Een mission statement is een essentieel fundament voor je intranet project

Bij de introductie van een nieuw intranet heb je te maken met een enorm aantal betrokkenen. Het is een project dat impact heeft op iedereen binnen de organisatie. Met een mission statement zorg je voor een duidelijke lijn in je project.

Bij Hello Workspace organiseren we regelmatig webinars waarin we onze kennis delen. Daarbij wordt het webinar met thema adoptie altijd bijzonder goed bekeken. We behandelen daarin een zevental tips om het adoptieproces soepel te laten verlopen, met als resultaat een intranet dat wordt gebruikt.

Een intranet heeft grote impact op iedereen binnen je organisatie. Het is daarom belangrijk dat medewerkers hun wensen (of eisen) voor het nieuwe platform kunnen aandragen. Maar of je nu een relatief kleine, groeiende organisatie bent of een multinational met meerdere locaties, er zullen veel verschillende wensen zijn.

Het is daarom belangrijk dat die wensen goed worden geïnventariseerd en geprioriteerd. Omdat je tijdens het traject niet constant de gehele lijst kunt (en wilt) doornemen met je de hele organisatie, is het verstandig om het doel van het nieuwe intranet te vertalen naar een mission statement.

Een mission statement voor een project geeft kort en bondig de essentie en doelstellingen van je project weer.

Het mission statement gebruik je tijdens het project om te toetsen of je op koers bent. Je gebruikt het met je projectteam om beslissingen te maken omtrent het wel of niet doorvoeren van een functionaliteit. Ook verantwoord je gemaakte keuzes richting stakeholders middels het mission statement.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat je tijdens het project kunt focussen op de grote lijnen, en niet in discussies over details verzand raakt. Bij twijfel toets je keuzes aan het mission statement.

Wanneer je een mission statement opstelt voor je project, houd dan rekening met onderstaande aandachtspunten.

Fundeer het mission statement op de input van je collega’s

Breng de wensen samen met je collega’s in kaart en identificeer de centrale thema’s. Doe dit door collega’s middels een enquête of, wanneer mogelijk, een face-to-face sessie te vragen naar hun wensen.

Verwerk sleuteltermen

Zorg ervoor dat de sleuteltermen uit de input van je collega’s goed samengevat worden. Verwerk deze termen in het mission statement. Controleer vervolgens ook bij je collega’s of je het goed hebt samengevat. Dit is namelijk de laatste mogelijkheid om deze controle te vragen voordat je het mission statement definitief maakt.

Houd het kort en bondig

Een mission statement dient niet meer dan twee tot drie zinnen lang te zijn. Je mag daar uiteraard een hoop termen in verwerken, maar zorg dat het overzichtelijk blijft. Idealiter print je je mission statement uit op een A4 en hang je het op in je projectruimte. Op deze manier houd je de focus op het einddoel altijd inzichtelijk.

Geef regelmatig updates aan de hand van je mission statement

Zodra je aan de slag gaat met je project, zorg ervoor dat je het draagvlak dat je met het opstellen van het mission statement hebt gecreëerd ook bewaakt. Dat betekent dat je je collega’s zoveel mogelijk op de hoogte houdt van de nieuwste ontwikkelingen.

Denk hierbij aan een korte lunch presentatie of een informele stand-up waar iedereen kan aansluiten. Onderbouw je keuzes hier door naar het mission statement te verwijzen, zowel wanneer je vragen krijgt, maar ook pro-actief!

Enkele voorbeelden

Afsluitend, enkele voorbeelden van mission statements ter inspiratie. Mocht je zelf nog goede mission statements voor intranetprojecten hebben, dan ben ik uiteraard heel benieuwd!

“Ons intranet is een plek waar medewerkers fijn samenwerken, alle informatie vinden en wat voor verbondenheid met de organisatie zorgt”

“Het social intranet helpt onze zorgmedewerkers, ambulant en op de locaties, met elkaar samen te werken en kennis te delen. Meer betrokkenheid door inbedding van werk(deel)processen zorgen bovendien voor een verhoogde cohesie binnen de organisatie en geeft ruimte voor gedeeld en eigen initiatief.​”

“Our intranet creates a searchable, interactive and personalised environment with high usability that improves communication, collaboration and business efficiency and leads to a one firm mentality.”

“Het intranet is het centrale punt in de werkdag van elke medewerker. Binnen deze portal wordt het gehele scala aan applicaties aangeboden. Medewerkers kunnen met één login alle informatie binnen de organisatie bereiken.”

“Ons samenwerkingsplatform zorgt voor uniforme communicatie tussen medewerkers op onze locaties. Bedrijfsinformatie en kennis is eenvoudig verkrijgbaar, onafhankelijk van plaats, tijd of apparaat.”