Deze gemeente deed wat veel bedrijven niet lukt: zelfsturend organiseren. Dit is hoe ze dat doen.

Drie stappen naar het mogelijk maken van zelfsturende teams

Deze gemeente deed wat veel bedrijven niet lukt: zelfsturend organiseren. Dit is hoe ze dat doen.

Gemeente Hollands Kroon (gesitueerd in de kop van Noord-Holland met Anna Paulowna als bekendste dorp) zag in 2012 het levenslicht na een fusie van vier kleinere gemeenten. Vanaf het begin was het duidelijk dat dit geen gewone gemeente zou worden. Hollands Kroon staat bekend als de meest innovatieve en vooruitstrevende gemeente van Nederland. De gemeente is namelijk volledig zelfsturend georganiseerd en daarmee een groot voorbeeld; niet alleen voor overheidsinstellingen, maar juist ook voor veel bedrijven. Alleen in 2016 kwamen er al 170 organisaties over de vloer om 'af te kijken'. Dit is hoe de gemeente zelfsturend organiseren in drie stappen mogelijk maakt.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Anne-Marleen Dijkhuis, organisatie-adviseur bij gemeente Hollands Kroon.

Bij de totstandkoming van de nieuwe gemeente hebben de vier gemeenteraden een strategische visie opgesteld, waarin duidelijk werd dat het anders kan. Zoals veel organisaties werkt ook Hollands Kroon met kernwaarden en een organisatievisie. Een van de uitgangspunten van de strategische visie is het versterken van de zelfredzaamheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de inwoners.

Hollands Kroon is echter een stuk verder gegaan dan veel andere organisaties. Het bleef namelijk niet bij mooie woorden op papier. De directie van de gemeente is ervan overtuigd dat het eerst nodig is de eigen ambtenaren verantwoordelijkheid te geven door uit te gaan van vertrouwen, voordat je dit ook naar de inwoners kunt vertalen en van hen kunt verwachten dat ze zelfredzaam zijn.

Dat was het begin van de nieuwe gemeente Hollands Kroon. De stappen die de gemeente hierna heeft gezet, vind je hieronder.

1. Begin met vertrouwen

Een van de belangrijkste kernwaarden die bij de nieuwe identiteit van de gemeente hoorde, is vertrouwen. Vanaf het allereerste moment kregen de ambtenaren dat ruimhartig toebedeeld. In Hollands Kroon worden geen uren geregistreerd, declaraties worden niet gefiatteerd maar direct uitbetaald en het uitgangspunt is dat je zelf bepaalt waar en wanneer je werkt. Hierin worden de ambtenaren dan ook gefaciliteerd, door het gebruik van een laptop en smartphone.

Hierdoor is een manier van werken ontstaan waarin een grote mate van vrijheid wordt ervaren en je als ambtenaar de verantwoordelijkheid krijgt voor je eigen resultaten en ontwikkeling. Na anderhalf jaar ervaren en proberen, kwam de volgende stap. Zelfsturing past goed bij de strategische visie en gaat helpen om nog meer verantwoordelijkheid bij de ambtenaren zelf te beleggen, in teamverband. Je hebt dan geen managers meer nodig.

2. Bied een kader

Na de realisatie dat er een stuk minder managers nodig waren, werd er gewerkt aan een nieuwe organisatievorm. Deze werd met een uitgebreid filmpje gepresenteerd aan alle ambtenaren.

Hiermee werd voor iedereen duidelijk hoe de nieuwe organisatievorm eruit kwam te zien. De ambtenaren kregen een kader mee waarbinnen ze vrij mochten opereren.

  • Teams bestaan uit minimaal 5 en maximaal 9 mensen.
  • Collega’s reageren zelf op teamprofielen die hen aanspreken. Bij selectie wordt vooral gelet op motivatie en ligt minder nadruk op (technische) kennis en skills.
  • Werken volgens de Hollands Kroon-meetlat (hoge kwaliteit, lage kosten, snel geleverd, innovatief & slim en integraal).
  • Iedereen draagt bij aan het doel om in 2018 de slimste gemeente van Nederland te zijn.

Op bovenstaande manier worden de teams samengesteld. Elk nieuw team gaat, voordat het aan de slag gaat, eerst op tweedaagse 'retraite'. Hierin wordt de basis van het team gelegd. De tweedaagse staat in het teken van een verdiepende kennismaking met elkaar. Daarna worden doelen, plannen van aanpakken en rollen bepaald en gaan de teams aan de slag.

