Out of office reply

       @marcoderksen    79994 x bekeken

Fokke en Sukke wissen bij thuiskomst hun mailbox

Voor de meeste Nederlanders is de vakantie inmiddels voorbij. Eén van de grootste ergernissen bij thuiskomst is de volle mailbox (en voicemailbox). En dan heb ik het niet over de vele spammail (die worden wel tegengehouden door een heel strak afgesteld Gmail spam-filter), maar over de normale email. Ondanks dat ik zelf deze zomer niet naar het buitenland ben geweest, heb ik veel zakelijke email even laten liggen met als gevolg dat ik nu bijna niet meer door alle ongelezen email heen kom. Om van alle ellende af te zijn heb ik vanavond maar besloten om alle email te markeren als gelezen en ze te archiveren zodat ik weer met een lege inbox kan beginnen. Oftewel, ik heb rucksichloos de Fokke & Sukke-methode toegepast en dat voelt heerlijk kan ik je zeggen ;-)

Via Twitter werd ik door @Tapz gewezen op een geweldige out-of-office reply van haar collega die ik de komende vakantie ga gebruiken: “Van 10/7-18/8 is deze mailbox gesloten. Alle e-mail in die periode wordt automatisch vernietigd.” Prachtig toch?

Wie heeft er nog meer briljante out-of-office replies die mij helpen om de volgende vakantie niet te eindigen met een volle emailbox?

0

Gepost in: E-mail marketing

33 Reacties

Ja, dit is wel redelijk rigoureus.

@Marco: Als dit tegelijkertijd een oproep is aan iedereen die nog geen antwoord heeft gehad op zijn email aan jou, dan loopt je inbox z? weer vol ;-)

geplaatst op om 21:14 uur

Veel mensen vergeten dat een out-of-office reply meer moet vertellen dan dat je op vakantie bent. Vertel de ontvanger dat zijn bericht voorlopig niet gelezen wordt en vermeld mailadres en telefoonnummer van de collega die het werk over kan nemen. Als het een beetje mee zit, blijkt de verzonden vraag bij thuiskomst inmiddels afgehandeld.

O ja: een out-of-office reply kan ook op andere manieren informatief zijn voor de ontvanger. Toen ik voor Emerce een weekje naar Silicon Valley was, zette ik in het bericht een link naar de blog waar ik verslag deed van de trip. Verschillende mensen stuurden me een mailtje dat ze die out-of-office erg leuk vonden. Die mailtjes moest ik bij thuiskomst dan ook nog lezen, dat wel... ;)

geplaatst op om 21:20 uur

@marco,

21 dagen voordat ik op vakantie ga zet ik mijn handtekening in om aan te geven dat ik op vakantie ga en dat in die periode een e-mail sturen een slecht idee is.

3 dagen voordat ik echt ga, zet ik de out of office al aan.

4 dagen nadat ik terugkomt gaat de out of office pas uit.

Men verwacht dan bijna niets meer, het is dan rustig en je krijgt alleen je reguliere mail of mail zonder hoge belangrijkheidsgehalte.

Desalniettemin had ik na terugkomst zo'n 8.000 e-mails. Welke ik overigens allemaal binnen 24 uur kon wegwerken.

niet slecht, toch?

geplaatst op om 21:22 uur

De volledige tekst (die ik niet in 140 tekens kon vatten) van mijn collega's e-mail luidde:
"Vanaf 10 juli tot en met 18 augustus is deze mailbox gesloten. Alle e-mail in die periode wordt automatisch vernietigd. Indien uw e-mail nog relevant is voor de periode na 18 augustus verzoek ik u deze nomaals te versturen na 18 augustus."
Die laatste zin hoort er natuurlijk wel bij.

geplaatst op om 21:39 uur

Of je er minder mail door gaat krijgen betwijfel ik, maar op zijn minst levert je out of office meer op dan puur informeren dat je weg bent: http://crossthebreeze.com/2008/07/25/out-of-focus-reply/

Vond dat een voorbeeld out of office van Boondoggle eerlijk gezegd, of moet ik zeggen 'out of focus' :)

geplaatst op om 22:00 uur

@ Marco,
Ik begrijp je frustratie van een volle email box, maar ik vind je oplossing wel een beetje, nou ja, uh, hum, onprofessioneel...
Daarnaast is een volle mailbox ook iets wat je over jezelf afgeroepen hebt. Je neemt aan van alles en nog wat deel, wil van alles en nog wat op de hoogte blijven etc. Dan moet je ook de keerzijde ervan (een volle mailbox) accepteren.
Misschien kun je beter een cursus delegeren, 'leren loslaten' of prioriteiten stellen, volgen;-)

geplaatst op om 22:14 uur

@Jacobien: Ik heb begin jaren negentig diverse managementcursussen gehad, een opfris-cursus nee-zeggen en delegeren zou niet verkeerd zijn ;-)

En vwb professionaliteit, de meest relevante emails had ik al beantwoord of zitten in speciale folders voor bijv. IAB, HAN of Klanten. Mocht je onverhoopt toch nog zitten te wachten op een reactie, stuur me dan even een mailtje!

