanuit een complete gegevensdatabase helpt je die hindernis te vermijden. Alle gegevens (prijzen, klanten, adressen, afspraken) haal je van dezelfde plaats, en nieuwe informatie hoef je er maar één keer aan toe te voegen. Daarna kan elk teamlid met de correcte toegang er gebruik van maken.
Rapporten en statistieken hoef je dan niet meer over te laten aan meerdere Office-pakketten, maar laat je door de software zelf genereren. Met Gantt- en Burndown-charts hou je de begin- en einddatum van projecten en onderliggende taken in de gaten, zodat je steeds op schema blijft. In een oogopslag zie je hoe zwaar sommige deadlines doorwegen op het totaalproject en ontdek je eventuele bottlenecks.
Eén geïntegreerde tool: Teamleader
Door al de factoren die meespelen, is samenwerken aan een project geen vanzelfsprekende klus. Je moet de kwaliteit bewaren, je aan een afgesproken timing houden en liefst niet over budget gaan – en dat alles zonder je team te overbelasten.
Daarom kan een pakket als Teamleader wonderen doen: het combineert de voordelen van een gebruiksvriendelijke, geïntegreerde CRM met een handige module voor projectmanagement. Daardoor hou je makkelijk teams, teamleden, milestones, deadlines én het kostenplaatje in de gaten, zonder dat je voortdurend zelf aan de slag moet met een hoop verschillende apps. Zo bespaar je het echte hersenwerk voor wat telt: projecten van topkwaliteit.
Meer lezen over efficiënt time management? Download ons nieuwste ebook!
Dergelijke advertorials zouden duidelijk als zodanig aangegeven moeten worden in het overzicht zodat de bezoekers ze eenvoudig kunnen negeren ipv kostbare tijd te verdoen met platte reclamepraatjes.
Op deze manier holt het niveau van Marketingfacts natuurlijk achteruit.
Let wel, logisch dat je geld wilt verdienen met dit blog, maar redactionele content mengen met marketingblabla zonder duidelijke afkadering is not done.
Hoi Peter,
Ik ben het helemaal met je eens. Daarom staat er altijd #adv in de titel van een advertorial en in de tweet die verstuurd wordt. Daarnaast plaatsen we advertorials altijd in de categorie ‘commerciële uiting’.
Als je nog een suggestie hebt voor hoe we dat nog beter kunnen doen, hoor ik die graag.
Hallo Thomas,
Nou, ik had achter #adv dat niet gezocht, dus dat zal ongetwijfeld ook mijn gebrek zijn. Vervelende is dat als je het zo achteraan in de zin zet, de koppensnellende lezer het niet direct zal opvallen, aangezien je op basis van keyword vaak in een reflex op een link klikt. Beter zou zijn om het vooraan de zin te zetten, of in de lijst de advertorials in een subtiele box te zetten. Het staat er nu inderdaad, maar de scepticus in mij ziet er meer een afweging in ‘dat het nou eenmaal moet’ maar aan de andere kant ‘liefst ook niet te duidelijk’, want de sponsor zal ongetwijfeld uitgaan van een aantal clicks.
De items onderscheiden op dit moment mijns inziens te weinig, daar doet de #adv weinig aan af.
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!