3. Steeds minder regels

Wanneer je zegt dat je belangrijkste kernwaarde vertrouwen is, moet je dat ook laten zien. Als directie naar je ambtenaren, maar ook als ambtenaar, college en raad naar de samenleving.

Een van de manieren waarop in 2012 is begonnen, is het omgekeerde mandaatbesluit. Dit betekent dat er is opgeschreven welke besluiten voorbehouden zijn aan raad, college en de gemeentesecretaris. Alle andere besluiten mogen genomen worden door de ambtenaren. Dit geeft de ruimte om te kunnen regelen en ondernemen. Het geeft ambtenaren de ruimte en kracht om echt iets te kunnen doen voor de inwoners.

Daarnaast kwam men tot de conclusie dat er een heleboel regels in de algemene plaatselijke verordening (APV) staan die gebaseerd zijn op incidenten die niet of nauwelijks voorkomen. Dat was aanleiding om de hele APV eens door te nemen en te bepalen welke regels nog echt nodig waren. Dit heeft geleid tot een vermindering van 70 procent van regels in de APV. Hollands Kroon’s stijl is dan om deze regels daadwerkelijk uit de APV te halen en hier ook niet meer op te handhaven of te controleren.

Loslaten en vertrouwen leiden ook hier weer tot vrijheid en ruimte. Dit doet een beroep op de zelfredzaamheid en verantwoordelijkheid van de inwoners: ga met elkaar vooral het gesprek aan. Voor de gemeente is dit dé manier om als overheidsorganisatie te veranderen van controlerend naar faciliterend.

Resultaat

Uiteindelijk gaat het allemaal om het resultaat. Hebben we het echt slimmer georganiseerd en ervaren de inwoners een excellente dienstverlening? Ja, op verschillende vakgebieden is er veel veranderd in de werkwijze van de ambtenaar en dus ook van de gemeente.

Een concreet voorbeeld daarvan zijn de meldingen in de openbare ruimte. Als inwoners in het verleden een melding deden bij de gemeente, duurde het soms wel tot zes maanden voordat de melding werd afgehandeld. Inmiddels is die tijd teruggebracht tot drie tot vijf dagen. Dagen, ja. Dit kun je alleen bereiken als je digitaal werkt, vertrouwen geeft aan je collega’s en goede resultaatafspraken met elkaar maakt.

Voor sommige vergunningen hielden ondernemingen binnen het werkgebied in het verleden rekening met een proces van ongeveer 12 maanden. Inmiddels worden die vergunningen meestal binnen vier maanden afgegeven. Dit kun je alleen bereiken als je met elkaar het gesprek aangaat over wat er nodig is om te komen tot die vergunning en anderen deelgenoot maakt van je werk.

Is het dan allemaal rozengeur en maneschijn? Nee, natuurlijk niet. Zo’n transformatie gaat ook gepaard met hobbels. Zo past de nieuwe manier van werken niet bij alle collega’s en een aantal heeft dan ook afscheid genomen van Hollands Kroon. Ook was het, zeker in het begin, zoeken naar wie nu verantwoordelijk was voor welke taken. Maar juist omdat van ambtenaren zelfredzaamheid werd verwacht, heeft dit nooit tot grote problemen geleid. Daarbij is de bereidheid om hulp van collega’s te vragen en om die hulp te bieden ook gestegen.

Al met al kan men zeggen dat de inwoners van Hollands Kroon een stuk beter worden bediend door deze nieuwe manier van werken.

Luister hieronder het interview dat Sydney Brouwer had met Anne-Marleen Dijkhuis in de Over Klanten Gesproken podcast. Onderweg luisteren en abonneren op deze podcast kan via iTunes of Soundcloud.

Anne-Marleen Dijkhuis vertelt op 18 april het verhaal van Hollands Kroon op het vierde CX Circle-event: new ways of doing business. Ervaar tijdens dit event hoe lean, agile, holacracy en zelfsturend organiseren de klantbeleving ten goede komen. Zie cases van o.a. ING, Gemeente Hollands Kroon, Drukwerkdeal en Aldowa. Klik hier voor meer informatie en schrijf je direct in.

Credits afbeelding: Ant Rozetsky, licentie: Alle rechten voorbehouden

Geplaatst in

Delen

0
3


Er zijn 1 reacties op dit artikel

  • Interessant ontwikkeling, die voor het grootste deel wel te volgen is.
    Maar ik ben benieuwd naar de concretisering van dit principe.

    Wat ik lees is vooral mensen meer verantwoordelijkheid geven, minder regels, vertrouwen geven et cetera.
    Maar ik zou graag wat praktijkvoorbeelden hiervan zien om beter te kunnen duiden wat ze precies hebben gedaan.

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.