Over de leukste out-of-office replies, heb ik jaren geleden ook al eens een stukje geschreven. De leukste die ik destijds had geselecteerd:

(...)I am currently out at a job interview and will reply to you if I fail to get the position. Be prepared for my mood.

You are receiving this automatic notification because I am out of the office. If I was in, chances are you wouldn?t have received anything at all.

I will be unable to delete all the unread, worthless emails you send me until I return from holiday on 4 April. Please be patient and your mail will be deleted in the order it was received.

Thank you for your email. Your credit card has been charged $5.99 for the first ten words and $1.99 for each additional word in your message.

The e-mail server is unable to verify your server connection and is unable to deliver this message. Please restart your computer and trysending again. (The beauty of this is that when you return, you can see how many in-duh-viduals did this over and over).

Thank you for your message, which has been added to a queuing system. You are currently in 352nd place, and can expect to receive a reply in approximately 19 weeks.

I’ve run away to join a different circus.

I will be out of the office for the next 2 weeks for medical reasons. When I return, please refer to me as “Margaret” instead of “Steve”. (...)

geplaatst op om 05:47 uur

Mijn out-of-office reply tijdens vakantie wijzen mensen op mijn directe collega's die altijd vragen kunnen beantwoorden. Dat vind ik ook in dienstverlening klantvriendelijker dan dat je ze zegt dat je pas over 3 weken reageert (of helemaal niet).

Gelukkig kan ik dingen redelijk makkelijk afronden, maar mocht er iets zijn, dan heb ik liever dat een collega het filtert en bij dingen die echt haast hebben mij bellen.

geplaatst op om 06:48 uur

@Karlijn: in een organisatie (met collega's) is dat inderdaad prima te doen; maar hoe moeten freelancers en zelfstandige ondernemers dat doen?

geplaatst op om 07:00 uur

@ Marco Dit heeft vast te maken met je vakantiebestemming ;-) Nederlanders in het buitenland doen het zo (pdf-alert). Vrij irrantant kan ik je melden!

geplaatst op om 07:01 uur

ik ga op vakantie en neem mee: Mijn laptop en mijn blackberry. Het niet lezen dan wel pas na twee weken terugkomen op email vind een zeer slecht idee, zeker als het email van klanten betreft.

geplaatst op om 07:30 uur

@marco personeel nemen ;) Nee, ik weet dat dat idd nogal lastig wordt. Ik vind jouw oplossing een hele goeie :D

geplaatst op om 07:52 uur

Ik kreeg er afgelopen week één, ik kan hem zo niet meer terugvinden, maar die was ook wel goed.

Iets van: Vanaf 1 augustus ben ik afwezig tot minimaal 14 augustus 2011.

Ik ben namelijk niet meer werkzaam voor **** en ik ga mijn nieuwe freelance bestaan minimaal een paar jaar de kans geven.

Iets in die richting. Ook best aardig.

geplaatst op om 08:11 uur

Ik heb me deze zomer juist een aantal keren geërgerd aan mensen die op vakantie gingen zonder een out-of-office reply in te stellen, zodat je er als je een week later eens belt pas achterkomt dat de persoon in kwestie er niet is.
Maar aan de andere kant, ik had er zelf ook geen... :-$

geplaatst op om 08:39 uur

@Marco - als ZZP'er zorg je gewoon dat alle bestaande klanten ruim van tevoren op de hoogte gesteld zijn, en vlak ervoor nog eens herinnerd worden, en verder is een simpele out-of-office melding dat je tot dan-en-dan op vakantie bent en dus daarna pas zult reageren meer dan afdoende. Nog nooit iemand meegemaakt die daar problemen mee had.

