Iederéén kan slimmer werken. Ook jij. #adv

Slimmer werken is meer dan de juiste software gebruiken op kantoor. Iedereen kan slimmer werken. Ook jij. Zonder moeite.

Wij hebben de afgelopen vijf jaar gewerkt aan kantoorsoftware dat het mkb helpt slimmer te werken. Inmiddels is dit een behoorlijk uitgebreid SaaS-platform geworden met CRM, sales, projectmanagement en facturatie in één online tool waar bedrijven uit heel Europa gebruik van maken. Onze nieuwste module is project planning. Super handig, want ga maar eens na: hoe ga jij projecten te lijf?

Is agile echt het antwoord?

Als marketeer werk je vast agile met een scrumboard en een strakke planning. Hoe zorg jij ervoor dat je die planning haalt? Dat je nooit een deadline mist en dat (interne of externe) opdrachtgevers tevreden zijn? Hoe kleiner het bedrijf waar je werkt, hoe groter de kans dat mislukte projecten het einde betekenen.

Wanneer projecten uitlopen of mislukken, wordt de schuld vaak op de projectmanager afgeschoven, maar wanneer het project succesvol verlopen is, krijgt iedereen behalve de projectmanager een schouderklopje. Hij heeft immers ‘alleen wat gemanaged’. Onterecht, vinden wij! Een projectmanager organiseert de boel, is verantwoordelijk voor een gedegen voorbereiding, draagt zorg voor een strakke projectplanning (waarbij deadlines en budget de grootste rol spelen) en is het aanspreekpunt tijdens de uitvoering en afronding van een project.

Niet iedereen werkt met een projectmanager, sommige organisaties zijn er gewoon te klein voor. Daarom helpen wij óók marketeers slimmer werken: zo loopt geen enkel project meer in de soep.

Maak het leuk: milestones in plaats van deadlines

Sta mij toe te beginnen met een super cliché: goede voorbereiding is het halve werk. Je kunt een project natuurlijk niet zonder nadenken beginnen, dat weet jij ook wel. Voor je begint wil je daarom drie zaken vaststellen: wat is de looptijd van het project, is het project rendabel en wat is de precieze scope?

Stap 1

Prik met het hele team en de opdrachtgever de start- en einddatum van het project.

Stap 2

Bepaal de milestones, oftewel: wat zijn je tussentijdse succesmomenten waarop je bubbels mag drinken? Wanneer alle milestones behaald zijn, zou het project ook voltooid moeten zijn. Zo ontstaat er geen onduidelijkheid over de scope van het project.

Stap 3

Bereken van te voren of het project wel rendabel is. Dit lijkt een open deur, maar het zal je verbazen hoeveel organisaties niet van te voren een inschatting maken van het aantal arbeidsuren en het benodigde materiaal dat een project kost.

Houd grip met projectmanagementsoftware

Mijn tip? Gebruik projectmanagementsoftware. Hierin koppel je de persoonlijke agenda’s van het team aan de projectplanning en houd je zicht op de bezettingsgraad van de teamleden en daarmee op de haalbaarheid van het project. Zo kun je tussentijds gemakkelijk (en op tijd!) bijsturen en voorkom je dat jij of een van je collega’s een burn-out krijgt.

In de projectmanagement module van Teamleader kun je dit allemaal heel gemakkelijk bijhouden. De software is gebouwd om projecten te managen, inclusief alle taken en milestones. De voortgang wordt op basis van de status bijgehouden en uren worden automatisch geregistreerd als medewerkers in hun agenda taken aan het project koppelen.

Je leest het goed: met de projectplanning van Teamleader is het mogelijk om in één oogopslag inzicht te krijgen in alle lopende projecten, inclusief de workload per medewerker. Tegelijkertijd is het mogelijk de agenda’s van de teamleden per project te zien om de workload binnen de perken te houden. Yes, met de uitbreiding van onze projectmanagement module hebben we een eind gemaakt aan onoverzichtelijke spreadsheets.

Wil je meer weten over de project planning tool van Teamleader? Bekijk dan de video op onze blog.