• E-mail
    wordt gesponsord door

E-mailmarketing - wat mag wel en wat mag niet?

E-mailmarketing - wat mag wel en wat mag niet?

Wat mag nu wel en wat mag niet bij het versturen van commerciële e-mails? Er zijn een aantal dingen waar je als bedrijf op moet letten met betrekking tot de aanmelding, de inhoud en het afmeldproces voor de ontvangers. Dit conform diverse wet- en regelgeving in Nederland, die effect heeft op wat wel en niet toegestaan is binnen e-mailmarketing.

Regulering e-mailmarketing

E-mailmarketing is gereguleerd in Nederland.Deze regulering is bedoeld om de e-mailmarketing af te scheiden van spam. De wetgeving is vastgelegd in de Telecomwet en gedragsregels in de NL Reclame Code.

Deze regels en wetgeving zijn in dit blog opgedeeld in drie categorieën: het aanmelden, de inhoud, afmelden.

Aanmelden voor nieuwsbrief

Actieve inschrijfhandeling

De ontvanger moet een actieve inschrijfhandeling verrichten tijdens de aanmelding. Dus geen vooraf aangevinkte vakjes op het inschrijfformulier of de aanmelding verbergen in de Algemene Voorwaarden of het Privacy Statement, dit geldt niet als toestemming.

Duidelijke omschrijving

Er moet een duidelijke omschrijving worden gegeven van wat de ontvanger kan verwachten wanneer hij zich inschrijft. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de laatst verschenen nieuwsbrief online te zetten om de ontvanger te laten zien wat de inhoud van de e-mails zijn.

Frequentie vermelden

Het is niet verplicht om de frequentie te vermelden, maar dit wordt wel aangeraden. Op deze manier is het voor de ontvanger duidelijk hoe vaak hij een e-mail kan verwachten en is de kans op uitschrijvingen kleiner.

Actieve toestemming aantonen

De verzender van de e-mailing moet kunnen aantonen dat er vooraf toestemming is gegeven door de ontvanger. Het staat niet vast op welke manier de toestemming moet worden verkregen en hoe deze wordt vastgelegd, als het maar aantoonbaar is. De manier om makkelijk het bewijs te verkrijgen is door middel van een double opt-in. Wanneer de ontvanger zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief wordt er een e-mail verstuurd met daarin een link om de aanmelding te bevestigen.

Deze bevestiging van de aanmelding geldt als bewijs en zal je moeten bewaren voor wanneer het tonen ervan nodig is. Het uitwisselen van visitekaartjes op een zakelijk event is dus geen legitieme verkrijging van e-mailadressen. Wanneer je een e-mailadres via een visitekaartje wil toevoegen, verstuur dan net als hierboven een double opt-in waarin de aanmelding moet worden bevestigd door de ontvanger. Hierdoor heb je een aantoonbaar bewijs dat het e-mailadres op de juiste manier verkregen is.

Uitzondering

Voor het aanmeldproces geldt er een uitzondering, wanneer de e-mails worden verzonden naar bestaande klanten. Maar let op, dit geldt alleen wanneer:

  • De klant op de hoogte is gebracht dat de gegevens worden gebruikt voor commerciële doeleinden
  • De mogelijkheid tot verzet is geboden tijdens het verkrijgen van de gegevens
  • De communicatie moet betrekking hebben op eigen en gelijksoortige producten

Daarnaast mogen servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails zonder expliciete toestemming verstuurd worden.

Inhoud van mailings

Het is belangrijk dat de naam van het bedrijf terugkomt in de afzendernaam. De ontvanger vindt op deze manier herkenning en weet van wie de e-mail afkomstig is. Daarnaast moeten het logo en bedrijfsnaam in de e-mail overeenkomen met de afzender. Het klinkt logisch, maar het is wel een punt waar je als marketeer goed op moet letten.

Iedere e-mail moet beantwoord kunnen worden, dus ook commerciële e-mails. Het gaat om communicatie, een gesprek aangaan met de ontvangers. Een no-reply adres kan dus niet meer in deze tijd. Geef de consument het gevoel dat hij kan reageren wanneer hier behoefte voor is.