Klanten zijn namelijk net mensen, soms. Ze vinden het ook leuk voor je dat je op vakantie gaat, en gunnen je je rust van harte!

geplaatst op om 08:48 uur

I will be out of the office for the next 2 weeks for medical reasons. When I return, please refer to me as “Margaret” instead of “Steve”. (...)

hahah, die is echt geniaal. Ik ga binnenkort een paar weken weg en het lijkt me wel hilarisch om die te gebruiken. Het is alleen niet echt professioneel....

geplaatst op om 08:48 uur

@Marco,

Nee hoor, ik zat niet te wachten op een berichtje.
Surfde gisteren effe langs tussen alle drukte in, en schrok een beetje van dit bericht. Maar het is gelukkig niet zo ernstig als ik dacht;-)

geplaatst op om 08:51 uur

Voor ZZP'ers kan het relevant zijn e-mail die tijdens de vakantieperiode wordt ontvangen te lezen. Een mogelijkheid is om in de OOO een tijdelijk mailadres te zetten, waar 'dringende of belangrijke e-mail ' alsnog heen kan worden gestuurd.
Een mail adres kan dan zijn <voornaam>opvakantie2008@gmail.com. Op de smartphone kan je deze mail lezen, blijf je op de hoogte en hou je de kosten laag - totale duur 1 minuut per dag!

geplaatst op om 09:12 uur

Marco, misschien wat minder Twitteren en in plaats daarvan je mails doornemen? Ook een optie;-)

geplaatst op om 11:35 uur

Als je ervan uit mag gaan dat alle cc gestuurde berichten louter ter informatie zijn, kun je die sowieso wegmikken. Dat scheelt alvast de helft, in veel gevallen.

geplaatst op om 12:43 uur

Ik heb een keer gehad dat ik van een vakantieadres naar iemand mailde die een auto-reply had aanstaan. Alleen was ik vergeten dat ik die ook bij mezelf had aangezet. Dat ging goed fout.... Die twee auto-replys bleven lekker naar elkaar toe mailen.

geplaatst op om 12:51 uur

Grappige out of office replies zijn, nou ja ... grappig en er moet altijd tijd zijn voor een grapje. Aan de andere kant, voor een marketingblog moet ik zeggen dat ik toch ook een beetje schrok van de eenvoud waarmee je mensen aan de kant zet die contact met je zoeken.

Als zzp-er kun je natuurlijk ook een collega (bevriende ondernemer, antwoordservice) inschakelen voor de meest dringende zaken en net wat Peter zegt; ook anderen gunnen je jouw vakantie mits je het maar duidelijk communiceert.

Overigens herken ik me wel volledig in wat je schrijft hoor. Zo'n volle mailbox met vaak ook al achterhaalde berichten geven toch een bepaalde druk op je. Legen is dan een goede optie. Mijn Outlook is ingesteld op 1 maand en daarna verdwijnt alles in archief. Geeft een veel rustiger beeld :)

geplaatst op om 12:56 uur

@Martijn Groeneveld
Dat is een leuke situatie ja, haha!

geplaatst op om 12:57 uur

Gewoon het principe van "The 4hour workweek" volgen en een assistent zoeken in India.

En dan lekker luieren op het strand en al je mails worden behandeld :)

geplaatst op om 14:15 uur

Wouter,
Dat boek is inderdaad geweldig. En de tip om maar 1 of 2 dingen per dag te doen, werkt ook echt.
Ik beslis nu s´avonds wat de volgende dag echt moet gebeuren en doe dat. En mails beantwoorden doe ik ook niet meer elke dag. Uiteindelijk verricht ik nu meer werk dan voorheen.

geplaatst op om 14:49 uur

@Jacobien en Wouter
Serieus? Hoe werkt dat dan als je maar 1 of 2 dingen per dag doet en je krijgt 4 opdrachten per dag binnen? Loop je een flinke achterstand op zou ik zeggen :)

Maar structuur in het werk kan ik wel gebruiken. Telkens dingen tussendoor doen lijkt leuk voor de mensen die erom vragen, maar uiteindelijk wacht iedereen langer op elkaar.

geplaatst op om 15:18 uur

@Martijn,
Je moet die 1 a 2 dingen wat ruim zien. Voorbeeld: 1) afhandelen correspondentie laatste paar dagen. 2) toevoegen advertenties op sites of 1)doornemen stukken a t/m f en 2)telefoontjes plegen en afspraken maken.
Het gaat erom dat je niet met 10 dingen tegelijk bezig bent. Zo kun je je goed concentreren op 1 ding en wordt je niet afgeleid. Ik werk nu nooit dezelfde dag aan mijn website én mijn boek bijvoorbeeld.
Dat zijn 2 heel verschillende dingen en ze vergen een andere mood. Verder houd ik een ochtend of middag vrij voor zakelijke zooi. Dus een dagdeel creatief en een dagdeel zakelijk.

