10 tips voor een succesvolle meetup

10 tips voor een succesvolle meetup

Een meetup is een kleinschalig evenement waarbij mensen samenkomen om kennis te delen over een bepaald onderwerp. Vaak gaat dat via presentaties maar het kan natuurlijk ook in de vorm van een workshop, groepsdiscussie, enzovoort. Omdat het ons veel voldoening geeft zoveel mensen kennis met elkaar te zien delen op onze meetups, willen we 10 tips met je delen om zelf een goede meetup te organiseren.

Wij organiseren sinds 2 jaar de WordPress Meetup Nijmegen in samenwerking met Yoast en WP Nijmegen. Bij de eerste meetup mochten we zo’n 20 mensen begroeten, inmiddels komen er elke vierjaarlijkse meetup zo’n 80 à 90 mensen.

Wij gebruiken Meetup.com als platform voor het delen van informatie en het bijhouden van de RSVP’s. Dit werkt erg goed en bijkomend voordeel is dat je via de site meteen veel mensen uit je doelgroep kunt bereiken.

1. Geef je sprekers goede informatie vooraf

Voor veel mensen is spreken in het openbaar toch spannend. Help ze door ze vooraf informatie te geven over hoe lang ze mogen spreken, hoe laat, het niveau van de bezoekers, of er wifi is, wat de instellingen van de beamer zijn, of ze versterkt worden (zo ja, met wat voor microfoon), of er ruimte is om audio af te spelen, enzovoort. Zorg er ook voor dat je sprekers er vroeg zijn zodat ze tijd hebben om alles te klaar te zetten en te testen. Een kannetje water tijdens de presentatie en een klein presentje achteraf zal zeker op prijs worden gesteld.

2. Houd rekening met afzeggers en no-shows

Afhankelijk van de commitment binnen je groep, kun je de laatste dag(en) rekenen op veel last-minute afzeggingen, daarnaast zal ook een gedeelte niet op komen dagen. Reken op zo’n 15-50 procent wat uiteindelijk niet komt van de mensen die zich 1 week van tevoren nog hebben opgegeven. Het is daarom verstandig de limiet van de inschrijvingen iets hoger te zetten dan de capaciteit van je locatie, maar krijg eerst feeling met het aantal afmeldingen.

3. Schakel je netwerk in voor promotie

Je wilt uiteraard een volle zaal. Dit krijg je niet alleen voor elkaar. Schakel je netwerk in om je meetup te promoten via social media, zoek ook naar sponsors met een groot bereik. Zoek ook uit of er sites zijn die events bijhouden over jouw onderwerp.

4. Stel een divers programma samen

Uit een enquête onder onze bezoekers blijkt dat zij de voorkeur geven aan een divers programma. Dus verschillende onderwerpen combineren op één avond. Het klinkt misschien niet logisch maar dit geldt in elk geval voor onze meetup.

5. Houd rekening met andere meetups

Kijk of er andere meetups in de buurt zijn over jouw onderwerp, misschien kun je je daarbij aansluiten. Is dit niet zo, zorg dan in elk geval dat je je datum afstemt. Weinig mensen gaan twee dagen na elkaar naar een meetup over hetzelfde onderwerp.

6. Zorg voor netwerkgelegenheid

Uit gesprekken met onze bezoekers en uit onze enquête blijkt dat naast de presentaties samen netwerken minstens zo belangrijk is. Ruim hier dus tijd voor in, bij voorkeur zowel voor, tussen als na de presentaties. Zorg er dus voor dat er gelegenheid is om iets te drinken in je locatie. Bij voorkeur heb je wel een afgesloten ruimte voor de presentaties zelf, niets is hinderlijker dan in een openbare ruimte met veel achtergrondlawaai te presenteren.

7. Houd een vaste planning aan

Je bezoekers kunnen makkelijker rekening houden met je meetup als deze op een vaste dag en volgens een vast ritme zijn (bijvoorbeeld elke 1e woensdag van de maand). Dezelfde locatie en begintijd maakt het ook makkelijker. Check ook eerst punt 5 voor je hier aan te commiteren want een meeting annuleren is dodelijk voor het vertrouwen van je bezoekers.

8. Zet je zelf niet op de voorgrond

Een meetup moet je niet organiseren vanuit financieel of eigenbelang, dat gaat tegen je werken en staat een succesvolle meetup in de weg. Het is niet erg om de naam van jezelf en van je sponsors terug te laten komen maar zorg ervoor dat dit inhoudelijk interessante en diverse presentaties en sprekers nooit in de weg staat.

9. Zorg dat je niet alleen organiseert

Met een meetupteam bereik je meer, samen heb je een groter netwerk aan sprekers, bezoekers en sponsors. Daarnaast kun je taken verdelen en kan de meetup gewoon volgens het vaste ritme doorgang vinden, ook als er iemand ziek of op vakantie is.

10. Zorg voor goede informatie voor de bezoekers

Zorg dat je bezoekers vooraf goede informatie hebben over tijd, datum en locatie (inclusief routebeschrijving). Een korte bio (inclusief socialmediaprofielen of relevante sites) van de sprekers samen met een samenvatting van hun talk is ook een must. Stuur kort voor de meetup nog één of twee zelfgeschreven reminders met het programma en laatste updates.

Heb je zelf nog vragen of suggesties? Stel ze in de comments!

Credits afbeelding: Tobias Toft, licentie: CC BY (Commercieel hergebruik, inclusief aanpassing)

Delen

0
0


Er zijn 0 reacties op dit artikel

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.