Waarom is het in je huiskamer 2017 maar op kantoor nog 1998? #adv

Je bedrijf digitaliseren is zoiets als de voorjaarsschoonmaak: iedereen weet dat het een verplicht nummertje is, maar niemand kijkt ernaar uit.

Toch gek, want in je broekzak zit een smartphone waarmee je voortdurend in verbinding staat met de rest van de wereld. Je zoekt oude schoolvrienden op Facebook, kijkt Netflix wanneer je met het openbaar vervoer reist en appt je moeder om te vragen hoe het gaat. Zonder erbij stil te staan gebruik je continu digitale tools, mobiele apps en cloud toepassingen in je privéleven.

Je huiskamer staat vol met producten van de digitalisering, waarom is het dan zo moeilijk om afscheid te nemen van die ouderwetse manier van werken op kantoor?

Documenten die gecentraliseerd zijn opgeslagen, geautomatiseerde taken en nieuw talent aantrekken zijn maar een greep uit de voordelen die digitaal werken je kan opleveren. Waar wacht je nu nog op?

Digitalisering is in theorie prioriteit in het mkb

Uit de Exact MKB Barometer 2016 blijkt dat eenderde van de Nederlandse ondernemers digitalisering ziet als dé oplossing om de concurrentie voor te blijven. 30 procent denkt zelfs binnen vijf jaar failliet te gaan als zij hun bedrijfsmodel niet aanpassen.

Toch is nog lang niet iedere ondernemer in de praktijk zover. Heb je jezelf wel eens afgevraagd wat je tegenhoudt om met digitalisering te beginnen? En wanneer het wel een geschikt moment is om de overstap te wagen?

Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat bijna een kwart van de werkdag bestaat uit het zoeken of herstellen van documenten. Weet jij wel hoeveel geld het kost om al die tijd te besteden aan het verzamelen van papieren of het invoeren van data? Daar word je niet vrolijk van.

Gelukkig ligt de oplossing voor de hand: digitaliseren.

Wat levert digitalisering op?

Door informatie online beschikbaar te stellen, wordt het delen en bewerken van documenten een eitje. In een gecentraliseerde omgeving kunnen bevoegde personen gemakkelijk toegang krijgen en de benodigde documenten in een oogwenk vinden. Door data te koppelen of de prestaties van medewerkers digitaal te registreren, kun je de manier waarop zij hun werk uitvoeren nauwkeurig in de gaten houden. Inderdaad, in het kantoor van 2017 krijg je een stuk minder onaangename verrassingen voor je kiezen dan in 1998.

Altijd en overal toegang

Toegang krijgen tot documenten was nog nooit zo gemakkelijk, documenten sla je namelijk online op. Als je dan ook nog eens gebruikmaakt van andere software, zoals boekhoudpakketten bijvoorbeeld, is jouw volledige kantoor altijd en overal beschikbaar.

Medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken

De automatisering van repetitieve taken schrikt medewerkers af. Vaak zien ze dit als een bedreiging voor hun functie. Het automatiseren van dit soort werk heeft echter alleen maar positieve effecten! Het biedt mensen de kans meer waarde toe te voegen aan hun werk, in plaats van zich te moeten focussen op hersenloze taakjes.

Minder verspilling

Digitalisering lijkt in eerste instantie meer op een investering, maar op termijn levert het juist een hoop besparingen op vaste kostenposten op. Als dat geen doorslaggevend voordeel is.

Een factuur invoeren kost gemiddeld 30 seconden. Wanneer je dit digitaliseert, breng je de tijdsinvestering met 93 procent terug naar 2 seconden. Bovendien wordt de kans op fouten verlaagd, wat ook weer een positief effect heeft op je budget.

Tenslotte verhoog je ook de duurzaamheid van je bedrijf: het kost minder bomen en de fysieke papierwinkel die vroeger talloze dossierkasten in beslag nam, kan verruild worden voor meer kantoorruimte of een gezellige vergaderruimte.

Successen factureren

Uurtje-factuurtje? Dat is zó 2016. Factureer liever succesmomenten! Wanneer je je uren koppelt aan projecten en milestones, kun je dit ook op je facturen terug laten komen. Dan wordt het voor jouw opdrachtgever zowaar leuk om jouw factuur te ontvangen. Het geeft hem inzicht in de successen die jij hem geleverd hebt (het ‘wat’) en niet alleen in het aantal uur dat je hem geld kost (het ‘hoe lang’).

Digitaal denken wordt van jongs af aan gestimuleerd

In het onderwijs wordt steeds meer geïnvesteerd in de exacte vakken (natuurkunde, techniek en wiskunde) en kinderen leren op vroege leeftijd al programmeren. Iedereen die in de jaren 90 of later geboren is, weet niet beter dan dat technologie voorhanden is. De nieuwe lesmethoden hebben ervoor gezorgd dat digitaal talent zich kan ontplooien. Deze mensen heb jij nodig in jouw zaak!

Het mkb bevindt zich qua externe omstandigheden in een perfect klimaat: de mogelijkheden om te digitaliseren zijn er en ook aan tech-savvy talent is geen gebrek. De overheid wil zoveel mogelijk mensen en bedrijven stimuleren de digitale overstap te maken en dit is hét moment om daar in mee te gaan.

Hoe ga je van start?

Met betrekking tot digitalisering is er geen one size fits all. Om de juiste tools te vinden, moet je goed in kaart brengen wat je nodig hebt. Onze blogpost ‘Ontdek de juiste ondernemerstools voor 2017‘ begeleidt je in dit proces.

Dit is het moment waarop je onderneming en je woonkamer deel gaan uitmaken van hetzelfde, digitale tijdperk. Dankzij een digitale transformatie worden processen beter op elkaar afgestemd. Zowel intern tussen collega’s als extern met leveranciers en klanten. Digitalisering betekent een snelle efficiëntieslag, samenwerken wordt gemakkelijker en de budgetten kunnen opnieuw berekend worden.

2017 is hét jaar om voor digitalisering te kiezen – wil je in 2020 nog bestaan. Slimmer en efficiënter werken gaat gemakkelijk met Teamleader. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met digitaal klantenbeheer (CRM) en urenregistratie, om later ook online facturatie en digitale support in je centrale tool te integreren. Wil je het testen? Probeer het zelf 14 dagen gratis uit door een demo aan te vragen.