Afmelden

De ontvanger moet áltijd de mogelijkheid hebben om zich af te melden. Alle e-mails moeten dan ook voorzien zijn van een afmeldlink.

De manier van afmelden moet overeenkomen met het aanmeldproces. Heeft de ontvanger zich op concernniveau aangemeld, dan gaat het afmeldproces op het niveau. Is de aanmelding op labelniveau gebeurd, dan moet de ontvanger zich ook weer op labelniveau kunnen afmelden.

Uitzondering

Servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails hoeven geen afmeldlink te bevatten. Deze e-mails zijn niet commercieel, dus is dat niet van belang.

Waardevolle e-mailmarketing

Samengevat is het van belang dat je de inschrijving goed inricht, dat de inhoud transparant is en het afmelden altijd mogelijk is. Wanneer je deze tips opvolgt, behoudt e-mailmarketing waarde voor je organisatie. Door de wetten en regels goed na te leven, weet je zeker dat je de reputatie van het merk of bedrijf waarvoor je e-mailingmarketing uitvoert niet schaadt.

Credits afbeelding: Kristoferb, licentie: CC BY (Commercieel hergebruik, inclusief aanpassing)

Geplaatst in

Delen

0
10


Er zijn 5 reacties op dit artikel

  • Hoi Nieke,

    Een punt om misschien nog te benadrukken voor e-mailend Nederland. Je geeft aan dat servicegerichte mails en dienstmededelingen geen afmeldlink behoeven. Die definitie is echter vrij strak, je kunt er vanuit gaan dat de meeste van de verzonden mails commercieel zijn.

    "Klanten kunnen dit zien als een service" of het ontbreken van een direct commercieel doel "we verkopen toch niets?" is dus geen excuus. Transactionele mails zoals een bestelbevestiging etc, kunnen natuurlijk wel altijd.

    Op de site van de DDMA is meer te lezen over de wet en regelgeving: https://ddma.nl/juridisch-loket/dossiers/e-mail/

    geplaatst op
  • Hoi Jordie,

    Inderdaad een goed punt. Dank je wel voor de aanvulling op het blog!

    Groetjes Nienke

    geplaatst op
  • Waren er ook geen regels over het niet mogen gebruiken van een no-reply adres? Wellicht heb ik in het verleden de bel horen luiden, maar weet ik niet waar de klepel hangt.

    geplaatst op
  • Goedemorgen Jeroen,

    Dat klopt, het reply-adres moet een werkend e-mailadres zijn. De ontvanger zou de e-mail moeten kunnen beantwoorden. Het is dus geen kwestie van het e-mailadres veranderen, maar er echt een werkend e-mailadres gebruiken

    Zie de checklist van DDMA:
    https://ddma.nl/wp-content/uploads/2012/08/Checklist-Code-E-mail.pdf

    geplaatst op
  • In de visual staat dat de OPTA de Telecommunicatiewet handhaaft. De OPTA is per april 2013 (!) met de NMa en de Consumentenautoriteit gefuseerd tot ACM (Autoriteit Consument en Markt). Sindsdien bestaat OPTA niet meer en handhaaft ACM de Telecommunicatiewet...

    Versturen vanuit een noreply-adres kan en mag wel, zolang het reply to-adres maar een werkend adres is. Het reply to-adres mag volgens mij prima .(JavaScript moet ingeschakeld zijn om dit e-mail adres te bekijken) zijn, mits dit dus een werkend adres is.

    De Code reclame via e-mail stelt nog meer verplichtingen. Alleen het label (merk en/of bedrijfsnaam) in het Van-veld en een afmeldlink is niet voldoende. De bestandseigenaar dient zich te identificeren met in ieder geval diens naam, adres en contactgegevens of naar deze te verwijzen via een werkende link. Een link naar de homepage voldoet daarvoor meestal niet (ook niet als daar dan een link naar de vereiste gegevens staat). Ook de Tw vereist een 'geldig postadres of nummer'.

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.