Je kunt het ook indelen per project. Maandag project a en b. Dinsdag project c en d.
Je kunt nooit voorkomen dat er iets tussendoor floept, maar als je de basis aanhoudt, werkt het echt. Meestal begrijpen klanten het ook wel als je zegt dat je tijdstip x voor zijn project gereserveerd hebt.

geplaatst op om 15:46 uur

@Jacobien
Die pogingen onderneem ik ook, dat zorgt voor meer rust en effectiviteit. Helaas merk ik ook dat terugval snel gebeurt door;

1. collega's die dingen vragen
2. klanten die problemen tegenkomen
3. makkelijk afgeleid zijn

Soms wens ik mezelf wel een heel strak afgekaderde functie toe in plaats van de brede functie die je als eigen baas hebt. Maar dan zucht ik een keer, breng weer wat orde in de werkwijze en dan vind ik het allemaal weer prachtig om met zoveel zaken bezig te zijn :)

Maar ik benijd mensen die het continue goed op orde hebben!

geplaatst op om 16:14 uur

E-mail? Dat je daar nog aan doet :-)

geplaatst op om 19:13 uur

hehe...wat heerlijk om even wat humor te lezen. Fokke en Sukke...altijd prima...hehehe. Ik ga absoluut voor de volgende melding uit de top tien van Marco;

The e-mail server is unable to verify your server connection and is unable to deliver this message. Please restart your computer and trysending again. (The beauty of this is that when you return, you can see how many in-duh-viduals did this over and over).

Groet!
Henk Ritmeester

LinkedIn groep voor HRM'ers én geïnteresseerde managers; http://www.linkedin.com/e/gis/127785

geplaatst op om 22:34 uur

Het gaat niet om de hoeveelheid e-mails die we wel of niet in de vakantie of daarna verwerken, maar het gemak waarmee mensen je opzadelen met hun problemen. Het is gewoon een cultuur van afschuiven geworden. het maakt niets uit of je nu ZZP'er bent, ondernemer met een grote club achter je of werknemer, iedereen schuift af. E-mail is daarvoor het beste middel.

Gewoon deleten is niets mee aan de hand. Ik heb het zelf eens ervaren op een ineterim klus bij een gote uitgverij. Ik had wel al al een e-mail account, maar ICT kon nog geen PC op mijn werkplek neerzetten. Pas na drie weken kwam dat (on)ding eindelijk binnen. Gevolg: een paar honderd serieuze e-mails. En niemand die mij in die voorliggende periode in de wandelgangen aansprak of ik mijn e-mail wel of niet las, laats staan een antwoord gaf......

Tja, dan is een gewone vakantie volgens mij al helemaal geen probleem.

geplaatst op om 19:37 uur

Ha! Beetje late reactie op je oorspronkelijke bericht maar check deze site zou ik zeggen!

http://www.outofofficereplykersttekstendienst.nl

Kerstgroeten,

Sander

geplaatst op om 12:23 uur

Hier zit er vast nog wel eentje tussen die te gebruiken is, met ene knipoog uiteraard ;-)

1. I am currently out of the office at a job interview and will reply to you if I fail to get the position.
Please be prepared for my mood.
2. You are receiving this automatic notification because I am out of the office.
If I was in, chances are you wouldn’t have received anything at all.
3. Sorry to have missed you,
But I’m at the doctor’s having my brain and heart removed so I can be promoted to our management team.
4. I will be unable to delete all the emails you send me until I return from vacation.
Please be patient, and your mail will be deleted in the order it was received.
5. Thank you for your email.
Your credit card has been charged $5.99 for the first 10 words and $1.99 for each additional word in your message.
6. The email server is unable to verify your server connection.
Your message has not been delivered. Please restart your computer and try sending again.
7. Thank you for your message, which has been added to a queuing system.
You are currently in 352nd place, and can expect to receive a reply in approximately 19 weeks.
8. Hi, I’m thinking about what you’ve just sent me.
Please wait by your PC for my response.
9. I’ve run away to join a different circus.
10. I will be out of the office for the next two weeks for medical reasons.
When I return, please refer to me as ‘Kate’ instead of Dave.
11. Thank you for your message, which has been added to a queuing system.
You are currently in 352nd place, and can expect to receive a reply in approximately 19 weeks.

geplaatst op om 08:58 uur

Plaats een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

  • Maximaal 5000 karakters. Basis HTML tags zoals <a> zijn toegestaan.

  • Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.